Tipps zum Einstieg

Einrichtung von Mailversand, Rechnungsempfang und Dateiablage

Versenden Sie E-Mails aus dem System, Empfangen Sie Eingangsrechnungen und legen Sie Dateien zu Projekten, Aufgaben und Fremdkosten ab.

Nach der ersten Grundkonfiguration der Agentursoftware können Sie weitere Funktionen einrichten: Den Mailversand, den E-Mail-Empfang von Eingangsrechnungen und die Dateiablage.

Im Bereich > System > Grundeinstellungen finden Sie im Reiter »E-Mail« die Einstellungen für den Mailversand aus dem System. ProSonata nutzt hierfür immer einen E-Mail-Account, über den alle Benutzer der Software die Mails versenden. Es wird also pro Benutzer kein separater E-Mail-Account benötigt. Der E-Mail-Account muss bereits vorhanden sein und die Zugangsdaten Ihnen vorliegen.

Der Mailversand in ProSonata ist kein Ersatz für Ihre E-Mail Software – er dient dem schnellen Versand von Mails mit standardisierten Texten und nicht dem Mailempfang.

• Aktivieren Sie den E-Mail-Versand. Damit werden alle Optionen und Felder des Bereichs eingeblendet.
• Im rechten Bereich wählen Sie bitte den grundlegenden Server-Typ aus:
  
  Für einen »klassischen« SMTP-Server eines Webhosters geben Sie bitte die Ihnen vorliegenden Daten des Postfachs ein. Optional können (und sollten) Sie den SSL-bzw. TLS-verschlüsselten Versand aktivieren. Bitte passen Sie den Port entsprechend an.
  
  Für den Mailversand über GoogleMail kann durch die Verbindung mit dem Google-Konto eine OAuth2-Verbindung eingerichtet werden. Vorab teilen Sie uns bitte Ihre Google Mailadresse mit, die wir in unserem Google API-Client dann freigeben. Danach folgen Sie einfach den Schritten zur Anbindung des Google-Accounts.
  
  Für den Mailversand über Microsoft365/Outlook365 ist ebenfalls eine Anbindung über eine OAuth2-Verbindung möglich. Tragen Sie hierzu die E-Mail-Adresse ein, die für den Versand verwendet werden soll. Es muss sich dabei um ein »echtes« Postfach handeln, eine Alias-Adresse funktioniert nicht. Nach dem Speichern drücken Sie bitte den Button zur Verbindung mit dem Microsoft-Account. Folgen Sie einfach den weiteren Schritten und beenden Sie die Einrichtung.
• Im linken Bereich geben Sie die Angaben zum Absender ein. Wir empfehlen, um Relay-Probleme beim Mailversand zu vermeiden, die Angabe des Absenders identisch zum Benutzername des SMTP-Servers zu wählen (siehe Angaben der rechten Seite).
• Damit beim Versand über eine feste Absenderadresse die Empfänger der Mails trotzdem direkt dem ProSonata Benutzer antworten können (z.B. Antwort auf eine Angebots-E-Mail), sollten die Optionen für das Ergänzen der Absenderadresse als Reply-to-Adresse aktiviert werden. Hierbei wird die pro Benutzer hinterlegte Mailadresse beim Mailversand verwendet.
• Optional können alle (oder je nach wählbarem Dokumenttyp) versendeten Mails CC oder BCC an je eine weitere Mailadresse gesendet werden. Hierdurch sind die Mails zentral sammelbar und können im Postfach archiviert werden.
• Bei dem späteren Mailversand eines Dokuments gibt ProSonata immer Rückmeldung über den erfolgreichen Versand bzw. Fehlermeldungen bei Problemen. Zusätzlich wird im System-Log jeder erfolgreiche Mailversand mit Benutzer, Empfänger und Datum/Uhrzeit vermerkt.

Nach dem Einrichten der Mailservereinstellungen können Sie die E-Mail Texte für Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Mahnungen im Bereich > System > E-Mail Texte festlegen. Diese wurden von uns bereits mit typischen Texten vorbereitet und können von Ihnen frei bearbeitet werden.

