Tipps zum Einstieg

Einrichtung von Mailversand, Rechnungsempfang und Dateiablage

Versende E-Mails aus dem System, empfange Eingangsrechnungen und lege Dateien zu Projekten, Aufgaben und Fremdkosten ab.

Nach der ersten Grundkonfiguration der Agentursoftware kannst du weitere Funktionen einrichten: Den Mailversand, den E-Mail-Empfang von Eingangsrechnungen und die Dateiablage.

Im Bereich > System > Grundeinstellungen findest du im Reiter »E-Mail« die Einstellungen für den Mailversand aus dem System. ProSonata nutzt hierfür immer einen E-Mail-Account, über den alle Benutzer der Software die Mails versenden. Es wird also pro Benutzer kein separater E-Mail-Account benötigt. Der E-Mail-Account muss bereits vorhanden sein und die Zugangsdaten dir vorliegen.

Der Mailversand in ProSonata ist kein Ersatz für deine E-Mail Software – er dient dem schnellen Versand von Mails mit standardisierten Texten und nicht dem Mailempfang.

• Aktiviere den E-Mail-Versand. Damit werden alle Optionen und Felder des Bereichs eingeblendet.
• Im rechten Bereich wähle bitte den grundlegenden Server-Typ aus:
  
  Für einen »klassischen« SMTP-Server eines Webhosters gibst du bitte die dir vorliegenden Daten des Postfachs ein. Optional kannst (und solltest) Du den SSL-bzw. TLS-verschlüsselten Versand aktivieren. Bitte passe den Port entsprechend an.
  
  Für den Mailversand über GoogleMail kann durch die Verbindung mit dem Google-Konto eine OAuth2-Verbindung eingerichtet werden. Teile uns bitte vorab deine Google Mailadresse mit, die wir in unserem Google API-Client dann freigeben. Danach folge einfach den Schritten zur Anbindung des Google-Accounts.
  
  Für den Mailversand über Microsoft365/Outlook365 ist ebenfalls eine Anbindung über eine OAuth2-Verbindung möglich. Trag hierzu die E-Mail-Adresse ein, die für den Versand verwendet werden soll. Es muss sich dabei um ein »echtes« Postfach handeln, eine Alias-Adresse funktioniert nicht. Nach dem Speichern drücke bitte den Button zur Verbindung mit dem Microsoft-Account. Folge einfach den weiteren Schritten und beende die Einrichtung.
• Im linken Bereich gibst du die Angaben zum Absender ein. Wir empfehlen, um Relay-Probleme beim Mailversand zu vermeiden, die Angabe des Absenders identisch zum Benutzername des SMTP-Servers zu wählen (siehe Angaben der rechten Seite).
• Damit beim Versand über eine feste Absenderadresse die Empfänger der Mails trotzdem direkt dem ProSonata Benutzer antworten können (z.B. Antwort auf eine Angebots-E-Mail), sollten die Optionen für das Ergänzen der Absenderadresse als Reply-to-Adresse aktiviert werden. Hierbei wird die pro Benutzer hinterlegte Mailadresse beim Mailversand verwendet.
• Optional können alle (oder je nach wählbarem Dokumenttyp) versendeten Mails CC oder BCC an je eine weitere Mailadresse gesendet werden. Hierdurch sind die Mails zentral sammelbar und können im Postfach archiviert werden.
• Bei dem späteren Mailversand eines Dokuments gibt ProSonata immer Rückmeldung über den erfolgreichen Versand bzw. Fehlermeldungen bei Problemen. Zusätzlich wird im System-Log jeder erfolgreiche Mailversand mit Benutzer, Empfänger und Datum/Uhrzeit vermerkt.

Nach dem Einrichten der Mailservereinstellungen kannst du die E-Mail Texte für Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Mahnungen im Bereich > System > E-Mail Texte festlegen. Diese wurden von uns bereits mit typischen Texten vorbereitet und können von dir frei bearbeitet werden.

Im Bereich > System > Grundeinstellungen findest du im Reiter »E-Mail« ebenfalls die Möglichkeit, eine E-Mail-Adresse für den Empfang von E-Mails mit Eingangsrechnungen einzurichten. Damit kannst du einfach und schnell die Anhänge der eingehenden E-Mails als Fremdkostenrechnungen übernehmen und verarbeiten. In Kombination mit der möglichen KI-Datenextraktion beschleunigst du damit die Rechnungserfassung in ProSonata deutlich!

• Du kannst eine E-Mail-Adresse festlegen, an welche die E-Mails deiner Eingangsrechnungen zu ProSonata weitergeleitet und dort verarbeitet werden.
• Das ProSonata Postfach bietet die Möglichkeit der einfachen Übernahme von Eingangsrechnungen als Fremdkosten. Dabei handelt es sich um ein reines Empfangs-Postfach – ein Versand hierüber ist nicht möglich. ProSonata ist kein E-Mail-Archiv, die eingegangenen E-Mails werden nach 60 Tagen gelöscht.
• Eingegangene E-Mails findest du zur weiteren Bearbeitung im Bereich > Faktura > Fremdkosten in der E-Mail Inbox. Dort kannst du den Anhang in ProSonata importieren oder nicht relevante E-Mails löschen.

Empfehlung zur technischen Umsetzung: Man sollte auf dem eigenen E-Mail-Server eine E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang anlegen (wie z.B. »rechnungen@deine-firmendomain.de«) und diese allen Lieferanten mitteilen. Die Adresse leitet man auf die gewählte ProSonata E-Mail-Adresse und auf ein weiteres Postfach (für dauerhaften Zugriff, mit Archivierung) weiter.

Im Bereich > System > Grundeinstellungen findest du im Reiter »Dateien« die Einstellungen für die Dateiverwaltung über das System. In ProSonata kannst du über den FTP-Client Dateien auf einem eigenen Webserver ablegen und zu Projekten, Aufgaben und Fremdkosten hochladen. Gerade Agenturen haben oft noch ungenutzten Webspace auf ihrem Webserver, der hierfür optimal verwendet werden kann.

Mit einem separaten Account der kostenpflichtigen meebox sind Projektdateien verwaltbar. Die Funktionen des FTP-Clients sind umfangreicher als die der meebox, daher findest du nachfolgend die Optionen der FTP-Anbindung erläutert.

• Aktiviere den FTP-Zugang. Damit werden alle Optionen und Felder des jeweiligen Bereichs eingeblendet.
• Wähle die grundlegende Einstellung des Typs bzw. Protokolls aus: Es stehen FTP(S) und SFTP zur Verfügung.
• Gib danach die dir vorliegenden Daten des FTP-Zugangs ein. Beim Typ FTP kann die Datenübertragung per FTPS (FTP über SSL, explizites FTPS) geschützt werden.
• Standardmäßig können die FTP-Ordner im Projektbereich frei von dir verwaltet werden. D.h. du musst Unterordner erstellen und diese ggf. als Projektordner festlegen. Optional kann ProSonata auch automatisch die Ordnerstruktur verwalten. Bei Aufgaben und Fremdkosten verwaltet die Agentursoftware immer selbst die Ordnerstruktur.
• Mit weiteren Optionen steuerst du z.B. die standardmäßigen Datei- und Ordnerrechte. Durch die Angabe einer Webadresse, die auf den Webspace verweist, sind die Dateien später direkt per Klick auf den Dateiname in einem neuen Browserfenster zu öffnen (bitte ggf. den Schutz der Zugriffe beachten). Alternativ kann jede Datei über das entsprechende Icon direkt heruntergeladen werden.

Kontaktiere uns, falls du Fragen zur Einrichtung hast.