Cloud Projektverwaltung

Projekt-Controlling – alle Daten über­sichtlich in Projekten organisieren

Agenturen und Dienstleister vertrauen auf die online Projektmanagement Lösung.

Projekte organisieren

Projekte sind die zentrale Organisationseinheit in ProSonata: Für ein optimales Projekt-Controlling werden ihnen die Projektzeiten, Aufgaben und alle Dokumente der Faktura (Angebote, Rechnungen, Mahnungen und Fremdkosten) zugeordnet.

Die Projektübersicht der Cloud-Software bietet daher eine kompakte Ansicht der Projektbezeichnungen sowie den jeweiligen Projektstatus, die verantwortlichen Mitarbeiter und der zugehörigen Kunden. Eine Status-Ampel und eine Balken-Grafik der bereits erfassten Zeiten helfen effizient beim Projekt-Controlling und zeigen in roter Farbe Projekte mit überschrittenem Zeitbudget.

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Bei aktiviertem E-Mail-Versand können auch E-Mails zum Stand der Projektzeiten an die Projektverantwortlichen gesendet werden, wenn die geplante Zeit zu 50 % bzw. 80 % verbraucht wurde bzw. überschritten ist.

Projekte durchlaufen mehrere vordefinierte Status, die teilweise automatisch wechseln (z.B. »offen«, »in Abrechnung«, »abgeschlossen«). Ergänzend können von Benutzerseite aus sogenannte Tags für Projekte frei erstellt und zugeordnet werden. Das sorgt für optimale Übersicht und erleichtert die Auffindbarkeit.

Die Projektverwaltung

  • Projekte einfach und schnell erstellen
  • Zeiten, Aufgaben und Faktura-Dokumente zuordnen
  • umfangreiches Projekt-Controlling mit der »Projektauswertung«
  • Projektübersicht mit Projektstatus und Zeitstatus
  • Projektdetails abhängig von Benutzerrechten sichtbar

Filter für ein optimales Projekt-Controlling

Behalten Sie den Überblick – auch bei vielen laufenden Projekten.

Über Subfilter lässt sich die Projektliste nach Projektstatus oder Zeitraum (z.B. nur Projekte des aktuellen Jahres) eingrenzen.

Zusätzlich erlauben ergänzende Filterfunktionen z.B. eine schnelle Übersicht über Projekte mit überschrittenem Zeitbudget zu erhalten oder Projekte zu finden, bei denen seit 2 Monaten keine Projektzeit eingetragen wurde.

Mitarbeiter ab der Benutzergruppe »Zeiterfasser 2« können alle Projekte einsehen, Projekte anlegen und den Mitarbeitern zuordnen. Die Projekte erscheinen dann bei den Betreffenden im Menüpunkt »meine Projekte«. In diesem Bereich findet also jeder Benutzer eine reduzierte Liste der für ihn relevanten Projekte für die tägliche Arbeit. Je nach Benutzergruppe sind entweder alle Daten einsehbar oder es steht eine entsprechend reduzierte Ansicht zur Verfügung.

Projektfilter für das Controlling

  • Subfilter zur Eingrenzung nach Projektstatus und Jahr
  • erweiterte Filter für »kritische« Projekte
  • reduzierte Projektliste im Bereich »meine Projekte«

Einfache Projektauswertung für das Projektmanagement

Erhalten Sie schnell einen Einblick, wo ein Projekt steht.

Ist das laufende Projekt noch rentabel? Wo stehen wir bei den aufgewendeten Zeiten und den Fremdkosten? Jedes Projekt bietet mit dem Reiter »Auswertung« eine übersichtliche und umfassende Analyse der Rentabilität. Und das jederzeit und tagesgenau!

Dabei muss man nicht Buchhaltung gelernt haben, um die Daten zu verstehen: Die Projektauswertung listet alle Erlöse und Fremdkosten auf und berechnet daraus den Rohertrag. Darunter finden sich die erfassten Projektzeiten (zusammengefasst nach Kategorien) und der aus sämtlichen Daten resultierende Deckungsbeitrag des Projekts.

Projektauswertung

  • pro Projekt verfügbar
  • Listung aller Erlöse, Kosten und Projektzeiten
  • Berechnung von Rohertrag und Deckungsbeitrag
  • nur für Benutzer mit ausreichender Rechtestufe einsehbar

Optionale Funktionen und ergänzende Module

Ergänzen Sie das Projekt-Tool um weitere Funktionen.

Dateiablage für Projekte

ProSonata bietet die Möglichkeit, mittels eines FTP(S)-Clients Dateien auf dem eigenen Webserver zu speichern und einzubinden. Auf diesem Weg können Sie Dateien zu Projekten ablegen.

Dabei erstellen Sie bei Bedarf Unterordner und laden Dateien bis zu einer Größe von 100 MB pro Datei auf den Webspace.

Datei-Funktionen

  • Ablage von Dateien auf Ihrem Webserver
  • Verbindung über FTP(S)
  • für Projekte, Aufgaben & Fremdkosten

Die Erweiterungen »Projektkorrespondenz« und »CRM«

Mit dem Erweiterungsmodul »Projektkorrespondenz« können zu Projekten »normale« Briefe erfasst werden. Das bietet sich z.B. für die allgemeine Korrespondenz oder Lieferantenanfragen des Projekts an. Die generierten PDF-Dateien können Sie auch hier wieder direkt per E-Mail versenden.

Mit dem Modul »CRM« werden Ereignisse zu Kontakten erfasst, die optional einem Projekt zuordenbar sind. Damit ergibt sich eine Historie entsprechender Kontakt- bzw. Interaktions-Informationen, die für jeden Benutzer einsehbar ist. Einzelne Ereignisse lassen sich bei Bedarf nur für eingeschränkten Benutzergruppen auf sichtbar schalten.

Mehr zu allen verfügbaren Zusatzmodulen finden auf der Seite der Erweiterungen.

Funktionen der Erweiterungsmodule

  • Projektkorrespondenz: Erfassen Sie allgemeine Korrespondenz zu Projekten
  • CRM: Erfassen Sie Informationen zu Ansprechpartnern und verknüpfen Sie diese mit Projekten