Im Bereich > System > Grundeinstellungen finden Sie im Reiter »E-Mail« ebenfalls die Möglichkeit, eine E-Mail-Adresse für den Empfang von E-Mails mit Eingangsrechnungen einzurichten. Damit können Sie einfach und schnell die Anhänge der eingehenden E-Mails als Fremdkostenrechnungen übernehmen und verarbeiten. In Kombination mit der möglichen KI-Datenextraktion beschleunigen Sie damit die Rechnungserfassung in ProSonata deutlich!

• Sie können eine E-Mail-Adresse festlegen, an welche die E-Mails Ihrer Eingangsrechnungen zu ProSonata weitergeleitet und dort verarbeitet werden.
• Das ProSonata Postfach bietet die Möglichkeit der einfachen Übernahme von Eingangsrechnungen als Fremdkosten. Dabei handelt es sich um ein reines Empfangs-Postfach – ein Versand hierüber ist nicht möglich. ProSonata ist kein E-Mail-Archiv, die eingegangenen E-Mails werden nach 60 Tagen gelöscht.
• Eingegangene E-Mails finden Sie zur weiteren Bearbeitung im Bereich > Faktura > Fremdkosten in der E-Mail Inbox. Dort können Sie den Anhang in ProSonata importieren oder nicht relevante E-Mails löschen.

Empfehlung zur technischen Umsetzung: Man sollte auf dem eigenen E-Mail-Server eine E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang anlegen (wie z.B. »rechnungen@ihre-firmendomain.de«) und diese allen Lieferanten mitteilen. Die Adresse leitet man auf die gewählte ProSonata E-Mail-Adresse und auf ein weiteres Postfach (für dauerhaften Zugriff, mit Archivierung) weiter.

Im Bereich > System > Grundeinstellungen finden Sie im Reiter »Dateien« die Einstellungen für die Dateiverwaltung über das System. In ProSonata können Sie über den FTP-Client Dateien auf einem eigenen Webserver ablegen und zu Projekten, Aufgaben und Fremdkosten hochladen. Gerade Agenturen haben oft noch ungenutzten Webspace auf ihrem Webserver, der hierfür optimal verwendet werden kann.

Mit einem separaten Account der kostenpflichtigen meebox sind Projektdateien verwaltbar. Die Funktionen des FTP-Clients sind umfangreicher als die der meebox, daher finden Sie nachfolgend die Optionen der FTP-Anbindung erläutert.

• Aktivieren Sie den FTP-Zugang. Damit werden alle Optionen und Felder des jeweiligen Bereichs eingeblendet.
• Wählen Sie die grundlegende Einstellung des Typs bzw. Protokolls aus: Es stehen FTP(S) und SFTP zur Verfügung.
• Geben Sie danach die Ihnen vorliegenden Daten des FTP-Zugangs ein. Beim Typ FTP kann die Datenübertragung per FTPS (FTP über SSL, explizites FTPS) geschützt werden.
• Standardmäßig können die FTP-Ordner im Projektbereich frei von Ihnen verwaltet werden. D.h. Sie müssen Unterordner erstellen und diese ggf. als Projektordner festlegen. Optional kann ProSonata auch automatisch die Ordnerstruktur verwalten. Bei Aufgaben und Fremdkosten verwaltet die Agentursoftware immer selbst die Ordnerstruktur.
• Mit weiteren Optionen steuern Sie z.B. die standardmäßigen Datei- und Ordnerrechte. Durch die Angabe einer Webadresse, die auf den Webspace verweist, sind die Dateien später direkt per Klick auf den Dateiname in einem neuen Browserfenster zu öffnen (bitte ggf. den Schutz der Zugriffe beachten). Alternativ kann jede Datei über das entsprechende Icon direkt heruntergeladen werden.

Kontaktieren Sie uns, falls Sie Fragen zur Einrichtung haben.