Online Zeiterfassung

Einfache Projektzeit­erfassung und Arbeitszeiterfassung

Zeiten für Aufträge und Arbeitszeiten erfassen – für Agenturen und Projekt-Dienstleister.

Projektzeiten und Arbeitszeiten erfassen

ProSonata bietet zwei Bereiche der Zeiterfassung an: Die Projektzeiten für die Erfassung des Zeitaufwands ganzer Projekte sowie die Arbeitszeiterfassung (ohne Projektbezug) stehen für jeden Benutzer in der Online-Software zur Verfügung.

Beide Bereiche können Sie unabhängig voneinander einsetzen. Was Sie im Alltag verwenden möchten, liegt ganz bei Ihnen!

Die Zeiterfassung

  • Projektzeiten für Aufträge erfassen, inkl. Projektzuordnung
  • (optional) Arbeitszeiten erfassen
  • Eingabe von Feiertagen, Krankheit etc. möglich
  • optional komplette Urlaubsplanung inkl. Urlaubsanträgen

Online Projektzeiterfassung

Die Stundenerfassung für Ihre Projekte und Aufträge – egal, ob Firma oder Freelancer.

Innerhalb der Projektzeiterfassung der ProSonata Software gibt es wiederum drei mögliche Wege, die zeitlichen Aufwände zu einem Projekt zu dokumentieren:

  • Die Schnellerfassung bietet die Funktion einer übersichtlichen Tagesliste. Sie zeigt die am aktuellen Tag eingefügten Projektzeiten an und lässt sich direkt bearbeiten, um neue Zeiten einzutragen.
  • Aus der Projektliste heraus können Sie mit dem Uhr-Icon auf die Zeitübersicht des gewählten Projekts wechseln. Diese Liste bietet eine durchsuch- und sortierbare Übersicht der dem Projekt zugehörigen Zeiten. Auch von hier aus können Benutzer einen neuen Zeiteintrag für das Projekt erstellen.
  • Über den praktischen »Projekt Timer« lässt sich eine Stoppuhr starten, wenn ein Projekt bearbeitet wird. Jeder Mitarbeiter kann beliebig viele Timer öffnen, zu jedem ein Projekt auswählen und die gestoppte Zeit am Ende der Bearbeitung speichern.

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Projektzeiten werden beim Erfassen auf ein vordefiniertes Raster (15 oder 3 Minuten) aufgerundet. Alternativ ist auch eine freie Eingabe der Zeiten möglich.

Die Projektzeiterfassung ist bewusst nur für »offene« Projekte vorgesehen. Sobald ein Projekt »in Abrechnung« ist und sich der Projektstatus ändert, können Zeiten nicht mehr erfasst werden. Auf diesem Weg gehen keine Projektzeiten für die Abrechnung verloren, weil sie versehentlich zu spät nach der Rechnungsstellung eingetragen werden. Für Ergänzungen oder Korrekturen von Zeiten kann der Projektstatus aber bewusst wieder geändert werden.

Benutzer können die eigenen Projektzeiten bearbeiten – bis die Bearbeitungssperre greift. Diese Sperre können Sie in den Systemeinstellungen in Tagen frei wählen. Für Administratoren sind die Zeiten aller Benutzer jederzeit bearbeitbar.

Projektzeiten werden frei definierbaren Kategorien zugeordnet. Damit sind die Einträge im Projekt und global später optimal auszuwerten.

Die Zeitliste eines Projekts ist filterbar und durchsuchbar. Sie können sie direkt als PDF- oder Excel-Datei exportieren. Damit steht bei Bedarf ein Stundenauszug zur Verfügung – z.B. für die Dokumentation gegenüber dem Kunden.

