E-Rechnung korrekt vorbereiten

Tipps zur Erstellung einer ZUGFeRD ERechnung in der ProSonata Faktura

Was Agenturen und Dienstleister bei der Erstellung von E-Rechnungen an B2B-Kunden beachten müssen.

Die für E-Rechnungen erforderlichen Formate ZUGFeRD (bzw. Factur-X) und XRechnung, welche beide die EU-Norm 16931 erfüllen, sind bereits lange in der Agentursoftware integriert.

Welches Format zum Einsatz kommt, ist vom Empfänger abhängig – die Auftraggeber der öffentlichen Hand und des Bundes erhalten die XRechnung (eine reine XML-Datei). Für alle B2B-Rechnungsempfänger empfiehlt sich das hybride ZUGFeRD-Format ab Version 2.1.1 (eine PDF-Datei mit XML-Datenanhang). Wobei natürlich auch B2C-Kunden eine ZUGFeRD-Rechnung erhalten können – die PDF-Darstellung kein jeder Empfänger ohne Hürden lesen.

Es gibt einige Datenfelder in den Grundeinstellungen des ProSonata Systems, die vollständig und korrekt ausgefüllt sein müssen, damit die Daten im XML-Teil einer E-Rechnung eine valide ZUGFeRD-Rechnung ergeben. Gleiche daher am besten die nachfolgenden Punkte mit den Einstellungen in deinem ProSonata-Account ab.

Für die Erstellung einer XRechnung haben wir eine separate Hilfeseite erstellt. Ergänzend gibt es weitergehende allgemeine Informationen zu beiden Formaten. Auf einer weiteren Hilfeseite stellen wir die Abbildung der Felder der EN16931 in ProSonata vor.

Alles beginnt in der ProSonata Faktura mit der Erstellung einer »ganz normalen« Rechnung. Füge darin die Positionen mit deinen erbrachten Leistungen auf den bekannten Wegen ein.

In den Details der Rechnung muss der PDF-Standard »PDF/A ZUGFeRD 2.1.1 – 2.4 (PDF mit XML)« gewählt werden. Diese Einstellung kannst du für alle zukünftigen Rechnungen auch zentral in den > System > Grundeinstellungen > Reiter »PDF-Optionen« setzen. Bei Bedarf lässt sich eine andere Einstellung pro Kunde (> Adresse der Firma) definieren.

Du erhältst wie gehabt mit den Buttons »PDF« bzw. »PDF Brief« das PDF – entweder öffnet es sich direkt im Browser oder du erhältst es als Download und nutzt einen PDF-Viewer (z.B. Adobe® Acrobat® Reader). Wichtig: Der sichtbare Teil des PDFs unterscheidet sich nicht zu einer »normalen« PDF-Rechnung – du findest aber zusätzlich die XML-Daten als Anhang im PDF. Manche PDF-Viewer, wie die Apple® macOS Vorschau oder der Google® Chrome Browser, zeigen PDF-Anhänge aktuell (Stand 10/2024) aber nicht an! Verwende daher am besten z.B. den Adobe® Acrobat® Reader oder den Mozilla® Firefox Browser, wenn du den eingebetteten Anhang sehen möchtest. Mit einem E-Rechnungs-Viewer, wie dem Open-Source-Tool Quba, siehst du auch gleich die XML-Daten menschlich lesbar extrahiert.

Der Mailversand der ZUGFeRD ERechnung kann selbstverständlich auch direkt aus ProSonata erfolgen – so, wie du es von allen PDF-Rechnungen kennst. Der einbettete XML Datenteil bleibt dabei immer im PDF erhalten.

Es gibt erforderliche Felder, die ausgefüllt sein müssen, die wir im Folgenden aufzeigen möchten:

