Online Zeiterfassung
Zeiten für Aufträge und Arbeitszeiten erfassen – für Agenturen und Projekt-Dienstleister.
ProSonata bietet zwei Bereiche in der Online Zeiterfassung an: Die Projektzeiten für die Erfassung des Zeitaufwands erbrachter Leistungen innerhalb ganzer Projekte sowie die Arbeitszeiterfassung (ohne Projektbezug) zur Dokumentation der Zeiten einzelner Mitarbeiter. Diese Wege der Zeiterfassung stehen für jeden Benutzer in der Online-Software zur Verfügung.
Beide Bereiche können Sie unabhängig voneinander einsetzen. Was Sie im Alltag verwenden möchten, liegt ganz bei Ihnen!
Die Zeiterfassung
Die Stundenerfassung für Ihre Projekte und Aufträge – egal, ob Firma oder Freelancer.
Innerhalb der Projektzeiterfassung der ProSonata online Software gibt es wiederum drei mögliche Wege, die zeitlichen Aufwände zu einem Projekt zu dokumentieren:
Projektzeiten werden beim Erfassen auf ein vordefiniertes Raster (15 oder 3 Minuten) aufgerundet. Alternativ ist auch eine freie Eingabe der Zeiten möglich.
Die Projektzeiterfassung ist bewusst nur für »offene« Projekte vorgesehen. Sobald ein Projekt »in Abrechnung« ist und sich der Projektstatus ändert, können Zeiten nicht mehr erfasst werden. Auf diesem Weg gehen keine Projektzeiten für die Abrechnung verloren, weil sie versehentlich zu spät nach der Rechnungsstellung eingetragen werden. Für Ergänzungen oder Korrekturen von Zeiten kann der Projektstatus aber bewusst wieder geändert werden.
Benutzer können die eigenen Projektzeiten bearbeiten – bis die Bearbeitungssperre greift. Diese Sperre können Sie in den Systemeinstellungen mittels Angabe einer Tagesanzahl frei wählen – so können Einträge rückwirkend ab einem gewissen Zeitraum nicht mehr geändert werden. Für Administratoren sind die Zeiten aller Benutzer jederzeit bearbeitbar.
Projektzeiten werden frei definierbaren Kategorien zugeordnet, somit können Sie für unterschiedliche Leistungen differenziert Zeiten erfassen. Damit sind die Einträge im Projekt und global später optimal auszuwerten.
Die Listenansicht der Zeiten eines Projekts ist filterbar und durchsuchbar. Sie können sie direkt als PDF- oder Excel-Datei exportieren. Damit steht bei Bedarf ein Stundenauszug zur Verfügung – z.B. für die Dokumentation gegenüber dem Kunden.
Ergänzend zu der Stundenerfassung in ProSonata bietet die Integration der Zeiterfassungs-App unseres Partners »timeBro« weitergehende Möglichkeiten. Die App wird auf dem Rechner installiert (Windows oder Mac) und zeichnet alle Aktivitäten auf. Am Ende des Tages soll der Benutzer damit einfacher rekonstruieren, was wann bearbeitet wurde. Die getrackten Daten sind und bleiben nur auf dem Rechner gespeichert, die erfassten Zeiten aber lassen sich den in ProSonata angelegten Projekten (bzw. Aufgaben) zuordnen. Die Projektzeiten der App werden schließlich an ProSonata übertragen und stehen wie die übrigen Zeiteinträge in der Agentursoftware zur Verfügung.
Projektzeiterfassung
Arbeitszeiten ohne zusätzliche Software erfassen.
Optional können die Mitarbeiter auch die Arbeitszeiten inklusive Pausen erfassen. Das wird zunehmend wichtiger – auch zur Dokumentation der Arbeitszeit nach dem EuGH-Urteil. Neben den Arbeitstagen lassen sich auch Urlaube, Krankheitstage, Feiertage etc. eintragen.
In Kombination mit der Speicherung der Soll-Arbeitszeit der einzelnen Wochentage ist damit die Aktivierung eines Überstundenkontos möglich. ProSonata gleicht die Soll- mit den Ist-Zeiten ab und errechnet automatisch die Überstunden bis zum aktuellen Tag.
Auch für die gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung sind Sie in ProSonata dank der einfachen Erstellung eines monatlichen Arbeitszeitnachweises pro Mitarbeiter bestens gerüstet, denn diese Funktion erleichtert Ihnen die dafür benötigte Dokumentation der Arbeitszeiten.
Für eine maximale Übersicht bietet ProSonata mit einem kleinen Jahreskalender eine anschauliche Darstellung der erfassten Arbeitstage, noch offener Tage und der Urlaube, der Feiertage etc. Die Daten des Arbeitszeitkontos und das Soll/Ist für den aktuellen Monat sowie das aktuelle Jahr sind in der Arbeitszeiterfassung jederzeit einsehbar.
Eingetragene Urlaubstage stehen parallel auch als .ics-Abonnement für Kalender-Tools, wie iCal, Google Kalender, Outlook etc. zur Verfügung.
Es gibt weitergehende Informationen zur Arbeitszeiterfassung im Bereich Tipps & Hilfen.
Arbeitszeiterfassung
Die Arbeitszeiterfassung um Urlaubsplanung erweitern.
Auch bei der Urlaubsplanung größerer Teams hilft ProSonata mit dem Modul »Urlaubsanträge«. Damit tragen die Benutzer nicht mehr selbst den Urlaub ein, sondern stellen einen Antrag für den gewünschten Zeitraum.
Administratoren (und Benutzer mit entsprechenden Rechten) sehen die Anträge, können in einem Jahreskalender sehen, wie viele Mitarbeiter in dem Zeitraum bereits Urlaub haben und geben den Antrag frei – oder lehnen ihn ab.
Mehr zu allen verfügbaren Zusatzmodulen finden auf der Seite der Erweiterungen.
Funktionen des Erweiterungsmoduls