Ergänzend zu der Stundenerfassung in ProSonata bietet die Integration der Zeiterfassungs-App unseres Partners »timeBro« weitergehende Möglichkeiten. Die App wird auf dem Rechner installiert (Windows oder Mac) und zeichnet alle Aktivitäten auf. Am Ende des Tages soll der Benutzer damit einfacher rekonstruieren, was wann bearbeitet wurde. Die getrackten Daten sind und bleiben nur auf dem Rechner gespeichert, die erfassten Zeiten aber lassen sich den in ProSonata angelegten Projekten (bzw. Aufgaben) zuordnen. Die Projektzeiten der App werden schließlich an ProSonata übertragen und stehen wie die übrigen Zeiteinträge in der Agentursoftware zur Verfügung.

Projektzeiterfassung

  • Schnellerfassung über Tagesliste
  • alternativ Erfassung in Zeitübersicht des Projekts
  • alternativ Zeiterfassung über »Projekt Timer«
  • Einbindung der Zeiterfassungsapp »timeBro« möglich

Arbeitszeiterfassung in der Cloud

Arbeitszeiten ohne zusätzliche Software erfassen.

Optional können die Mitarbeiter auch die Arbeitszeiten inklusive Pausen erfassen. Das wird zunehmend wichtiger – auch zur Dokumentation der Arbeitszeit nach dem EuGH-Urteil. Neben den Arbeitstagen lassen sich auch Urlaube, Krankheitstage, Feiertage etc. eintragen.

In Kombination mit der Speicherung der Soll-Arbeitszeit der einzelnen Wochentage ist damit die Aktivierung eines Überstundenkontos möglich. ProSonata gleicht die Soll- mit den Ist-Zeiten ab und errechnet automatisch die Überstunden bis zum aktuellen Tag.

Auch in Zeiten der Corona-Krise unterstützt Sie ProSonata, z.B. bei der Beantragung des Kurzarbeitergelds: Die einfache Erstellung eines monatlichen Arbeitszeitnachweises pro Mitarbeiter hilft bei der dafür benötigten Dokumentation der Arbeitszeiten seitens der Agentur für Arbeit.

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Für eine maximale Übersicht bietet ProSonata mit einem kleinen Jahreskalender eine anschauliche Darstellung der erfassten Arbeitstage, noch offener Tage und der Urlaube, der Feiertage etc. Die Daten des Arbeitszeitkontos und das Soll/Ist für den aktuellen Monat sowie das aktuelle Jahr sind in der Arbeitszeiterfassung jederzeit einsehbar.

Eingetragene Urlaubstage stehen parallel auch als .ics-Abonnement für Kalender-Tools, wie iCal, Google Kalender, Outlook etc. zur Verfügung.

Es gibt weitergehende Informationen zur Arbeitszeiterfassung im Bereich Tipps & Hilfen.

Projektauswertung

  • pro Projekt verfügbar
  • Listung aller Erlöse, Kosten und Projektzeiten
  • Berechnung von Rohertrag und Deckungsbeitrag
  • nur für Benutzer mit ausreichender Rechtestufe einsehbar

Ergänzende Module

Die Arbeitszeiterfassung um Urlaubsplanung erweitern.

Urlaubsplanung und Urlaubsanträge

Auch bei der Urlaubsplanung größerer Teams hilft ProSonata mit dem Modul »Urlaubsanträge«. Damit tragen die Benutzer nicht mehr selbst den Urlaub ein, sondern stellen einen Antrag für den gewünschten Zeitraum.

Administratoren (und Benutzer mit entsprechenden Rechten) sehen die Anträge, können in einem Jahreskalender sehen, wie viele Mitarbeiter in dem Zeitraum bereits Urlaub haben und geben den Antrag frei – oder lehnen ihn ab.

Mehr zu allen verfügbaren Zusatzmodulen finden auf der Seite der Erweiterungen.

Funktionen des Erweiterungsmoduls

  • Jahreskalender mit Verteilung aller Urlaubstage
  • Mitarbeiter erstellen Urlaubsanträge
  • Freigabe oder Ablehnung der Anträge durch Admins/Vorgesetzte