Aufgaben und Ressourcen Tool

Aufgaben und To-dos der Projekte online organisieren

Mit der Aufgabenverwaltung und der Ressourcenansicht Projekte planen.

Aufgaben der Projekte verwalten

In der ProSonata Software können Sie Ihre To-dos mit Aufgaben organisieren. Dabei gibt es zu jedem Projekt eine Aufgabenliste. Zusätzlich steht jedem Benutzer unter dem Menüpunkt »meine Aufgaben« eine projektübergreifende Liste der eigenen Aufgaben zur Verfügung.

Mit dem optionalen Erweiterungsmodul »Projektplan & Ressourcen« erhalten Sie ergänzend eine grafische Übersicht der laufenden Projekte und der Auslastung aller Mitarbeiter mit den anliegenden Aufgaben.

Die Aufgaben & Ressourcen

  • Aufgaben für Projekte und Benutzer anlegen
  • optional geplante Zeitaufwände zu Aufgaben eintragen
  • aus geplanten Aufwänden wird Ressourcenansicht generiert (Erweiterungsmodul)

Aufgabenmanagement

Verwalten Sie Ihre To-dos direkt beim Projekt.

Ist ein Projekt erstellt, können im nächsten Schritt die Aufgaben angelegt werden. Diese bieten die Möglichkeit, die Tätigkeiten innerhalb eines Projekts abzubilden und lassen sich z.B. mit einem geplanten Zeitaufwand und einem Start- bzw. Zieldatum versehen. Aufgaben können in den verschiedenen Listen direkt priorisiert und als »erledigt« markiert werden.

Anfallende Projektzeiten können optional den Aufgaben zugeordnet werden. Damit ist ein Zeit-Controlling auch auf dieser Ebene möglich: Die Zeitliste eines Projekts lässt sich einfach nach den Aufgaben sortieren und filtern. Die Zuordnung zu Aufgaben ist dabei aber keine Pflicht – Projektzeiten können jederzeit auch ohne Aufgaben erfasst werden.

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Benutzer können die zeitnah zu erledigenden Aufgaben auf ihre »heute«-Liste nehmen. Damit bleibt die tägliche Übersicht auch bei einer großen Anzahl anliegender Aufgaben gewahrt.

Mit aktiviertem FTP(S)-Client können auch Dateien zu Aufgaben hochgeladen und verwaltet werden. Ebenso sind Kommentare zu Aufgaben erfassbar, was eine direkte Kommunikation ermöglicht. Alle zugeordneten Benutzer (»Zuarbeiter«) einer Aufgabe sehen die neuen Kommentare und können bei Bedarf antworten.

Damit Sie die Aufgaben nicht für jedes Projekt neu erstellen müssen, können Sie Projekte als »Vorlagen« markieren und diese – mitsamt den darin enthaltenen Aufgaben – bei neuen Projekten einfach kopieren.

Alternativ sind auch die Positionen eines vorhandenen Angebots als Aufgaben speicherbar, was das Handling ebenfalls beschleunigt.

Aufgabenverwaltung

  • Aufgaben für Projekte und Benutzer anlegen
  • heute-Liste für die nächsten Aufgaben
  • optionale Parameter, wie Start-/Zieldatum, Priorität, Wiederholung eintragen
  • Kommentare zu Aufgaben erfassen
  • Dateien zu Aufgaben hochladen

Ergänzendes Modul: Projektplan und Ressourcenübersicht

Erhalten Sie einen Überblick über die Auslastung Ihres Teams.

Bei intensiver Verwendung der Aufgaben empfehlen wir als Ergänzung das Erweiterungsmodul »Projektplan und Ressourcen«.

Es bietet zum einen eine Übersicht der Aufgaben aller Mitarbeiter in Listenform. Zum anderen enthält es in einer grafischen Darstellung eine Ansicht der laufenden Projekte (mit gesetztem Enddatum) und der Ressourcenauslastung der Mitarbeiter mit den vorhandenen Aufgaben. Dabei können die kommenden 30 bis 365 Tage betrachtet werden.

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Die Ressourcenansicht berücksichtigt auch die vorhandenen Daten der Arbeitszeiterfassung. Es werden also Urlaube, Feiertage, die Präsenztage von Teilzeitmitarbeitern etc. direkt dargestellt und bei der Berechnung der Auslastung beachtet.

Beim Überfahren eines Tages mit dem Mauszeiger sehen Sie transparent die Aufgaben, die am jeweiligen Tag eingeplant wurden und können diese bei Bedarf bearbeiten.

Die Ressourcenansicht steht allen Mitarbeitern ab der Benutzergruppe »Zeiterfasser 2« zur Verfügung und ist für Agenturen und Dienstleister zur Planung kommender Projekte hilfreich.

Funktionen des Erweiterungsmoduls

  • Übersicht der Aufgaben aller Benutzer in Listenform
  • Projektplan der laufenden Projekte
  • Ressourcenansicht der Mitarbeiterauslastung mit Aufgaben