Erweiterungen
Eine Übersicht der Möglichkeiten im Basispaket und kostenpfichtiger Module.
Das ProSonata Basispaket bietet bereits viele Funktionen für einen typischen Unternehmens-Workflow: Du kannst E-Mails direkt aus dem System über deinen Mailserver (SMTP, Microsoft 365, GMail) versenden und Dateien auf deinem Webserver ablegen. Mehr dazu kannst du unten lesen.
Auf Basis von Kundenwünschen haben sich über die Jahre noch weitere Ergänzungen ergeben, die nicht für alle Benutzer relevant sind. Diese optionalen Erweiterungsmodule kannst du gegen eine geringe monatliche Zusatzgebühr flexibel hinzu buchen. Der Preis wird dabei durch das Benutzerpaket bestimmt.
In den Systemeinstellungen der Software kannst du ein Mailkonto Ihres SMTP-Servers eingeben und Angebote, Rechnungen, Mahnungen und interne Infomails direkt aus ProSonata per E-Mail versenden. Auf Wunsch kannst du die Mails CC bzw. BCC an den Absender (ProSonata Benutzer) oder an feste E-Mail-Adressen senden, sodass der Versand im eigenen E-Mail-Client nachvollziehbar bleibt. Der erfolgreiche Versand einer E-Mail wird auch im System-Log erfasst.
Die Standardtexte der E-Mails sind in den Systemeinstellungen hinterlegt und lassen sich mit Platzhaltern personalisieren. Bei Bedarf kannst du je Dokument auch einen individuellen Text für den Mailversand erfassen – der Standardtext lässt sich dabei als Vorlage laden.
E-Mail-Funktionen
ProSonata bietet die Möglichkeit, mittels eines integrierten FTP-Clients Dateien auf dem eigenen Webserver zu speichern und einzubinden (Protokolle FTP, FTPS und SFTP). Auf diesem Weg kannst du bei Projekten, Aufgaben und Fremdkosten (Eingangsrechnungen) auf Dateien zugreifen, die sich auf Ihrem Server befinden.
Dabei erstellst du bei Bedarf Unterordner und lädst Dateien bis zu einer Größe von 100 MB pro Datei auf den Webspace. Der verfügbare Speicherplatz hängt hier nur von der Größe deines Servers ab. Besitzt du keinen Server bzw. kein eigenes Hosting-Paket, geben wir dir gerne Empfehlungen.
Ergänzend zum FTP-Client bietet ProSonata eine Anbindung an die Online-Dateiverwaltung meebox.de aus Deutschland, die ein umfangreiches Rechtemanagement vorhält, um Dateien an frei anlegbare meebox-Benutzer zu verteilen bzw. mit ihnen auszutauschen. Innerhalb des Projektbereichs können Dateien auf der meebox abgelegt werden.
Datei-Funktionen
Du musst gelegentlich »einfache« Korrespondenz, wie Briefe, Lieferantenanfragen etc. schreiben? Spar dir den Einsatz eines Office-Programms und erfasse auch Briefkorrespondenz zu Projekten in der Agentursoftware! Die Dokumente gibst du mit dem hinterlegten Template und Logo als PDF aus.
Du kannst sie (bei aktiviertem Mailversand) auch direkt per E-Mail aus dem System versenden. Für standardisierte Schreiben kannst du Korrespondenzvorlagen anlegen und diese bei neuen Dokumenten als Textvorlage einladen.
neue Elemente mit aktivem Modul
Deine Projekte sind gelegentlich umfangreicher? Bei großen Projekten ist es duchaus hilfreich, diese in kleinere Teilprojekte zu untergliedern.
Die Teilprojekte entsprechen in der ProSonata-Logik den »normalen« Projekten. Mehrere Projekte kannst du mit dem Modul zu einer Projektgruppe zusammenfassen. Für jede Gruppe steht eine gemeinsame Auswertung zur Verfügung, die – wie bei den Einzelprojekten – eine Übersicht der Erlöse, der Kosten, der Zeiten, des Ertrags und des Deckungsbeitrags bietet.
Gruppen können optional auch jeweils eine Projektnummer erhalten. Falls du neue Projekte aus einer Projektgruppe heraus anlegst, wird für diese die Projektnummer der Gruppe als Basisnummer verwendet und um einen weiteren Zähler ergänzt (z.B. 23-01-123-1, 23-01-123-2).
Als weiteres Feature des Moduls sind über die Projektgruppen Sammelrechnungen erstellbar. Das kann z.B. sinnvoll sein, wenn bei einem Kunden eine größere Anzahl von Kleinprojekten läuft, für die sich eine Einzelrechnung jeweils nicht lohnen würde. Hierbei lassen sich auch die Zeitaufwände und Fremdkosten berechnen und als Positionen einfügen. Eine Sammelrechnung ist, wie jede andere Rechnung, vor dem endgültigen Versand noch frei bearbeitbar.
Es gibt weitergehende Informationen zur Sammelrechnung im Bereich Tipps & Hilfen.
neue Elemente mit aktivem Modul
Du nutzt die Aufgaben in ProSonata sehr intensiv und wünschst dir eine maximale Übersicht? Dieses Modul bietet eine Übersicht über alle Aufgaben aller Mitarbeiter in Listenform, als Kanban-Board oder in Gantt-Charts: Teamleiter erhalten damit einen guten Überblick, können direkt die Aufgaben einzelner Mitarbeiter filtern und bei Bedarf bearbeiten.
