Aufgaben und Ressourcen Tool
Mit der Aufgabenverwaltung und der Ressourcenansicht Projekte planen.
In der ProSonata Software können Sie Ihre To-dos mit Aufgaben organisieren. Dabei gibt es zu jedem Projekt eine Aufgabenliste bzw. ein Kanban-Board oder ein Gantt-Chart. Zusätzlich steht jedem Benutzer unter dem Menüpunkt »meine Aufgaben« eine projektübergreifende Liste (bzw. ein Board oder Chart) der eigenen Aufgaben zur Verfügung.
Mit dem optionalen Erweiterungsmodul »Projektplan & Ressourcen« erhalten Sie ergänzend eine grafische Übersicht der laufenden Projekte und der Auslastung aller Mitarbeiter mit den anliegenden Aufgaben.
Die Aufgaben & Ressourcen
Verwalten Sie Ihre To-dos direkt beim Projekt.
Ist ein Projekt erstellt, können im nächsten Schritt die Aufgaben angelegt werden. Diese bieten die Möglichkeit, die Tätigkeiten innerhalb eines Projekts abzubilden und lassen sich z.B. mit einem geplanten Zeitaufwand und einem Start- bzw. Zieldatum versehen. Aufgaben können in Listen, in Boards im beliebten Kanban-Stil oder mittels Gantt-Diagrammen organisiert werden. Mehr zur Arbeit mit Aufgaben erfahren Sie auf unserer Hilfeseite zum Thema.
Anfallende Projektzeiten können optional den Aufgaben zugeordnet werden. Damit ist ein Zeit-Controlling auch auf dieser Ebene möglich: Die Zeitliste eines Projekts lässt sich einfach nach den Aufgaben sortieren und filtern. Die Zuordnung zu Aufgaben ist dabei aber keine Pflicht – Projektzeiten können jederzeit auch ohne Aufgaben erfasst werden.
Benutzer können die zeitnah zu erledigenden Aufgaben auf ihre »To-do-Liste« nehmen. Damit bleibt die tägliche Übersicht auch bei einer großen Anzahl anliegender Aufgaben gewahrt.
Mit aktiviertem FTP(S)-Client können auch Dateien zu Aufgaben hochgeladen und verwaltet werden. Ebenso sind Kommentare zu Aufgaben erfassbar, was eine direkte Kommunikation ermöglicht. Alle zugeordneten Benutzer (»Zuarbeiter«) einer Aufgabe sehen die neuen Kommentare und können bei Bedarf antworten.
Damit Sie die Aufgaben nicht für jedes Projekt neu erstellen müssen, können Sie Projekte als »Vorlagen« markieren und diese – mitsamt den darin enthaltenen Aufgaben – bei neuen Projekten einfach kopieren.
Alternativ sind auch die Positionen eines vorhandenen Angebots als Aufgaben speicherbar, was das Handling ebenfalls beschleunigt.
Aufgabenverwaltung
Erhalten Sie einen Überblick über die Auslastung Ihres Teams.
Bei intensiver Verwendung der Aufgaben empfehlen wir als Ergänzung das Erweiterungsmodul »Projektplan und Ressourcen«.
Es bietet zum einen eine Übersicht der Aufgaben aller Mitarbeiter in Listenform, als Board bzw. als Gantt-Diagramm. Zum anderen enthält es im Projektplan eine grafische Darstellung über die zeitliche Abfolge der laufenden Projekte (mit gesetztem Enddatum) sowie eine Übersicht der Ressourcenauslastung der Mitarbeiter mit den vorhandenen Aufgaben.
Im Projektplan sehen Sie anhand der Zeitleiste, welche Projekte mit deren Aufgaben und Meilensteinen wann anstehen. Im Plan wird Ihnen auch der Bearbeitungsfortschritt der Aufgaben angezeigt. Bei Bedarf können Sie per Klick einfach in die Aufgaben wechseln und diese editieren.
Die Ressourcenansicht berücksichtigt auch die vorhandenen Daten der Arbeitszeiterfassung. Es werden also Urlaube, Feiertage, die Präsenztage von Teilzeitmitarbeitern etc. direkt dargestellt und bei der Berechnung der Auslastung beachtet.
Beim Überfahren eines Tages mit dem Mauszeiger sehen Sie transparent die Aufgaben, die am jeweiligen Tag eingeplant wurden und können diese bei Bedarf bearbeiten.
Die Ressourcenansicht steht allen Mitarbeitern ab der Benutzergruppe »Zeiterfasser 2« zur Verfügung und ist für Agenturen und Dienstleister zur Planung kommender Projekte hilfreich.
Mehr erfahren Sie auf der Hilfeseite zum Modul.
Funktionen des Erweiterungsmoduls
