XRechnung korrekt erstellen
Was Agenturen und Dienstleister bei der Erstellung von XRechnungen an öffentliche Auftraggeber beachten müssen.
Die XRechnung ist seit Ende November 2020 verpflichtend für alle Unternehmen, die deutsche Behörden und öffentliche Stellen als Kunden haben und an diese Rechnungen mit einem Auftragswert über 1.000 € stellen. Sie finden weitergehende Informationen zur XRechnung und ZUGFeRD auf unserer Infoseite.
Für die Erstellung einer ZUGFeRD-Rechnung haben wir eine separate Hilfeseite erstellt.
Welche Werte und Felder müssen konkret in der ProSonata Software ausgefüllt sein, um eine korrekte XRechnung zu erstellen, die bei der Einreichung akzeptiert wird? Sehen Sie nachfolgend eine Übersicht aller relevanten Datenfelder. Wichtig: Seit dem 01.02.2024 ist die Spezifikation 3.0.1 gültig. Diese erfordert unter anderem die Angabe der PEPPOL-ID des Senders und Empfängers.
Alles beginnt in der ProSonata Faktura mit der Erstellung einer »ganz normalen« Rechnung. Fügen Sie darin die Positionen mit Ihren erbrachten Leistungen auf den bekannten Wegen ein.
In den Details der Rechnung muss der PDF-Standard »XRechnung« gewählt werden. Diese Einstellung können Sie für alle zukünftigen Rechnungen auch zentral in den Systemeinstellungen setzen oder pro Kunde (Adresse der Firma/Behörde) definieren. Randnotiz: Mit diesem gewählten Standard stehen auch weiterhin die Buttons zur Verfügung, mit denen Sie die Rechnung wie gewohnt in der Vorschau im Browser oder als PDF öffnen und ansehen/prüfen können.
Sie erhalten die XML-Datei der XRechnung durch Klick des Buttons »XRechnung« als direkten Download im Browser. Alternativ können Sie auch das PDF öffnen (z.B. mit Adobe® Acrobat® Reader) – Sie finden die XML-Datei als Anhang im PDF und können diese speichern. Egal, welchen Weg Sie gehen – die XML-Datei wird schließlich von Ihnen im zentralen Portal des Bundes hochgeladen oder per E-Mail an den Empfänger gesendet. Der Mailversand der XRechnung kann selbstverständlich auch direkt aus ProSonata erfolgen – so, wie Sie es von den PDF-Rechnungen kennen (Button »XR Mail«).
Es gibt Pflichtfelder, die eine XRechnung enthalten muss, die wir im Folgenden aufzeigen möchten:
Es gibt vereinzelte Behörden und Institutionen des Bundes, die Sonderanforderungen stellen. So müssen z.B. XRechnungen an die »Deutsche Bahn AG« eine Positionsnummerierung in 10er Schritten ausweisen. Das ist in ProSonata standardmäßig nicht der Fall – wir können aber bei Bedarf individuelle Anpassungen der XRechnung-Ausgabe vornehmen und damit auf solche Sonderwünsche eingehen.
Manche Empfänger von XRechnungen erwarten noch ergänzende Belege als rechnungsbegründende Unterlagen. Diese dürfen i.d.R. nicht einfach als weitere Dateianhänge in einer E-Mail mitgesendet werden, sondern müssen in der XRechnung einbettet sein.
ProSonata bietet die Möglichkeit, bei der Bearbeitung einer XRechnung weitere Dateien in eine Dokument-Zwischenablage hochzuladen, die dann bei der Speicherung der XRechnung als Anhänge in die XML-Datei eingebettet werden. Laut Spezifikation ist hierbei eine begrenzte Auswahl von Dateitypen erlaubt (z.B. PDF, CSV, XLSX). ProSonata bettet automatisch nur die erlaubten Dateitypen ein.
Wie beschrieben, wird von Ihnen die XRechnung XML-Datei in das Portal der Behörde hochgeladen bzw. per E-Mail an die gewünschte Adresse gesendet. Damit ist diese Datei auch die relevante Rechnungsdatei, die für die ordnungsgemäße Buchführung gemäß GoBD digital aufbewahrt und archiviert werden muss. Hierzu empfiehlt sich ein separates Archivsystem bzw. der Export der Belege in die nachgelagerte Buchhaltung (z.B. DATEV Unternehmen online). Selbstverständlich bleiben in der ProSonata Software die Rechnungsdaten in beiden Formen – als PDF zur schnellen Ansicht im Browser und die XML-Datei – dauerhaft verfügbar.
Kontaktieren Sie uns, falls Sie weitere Fragen zur Umsetzung der XRechnung in ProSonata haben.