Zusätzlich beinhaltet das Modul mit dem Projektplan auch eine visuelle, zeitliche Darstellung der laufenden Projekte in Form eines Gantt-Diagramms. Die ergänzende Ressourcenansicht visualisiert die Auslastung aller Mitarbeiter anhand der geplanten Zeitaufwände ihrer Aufgaben.
In beiden Ansichten können die Aufgaben auch geöffnet und bearbeitet werden. Der Projektplan mit seiner Gantt-Ansicht zeigt zudem auch die zeitliche Abfolge der Aufgaben und ermöglicht dabei das schnelle Bearbeiten der Zeiträume für die laufenden Projekte und ihrer Aufgaben auf dem Zeitstrahl. Bei eingeblendeten Aufgaben werden auch die wichtigsten Informationen zu den Aufgaben übersichtlich aufgelistet, wie Start- und Zieltermine oder der Bearbeitungsfortschritt.
Die Ansicht »alle Aufgaben« sowie die Ressourcenseite stehen ab der Benutzergruppe »Zeiterfasser 2« zur Verfügung. Die Darstellung ermöglicht Firmen eine bessere Planung kommender Projekte mit ihren Aufgaben – auch im Hinblick auf verfügbare Kapazitäten.
Mehr erfährst du auf der Hilfeseite zum Modul.
neue Elemente mit aktivem Modul
Monatlich müssen viele Ausgangsrechnungen erstellt und Fremdkosten erfasst werden? Da kann der Abgleich mit den Transaktionen des Bankkontos langwierig sein.
Hier greift dir das Modul für den Kontoabgleich hilfreich unter die Arme: Exportiere die Kontoauszüge bei deiner Bank im CSV-, Excel- oder CAMT.053-Format und importiere die Transaktionen in ProSonata. Im nächsten Schritt kannst du die Zahlungen den Rechnungsdokumenten zuordnen und diese damit »bezahlt« markieren. Hierbei macht die Rechnungssoftware Vorschläge zu erkannten Übereinstimmungen, sodass der Abgleich schnell erledigt ist!
Für zuverlässige Vorschläge werden die Beträge, die Rechnungsnummern und die End-zu-End-IDs der Transaktionen mit den offenen Rechnungsdokumenten verglichen. Bei sehr wahrscheinlicher Übereinstimmung wird der Vorschlag grün markiert, bei Übereinstimmung nur des Betrags wird er gelb markiert.
Du kannst die Dokumente den Buchungen nach Bedarf zuordnen oder Zuordnungen wieder entfernen. Ein Panel liefert hierzu einen übersichtlichen Zugriff auf alle Rechnungsdokumente.
Mehr zu dem Modul findest du im Hilfebereich.
neue Elemente mit aktivem Modul
Deine Firma erstellt Produkte, wofür du regelmäßig Lieferscheine schreibst? Mit diesem Modul kannst du schnell und einfach Lieferscheine zu Projekten erstellen! Dabei lassen sich Angebote und Rechnungen als Lieferscheine kopieren, was eine große Zeitersparnis sein kann.
neue Elemente mit aktivem Modul
Du wünschst dir ein einfaches Tool, um die Pflege deiner Kundenkontakte zu verbessern? Mit diesem Modul kannst du zu Ansprechpartnern Ereignisse speichern und diese an verschiedenen Stellen als Kontakthistorie einsehen. Ereignisse lassen sich zusätzlich mit einer Wiedervorlage an einem gewünschten Datum versehen – damit sind Kundenbeziehungen einfach in ProSonata zu pflegen.
Das CRM-Modul wird kein »großes« CRM-System ersetzen, es ermöglicht aber die einfache Kontaktpflege und Informationsablage.
Erfasste Ereignisse sind optional den Projekten zuordenbar und werden auch bei der Firma des Kunden dargestellt.
CRM Ereignisse lassen sich mit Tags versehen, die frei in den > System > Grundeinstellungen vordefiniert werden. Du kannst nach den Tags suchen – dank der individuellen Farbgebung lassen sich diese optisch gut unterscheiden.
Als weitere Ergänzung des CRM-Moduls sind sowohl bei den Firmen wie bei den Ansprechpartnern alle Angebote und Rechnungen des Kunden aufgelistet – inklusive des Gesamtumsatzes. So kannst du schnell erkennen, wie umsatzrelevant ein Kunde bzw. Ansprechpartner ist.
neue Elemente mit aktivem Modul
Du setzt im Unternehmen die ProSonata Arbeitszeiterfassung ein und verwendest sie auch zur Urlaubsverwaltung? Insbesondere bei größeren Firmen vereinfacht dieses Modul das Handling der Urlaubstage enorm: Im Bereich »meine Urlaubsanträge« sehen die Mitarbeiter in einem Jahreskalender übersichtlich, wann wie viele Personen an welchen Tagen bereits Urlaub haben. Ein Antrag mit dem gewünschten Urlaubszeitraum ist dann einfach erstellt.
Administratoren und Benutzer, die das Recht zur Urlaubsfreigabe erhalten haben, sehen eingegangene Urlaubsanträge und können diese in einem separaten Bereich prüfen und freigeben bzw. ablehnen.
Auch Urlaubssperren können für »kritische« Tage festgelegt werden. Beim Erstellen von Anträgen werden Urlaube in diesen Zeiträumen verhindert.
Bei Bedarf kann jedem einzelnen Mitarbeiter ein Vorgesetzter zugeordnet werden, der den Urlaub freigeben darf. Schon bei der Antragsstellung kann ein Mitarbeiter eine Vertretungsperson für die Urlaubszeit auswählen.
Weitergehende Informationen zum Modul findest du im Hilfebereich.
neue Elemente mit aktivem Modul
