E-Rechnung verarbeiten
Wie Agenturen und Dienstleister E-Rechnungen des Rechnungseingangs in der Faktura hochladen und verarbeiten können.
Seit dem 01.01.2025 müssen Firmen bei B2B-Geschäften E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Für den Versand von E-Rechnungen sind ProSonata-Benutzer schon lange gerüstet (siehe die Tipps zur Erstellung einer ZUGFeRD-Rechnung und XRechnung).
Der Empfang von ERechnungen stellt i.d.R. keine Firma vor neue Herausforderungen: Im finalen Schreiben des Bundesministerium für Finanzen (BMF) vom 15.10.2024 zur Einführung der E-Rechnung ist dargelegt, dass es »hierfür ausreicht, wenn der Rechnungsempfänger ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellt. Dabei ist es nicht zwingend erforderlich, dass es sich um ein gesondertes E-Mail-Postfach nur für den Empfang von E-Rechnungen handelt. Die Beteiligten können abweichend hiervon andere zulässige Übermittlungswege vereinbaren.«
Der Empfang der Rechnungen kann also weiterhin auf den bisher schon von vielen Unternehmen praktizierten Wegen erfolgen (per E-Mail oder Download im Portal des Rechnungsstellers). Wichtiger wird der nächste Schritt zur Verarbeitung einer E-Rechnung.
In der Praxis dürften Unternehmen überwiegend ERechnungen im ZUGFeRD-Format (Factur-X) erhalten, in Einzelfällen gegebenenfalls auch XRechnungen.
In ProSonata können Rechnungsdokumente im Bereich Fremdkosten schnell und einfach in das System hochgeladen werden. Dort steht der Button »+ RECHNUNG MIT BELEG« zur Verfügung, der die entsprechende Seite zum Dateiupload öffnet. Handelt es sich dabei um E-Rechnungen, werden deren Daten automatisch extrahiert und in die Eingabefelder übernommen. Durch den in der Eingabemaske parallel vorhandenen PDF-Viewer sind die erfassten Daten und der PDF-Teil einfach visuell abzugleichen.
Da XRechnungen nur aus einer XML-Datei bestehen, erstellt ProSonata für dieses Rechnungsformat automatisch eine Visualisierung im PDF-Format und legt diese parallel für den Viewer ab. Achtung: Für die FiBu ist weiterhin nur die XML-Datei relevant und auch nur diese wird bei einem FiBu-Export an die nachfolgende Buchhaltung ausgegeben.
Haben Sie für den Rechnungseingang unseren Partnerdienst »GetMyInvoices« im Einsatz, werden die E-Rechnungen bereits dort verarbeitet. Die erkannten Rechnungsdaten werden dann wie gehabt über die API an ProSonata übergeben. Die Eingangsrechnungen erscheinen danach in ProSonata im Bereich »Inbox« der Fremdkosten und können von hier aus übernommen werden. Dabei ist auch eine Prüfung mit dem parallel sichtbaren PDF-Viewer möglich.
Es gibt weitere Tools, mit denen man eine E-Rechnung betrachten kann. Als ergänzendes Tool können wir den »Quba Viewer« empfehlen. Dieser ist als Open Source-Software kostenlos für Windows, macOS und Linux verfügbar. Sollte eine E-Rechnung einmal nicht in ProSonata erkannt werden, könnte ein Öffnen mit Quba erfolgreich sein (insbesondere bei XRechnungen in der UBL-Syntax).
Üblicherweise dient ProSonata als ein der Buchhaltung vorgelagertes System. Für die finale Verarbeitung in der Finanzbuchhaltung wird die Ausgabe der Rechnungsdaten und Belege (Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen) einfach über den FiBu Export vorgenommen und übergeben. Die finale GoBD-konforme Archivierung erfolgt dann in der Buchhaltung (z.B. in »DATEV Unternehmen online«) oder in einem Archivsystem (z.B. »ecoDMS«, o.ä.). Sie sollten dabei Ihr Vorgehen für eine ggf. erfolgende Betriebsprüfung in einer Verfahrensdokumentation festhalten. Mehr Infos dazu erfragen Sie bitte bei Ihrer Steuerberatung.
ProSonata hält die erfassten Belegdateien der Eingangsrechnungen für 12 Monate (nach erfolgtem FiBu Export 6 Monate) vor. Für einen dauerhaften Zugriff aus ProSonata kann die Dateiablage (FTP-Server) verwendet werden. Bei jedem Dokumenten-Upload im Fremdkostenbereich werden die Belege automatisch auch im angebundenen Dateibereich abgelegt.
Kontaktieren Sie uns, falls Sie weitere Fragen zur Verarbeitung von E-Rechnungen in ProSonata haben.
