XRechnung korrekt erstellen

Tipps zur Erstellung einer XRechnung in der ProSonata Faktura

Was Agenturen und Dienstleister bei der Erstellung von XRechnungen an öffentliche Auftraggeber beachten müssen.

Die XRechnung ist seit Ende November 2020 verpflichtend für alle Unternehmen, die deutsche Behörden und öffentliche Stellen als Kunden haben und an diese Rechnungen mit einem Auftragswert über 1.000 € stellen. Du findest weitergehende Informationen zur XRechnung und ZUGFeRD auf unserer Infoseite.

Für die Erstellung einer ZUGFeRD-Rechnung haben wir eine separate Hilfeseite erstellt. Auf einer weiteren Hilfeseite stellen wir die Abbildung der Felder der EN16931 in ProSonata vor.

Welche Werte und Felder müssen konkret in der ProSonata Software ausgefüllt sein, um eine korrekte XRechnung zu erstellen, die bei der Einreichung akzeptiert wird? Nachfolgend findest du eine Übersicht aller relevanten Datenfelder. Wichtig: Seit dem 01.02.2024 ist die Spezifikation 3.0.x gültig. Diese erfordert unter anderem die Angabe der PEPPOL-ID des Senders und Empfängers.

Alles beginnt in der ProSonata Faktura mit der Erstellung einer »ganz normalen« Rechnung. Füge darin die Positionen mit deinen erbrachten Leistungen auf den bekannten Wegen ein.

In den Details der Rechnung muss der PDF-Standard »XRechnung« gewählt werden. Diese Einstellung kannst du für alle zukünftigen Rechnungen auch zentral in den Systemeinstellungen setzen oder pro Kunde (Adresse der Firma/Behörde) definieren. Randnotiz: Mit diesem gewählten Standard stehen auch weiterhin die Buttons zur Verfügung, mit denen du die Rechnung wie gewohnt in der Vorschau im Browser oder als PDF öffnest und ansehen/prüfen kannst.

Du erhältst die XML-Datei der XRechnung durch Klick des Buttons »XRechnung« als direkten Download im Browser. Alternativ kannst du auch das PDF öffnen (z.B. mit Adobe® Acrobat® Reader) – du findest die XML-Datei als Anhang im PDF und kannst diese speichern. Egal, welchen Weg du gehst – die XML-Datei wird schließlich von dir im zentralen Portal des Bundes hochgeladen oder per E-Mail an den Empfänger gesendet. Der Mailversand der XRechnung kann selbstverständlich auch direkt aus ProSonata erfolgen – so, wie du es von den PDF-Rechnungen kennst (Button »XR Mail«).

Es gibt Pflichtfelder, die eine XRechnung enthalten muss, die wir im Folgenden aufzeigen möchten:

• In den > System > Grundeinstellungen > Reiter »Basisdaten«:
  • Die allgemeinen »Stammdaten« der eigenen Firma sollten bereits mit der Firmierung und Adresse komplett ausgefüllt sein.
  • Die »erweiterten Stammdaten« müssen den Ländercode (DE), eine Kontaktperson, eine zentrale Telefonnummer und E-Mail-Adresse enthalten. Seit dem 01.02.2024 muss die PEPPOL-ID erfasst sein – wähle dabei auch den Typ der ID aus (z.B. »9930 Umsatzsteuer-ID Deutschland«).
• In den > System > Grundeinstellungen > Reiter »Rechnungswesen«:
  • Die Bankverbindung mit IBAN und BIC und die USt. ID-Nr. müssen ausgefüllt sein. *
• In den > System > Grundeinstellungen > Reiter »PDF-Optionen«:
  • Die optionalen »Seitenfußangaben« mit weiteren Firmenangaben (z.B. Handelsregistereintrag etc.) werden im XML eingefügt. Auch Kunden mit einem individuell angepassten PDF-Template sollten diese Felder verwenden, um alle relevanten Firmenangaben zu übermitteln.
• Bei der Adresse des Kunden (öffentliche Auftraggeber/Behörden):
  • Die Firmierung bzw. der Behördenname inklusive der postalischen Adresse muss ausgefüllt sein. Der Länder-Code (z.B. DE, AT oder CH) und das Land müssen nur ausgefüllt werden, wenn der Sitz des Kunden nicht im Land des Rechnungsstellers liegt. Für ein möglichst einfaches Handling übernimmt ProSonata bei inländischen Kunden automatisch den Ländercode, der in den eigenen erweiterten Stammdaten eingetragen ist, als Ländercode für den Kunden.
  • Die Leitweg-ID muss ausgefüllt sein (dazu im Block Rechnungswesen die Felder »DUNS | GLN | PEPPOL-ID | Leitweg-ID | Lieferantennr.« aktivieren). Ist diese nicht bekannt, sollte diese bei der Behörde angefragt werden.
  • Seit dem 01.02.2024 muss beim Empfänger die PEPPOL-ID erfasst sein. Dies kann z.B. die Leitweg-ID einer Behörde mit dem entsprechenden Präfix (z.B. »0204:Leitweg-ID«) oder die Umsatzsteuer-ID (z.B. »9930:Umsatzsteuer­identifikations­nummer) sein. Wähle dabei auch den Typ der ID aus. Wichtig: Ist der Rechnungsempfänger ein öffentlicher Auftraggeber muss ergänzend auch die Leitweg-ID im entsprechenden Feld eingetragen sein (ohne das Präfix).
  • Hast du eine Lieferantennummer bei der Behörde, kannst du diese im vorgesehenen Feld eintragen.
• Die Rechnung selbst kann weitere Informationen enthalten:
  • Die Bestellnummer und eine Vertragsnummer können in den Rechnungsdetails in den entsprechenden Feldern ergänzt werden.
• Weitere wichtige Daten, wie die Rechnungsnummer, Positionen/Leistungen, Beträge oder der Leistungszeitraum, werden anhand der Rechnungsdaten automatisch in die XRechnung eingefügt. Der Abbindertext wird innerhalb der Datenfelder der XML zu den »Zahlungsbedingungen« und der Introtext als Anmerkung ergänzt.

Es gibt vereinzelte Behörden und Institutionen des Bundes, die Sonderanforderungen stellen. So müssen z.B. XRechnungen an die »Deutsche Bahn AG« eine Positionsnummerierung in 10er Schritten ausweisen. Das ist in ProSonata standardmäßig nicht der Fall – wir können aber bei Bedarf individuelle Anpassungen der XRechnung-Ausgabe vornehmen und damit auf solche Sonderwünsche eingehen.

*) Solltest du keine Umsatzsteuer ID-Nr., sondern nur eine lokale Steuernummer deines Finanzamts besitzen, reicht diese als eindeutige Lieferantenkennung in E-Rechnungen nicht aus. Es müsste dann entweder eine Lieferantennummer (die du bei deinem Kunden hast, > Adresse des Kunden) oder eine globale DUNS bzw. GLN-Nummer (> System > Grundeinstellungen > erweiterte Stammdaten) vorhanden und eingetragen sein. Die einfachste Lösung ist meist, eine USt. ID-Nr. beim Bundeszentralamt für Steuern zu beantragen.

Manche Empfänger von XRechnungen erwarten noch ergänzende Belege als rechnungsbegründende Unterlagen. Diese dürfen i.d.R. nicht einfach als weitere Dateianhänge in einer E-Mail mitgesendet werden, sondern müssen in der XRechnung einbettet sein.

ProSonata bietet die Möglichkeit, bei der Bearbeitung einer XRechnung weitere Dateien in eine Dokument-Zwischenablage hochzuladen, die dann bei der Speicherung der XRechnung als Anhänge in die XML-Datei eingebettet werden. Laut Spezifikation ist hierbei eine begrenzte Auswahl von Dateitypen erlaubt (z.B. PDF, CSV, XLSX). ProSonata bettet automatisch nur die erlaubten Dateitypen ein.

Wie beschrieben, wird die XRechnung XML-Datei von dir in das Portal der Behörde hochgeladen bzw. per E-Mail an die gewünschte Adresse gesendet. Damit ist diese Datei auch die relevante Rechnungsdatei, die für die ordnungsgemäße Buchführung gemäß GoBD digital aufbewahrt und archiviert werden muss. Hierzu empfiehlt sich ein separates Archivsystem bzw. der Export der Belege in die nachgelagerte Buchhaltung (z.B. DATEV Unternehmen online). Selbstverständlich bleiben in der ProSonata Software die Rechnungsdaten in beiden Formen – als PDF zur schnellen Ansicht im Browser und die XML-Datei – dauerhaft verfügbar.

Kontaktiere uns, falls du weitere Fragen zur Umsetzung der XRechnung in ProSonata hast.