ZUGFeRD und XRechnung Generator

ZUGFeRD und XRechnung erstellen in der ProSonata Faktura

Hintergründe zur Erstellung von e-Rechnungen für Agenturen und Dienstleister an öffentliche Auftraggeber und den Bund.

digitale e-Rechnungen mit ZUGFeRD und XRechnung erstellen

Die e-Rechnungsformate ZUGFeRD und XRechnung werden zunehmen bekannter. ZUGFeRD hat sich bereits seit 2014 in einzelnen Branchen einen Namen gemacht und erleichert den Austausch strukturierter Rechnungsdaten gerade für große Firmen. Lieferanten des Bundes, der Länder und aller Behörden müssen seit Ende November 2020 Rechnungen ab einem Wert von 1.000 € verpflichtend als XRechnung im XML-Format einreichen. Wir werfen einen Blick auf die beiden verwandten Formate.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein Standard für den digitalen Rechnungsaustausch. Das Format soll helfen, Aufwand und Kosten für die heute noch oft zu findende manuelle (bzw. über OCR-/Scan-Lösungen stattfindende) fehleranfällige Bearbeitung von Eingangsrechnungen zu senken – ein Punkt, der gerade für größere Unternehmen relevant ist. Basis einer ZUGFeRD-Rechnung ist immer eine PDF-Datei im Archivformat PDF/A-3, die neben dem für den Menschen sichtbaren »normalen« Rechnungsabbild eine von Software auswertbare XML-Datei mit allen relevanten Rechnungsdaten enthält.

ZUGFeRD ist somit das ideale Bindeglied von Kleinunternehmen bis zu Konzernen: Man kann den Datenteil automatisiert auswerten und nutzen. Man muss es aber nicht (falls entsprechende Software in Kleinunternehmen nicht vorliegt), sondern kann das Rechnungsbild wie gehabt im PDF-Reader ansehen und bei Bedarf ausdrucken (steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten der Originaldatei beachten!).

Großunternehmen werden zukünftig vermehrt von ihren Lieferanten die Anlieferung von ZUGFeRD-Rechnungen einfordern – daher wird auch für kleine und mittelständische Unternehmen wichtig, dass die genutzten Faktura-Lösungen Rechnungen im ZUGFeRD-Format erstellen können. Office-Programme sind für die Erstellung von Rechnungen also nur noch bedingt geeignet.

Die Geschichte von ZUGFeRD

Das Forum elektronische Rechnung in Deutschland (FeRD) ist eine Plattform von Verbänden, Ministerien und Unternehmen zur Förderung der elektronischen Rechnung in Deutschland. Es wurde 2010 gegründet und hat 2014 die ZUGFeRD Version 1.0 veröffentlicht. Seit diesem Zeitpunkt hat ZUGFeRD zunehmend Unterstützung gefunden und wurde in Softwarelösungen integriert.

Im März 2019 wurde die ZUGFeRD Version 2.0 veröffentlicht. Diese entspricht der europäischen Norm 16931 und kann damit von allen europäischen Verwaltungen gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU verarbeitet werden. Damit ist ZUGFeRD zukünftig für die Digitalisierungsanforderungen der öffentlichen Hand optimal vorbereitet und ermöglicht die Rechnungsstellung im B2G-Bereich gemäß Vorgabe der Europäischen Union.

Seit der ZUGFeRD Version 2.1 vom Frühjahr 2020 ist der Standard faktisch identisch zum französischen »Geschwister-Standard« FacturX. Seit dieser Version heißt die XML-Datei im Anhang einer ZUGFeRD-Rechnung »factur-x.xml«.

Weitergehende Informationen finden Sie auf der offiziellen ZUGFeRD Website.

ZUGFeRD Rechnungen in ProSonata erstellen

Die ProSonata Agentursoftware unterstützt die Erstellung von Rechnungen in den ZUGFeRD-Formaten 1.0, 2.0 und 2.1.1. Der gewünschte PDF-Standard für neu erstellte Dokumente kann in den PDF-Optionen der > System > Grundeinstellungen gewählt werden. Er lässt sich bei Bedarf noch pro Dokument ändern. Zusätzlich kann der gewünschte Standard für Adressen einzelner Kunden festgelegt werden.

ProSonata verwendet im XML-Teil des Formats 1.0 das Comfort-Profil und im Format 2.0 (und neuer) das Profil EN 16931. Letzteres ist seit 2020 der Standard für Rechnungen an Behörden (B2G).

Beide Formate binden alle Rechnungsdaten strukturiert in das XML der Rechnungen ein, z.B. Rechnungsersteller, Rechnungsempfänger, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Netto-, Brutto- und Steuer-Beträge, Einzelpositionen mit ihren Leistungsbeschreibungen und Mengen/Preisen, Kontoangaben (Bank, IBAN) des Rechnungserstellers. Somit stehen diese Daten für eine automatisierte Weiterverarbeitung durch den Kunden zur Verfügung.

XRechnung und ZUGFeRD – Gemeinsamkeiten und Unterschiede

Die XRechnung ist seit November 2020 verpflichtend der Standard für die Erstellung digitaler Rechnungen an deutsche Behörden. Eine XRechnung ist eine XML-Datei, die alle Rechnungsdaten in strukturierter Form enthält. Sie kann – ohne spezielle Betrachtersoftware – nicht einfach gelesen werden. Dagegen ist eine ZUGFeRD-Rechnung immer eine PDF-Datei, die ein visuelles Abbild enthält und mit jedem PDF-Viewer anzusehen ist, und deren XML-Datei als Anhang eingebettet wurde.

Die XRechnung und ZUGFeRD basieren beide auf der europäischen Norm 16931 – die XML-Daten sind also fast identisch. Erwähnenswert ist allerdings, dass bei der XRechnung zwei verschiedene Syntaxen des XML erlaubt sind: Universal Business Language (UBL) und UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII). Das XML einer ZUGFeRD-Rechnung ist dagegen immer in der Syntax UN/CEFACT (CII) erstellt.

Es wurden von den deutschen Behörden für die XRechnung einige spezifischen Felder als Pflichtfelder deklariert (z.B. die Leitweg-ID). Die Koordinierungsstelle für IT-Standards der Stadt Bremen (auch »KoSIT« genannt) ist für die Betreuung und Weiterentwicklung des Standards zuständig.

Weitergehende Informationen zur XRechnung finden Sie auf der KoSIT Website.

XRechnungen in ProSonata erstellen

Die ProSonata Fakturasoftware unterstützt seit dem ZUGFeRD-Format 2.1.1 auch die Generierung von Rechnungen mit dem Profil »XRechnung«. Man erstellt hiermit eine hybride Rechnung im PDF-Format, die im Anhang die XML-Datei der XRechnung beinhaltet. Die PDF-Datei kann also wie gehabt von jedem Benutzer einfach betrachtet werden.

Die XML-Datei der XRechnung befindet sich eingebettet im Anhang des ZUGFeRD-PDFs, ist aber auch direkt als Download speicherbar. Die XML-Datei kann danach auf den Portalen der deutschen Verwaltung hochgeladen oder direkt aus ProSonata per E-Mail versendet werden.

Auf unserer Hilfeseite finden Sie Tipps zur Erstellung einer XRechnung in ProSonata.

Kontaktieren Sie und gerne bei Fragen zum Thema.