• In den > System > Grundeinstellungen > Reiter »Basisdaten«:
  • Die allgemeinen »Stammdaten« deiner Firma sollten bereits mit der Firmierung und Adresse komplett ausgefüllt sein.
  • Die »erweiterten Stammdaten« müssen den Ländercode (z.B. DE, AT oder CH) enthalten. Eine Kontaktperson, eine zentrale Telefonnummer und E-Mail-Adresse sind optional. Die Angabe einer PEPPOL-ID ist nicht notwendig (sie wird nur bei der XRechnung verwendet).
• In den > System > Grundeinstellungen > Reiter »Rechnungswesen«:
  • Die Bankverbindung mit IBAN und BIC und die USt. ID-Nr. müssen ausgefüllt sein. *
  • Falls SEPA-Lastschriften durchgeführt werden, muss die »Gläubiger-ID« eingetragen sein.
• In den > System > Grundeinstellungen > Reiter »PDF-Optionen«:
  • Die optionalen »Seitenfußangaben« (3 Spalten) mit weiteren Firmenangaben (z.B. Handelsregistereintrag etc.) werden im XML eingefügt. Auch Kunden mit einem individuell angepassten PDF-Template sollten diese Felder verwenden, um alle relevanten Firmenangaben zu übermitteln.
• Bei der Adresse des Kunden:
  • Die Firmierung inklusive der postalischen Adresse muss ausgefüllt sein. Der Länder-Code (z.B. DE, AT oder CH) und das Land müssen nur ausgefüllt werden, wenn der Sitz des Kunden nicht im Land des Rechnungsstellers liegt. Für ein möglichst einfaches Handling übernimmt ProSonata bei inländischen Kunden automatisch den Ländercode, der in den eigenen erweiterten Stammdaten eingetragen ist, als Ländercode für den Kunden.
  • Gibt es eine Lieferantennummer bei dem Kunden, kann diese im vorgesehenen Feld eingetragen werden. Auch eine vorhandene DUNS- oder GLN-Nummer werden im XML eingefügt.
• Die Rechnung selbst kann weitere Informationen enthalten:
  • Die Bestellnummer und eine Vertragsnummer können in den Rechnungsdetails in den entsprechenden Feldern ergänzt werden.
• Weitere wichtige Daten, wie die Rechnungsnummer, Positionen/Leistungen, Beträge oder der Leistungszeitraum, werden anhand der Rechnungsdaten automatisch in den XML-Teil der ZUGFeRD-Rechnung eingefügt. Der Abbindertext wird innerhalb der Datenfelder der XML zu den »Zahlungsbedingungen« und der Introtext als Anmerkung ergänzt.

*) Solltest du keine Umsatzsteuer ID-Nr., sondern nur eine lokale Steuernummer deines Finanzamts besitzen, reicht diese als eindeutige Lieferantenkennung in E-Rechnungen nicht aus. Es müsste dann entweder eine Lieferantennummer (die du bei deinem Kunden hast, > Adresse des Kunden) oder eine globale DUNS bzw. GLN-Nummer (> System > Grundeinstellungen > erweiterte Stammdaten) vorhanden und eingetragen sein. Die einfachste Lösung ist meist, eine USt. ID-Nr. beim Bundeszentralamt für Steuern zu beantragen.

Manche Empfänger von E-Rechnungen erwarten noch ergänzende Belege als rechnungsbegründende Unterlagen. Diese dürfen bei Großkunden/Konzernen meist nicht einfach als weitere Dateianhänge in der E-Mail mitgesendet werden, sondern müssen im PDF eingefügt/einbettet sein.

ProSonata bietet die Möglichkeit, bei der Bearbeitung einer ZUGFeRD-Rechnung weitere Dateien in eine Dokument-Zwischenablage hochzuladen, die dann bei der Speicherung oder dem Mailversand der Rechnung als Anhänge in der PDF/A-3-Datei eingebettet werden. Laut Spezifikation ist hierbei eine begrenzte Auswahl von Dateitypen erlaubt (z.B. PDF, CSV, XLSX). ProSonata bettet automatisch nur die erlaubten Dateitypen ein.

Die erstellte Rechnung wird in der Regel per E-Mail an die gewünschte Adresse gesendet. Diese digitale Rechnungsdatei muss für die ordnungsgemäße Buchführung gemäß GoBD auch digital aufbewahrt und unveränderlich archiviert werden. Hierfür empfiehlt sich ein separates Archivsystem bzw. der Export der Belege in die nachgelagerte Buchhaltung (z.B. DATEV Unternehmen online). Selbstverständlich bleibt auch innerhalb der ProSonata Software der Zugriff auf die Rechnungsdaten dauerhaft verfügbar.

Kontaktiere uns, falls du weitere Fragen zur Umsetzung der ZUGFeRD ERechnungen in ProSonata hast.