e-Rechnung korrekt vorbereiten

Tipps zur Erstellung einer ZUGFeRD eRechnung in der ProSonata Faktura

Was Agenturen und Dienstleister bei der Erstellung von e-Rechnungen an B2B-Kunden beachten müssen.

ProSonata-Benutzer können entspannt der ab 01.01.2025 kommenden Pflicht der e-Rechnungen entgegensehen. Die Formate ZUGFeRD (bzw. Factur-X) und XRechnung, welche beide die geforderte EU-Norm 16931 erfüllen, sind bereits lange in der Agentursoftware integriert.

Welches Format zum Einsatz kommt, bleibt voraussichtlich auch in der Zukunft vom Empfänger abhängig – die Auftraggeber der öffentlichen Hand und des Bundes erhalten die XRechnung (eine reine XML-Datei). Für alle B2B-Rechnungsempfänger empfiehlt sich das hybride ZUGFeRD-Format ab Version 2.1.1 bzw. 2.2 (eine PDF-Datei mit XML-Datenanhang). Wobei natürlich auch B2C-Kunden eine ZUGFeRD-Rechnung erhalten können.

Es gibt einige Datenfelder in den Grundeinstellungen des ProSonata Systems, die vollständig und korrekt ausgefüllt sein müssen, damit die Daten im XML-Teil einer e-Rechnung eine valide ZUGFeRD-Rechnung ergeben. Gleichen Sie daher am besten die nachfolgenden Punkte mit den Einstellungen in Ihrem ProSonata-Account ab.

Für die Erstellung einer XRechnung haben wir eine separate Hilfeseite erstellt. Ergänzend gibt es weitergehende allgemeine Informationen zu beiden Formaten.

Einstellungen für eine ZUGFeRD e-Rechnung

Alles beginnt in der ProSonata Faktura mit der Erstellung einer »ganz normalen« Rechnung. Fügen Sie darin die Positionen mit Ihren erbrachten Leistungen auf den bekannten Wegen ein.

In den Details der Rechnung muss der PDF-Standard »PDF/A ZUGFeRD 2.1.1/2.2 (PDF mit XML)« gewählt werden. Diese Einstellung können Sie für alle zukünftigen Rechnungen auch zentral in den > System > Grundeinstellungen > Reiter »PDF-Optionen« setzen. Bei Bedarf lässt sich eine andere Einstellung pro Kunde (> Adresse der Firma) definieren.

Sie erhalten wie gehabt mit den Buttons »PDF« bzw. »PDF Brief« das PDF – entweder öffnet es sich direkt im Browser oder Sie erhalten es als Download und nutzen einen PDF-Viewer (z.B. Adobe® Acrobat® Reader). Wichtig: Der sichtbare Teil des PDFs unterscheidet sich nicht zu einer »normalen« PDF-Rechnung – Sie finden aber zusätzlich die XML-Daten als Anhang im PDF. Manche PDF-Viewer, wie die Apple® macOS Vorschau oder der Google® Chrome Browser, zeigen PDF-Anhänge aktuell (Stand 10/2024) aber nicht an! Verwenden Sie daher am besten z.B. den Adobe® Acrobat® Reader oder den Mozilla® Firefox Browser, wenn Sie den eingebetteten Anhang sehen möchten. Mit einem e-Rechnungs-Viewer, wie dem Open-Source-Tool Quba, sehen Sie auch gleich die XML-Daten menschlich lesbar extrahiert.

Der Mailversand der ZUGFeRD eRechnung kann selbstverständlich auch direkt aus ProSonata erfolgen – so, wie Sie es von allen PDF-Rechnungen kennen. Der einbettete XML Datenteil bleibt dabei immer im PDF erhalten.

Wichtige Felder der ZUGFeRD e-Rechnungen

Es gibt erforderliche Felder, die ausgefüllt sein müssen, die wir im Folgenden aufzeigen möchten:

  • In den > System > Grundeinstellungen > Reiter »Basisdaten«:
    • Die allgemeinen »Stammdaten« Ihrer Firma sollten bereits mit der Firmierung und Adresse komplett ausgefüllt sein.
    • Die »erweiterten Stammdaten« müssen den Ländercode (z.B. DE, AT oder CH) enthalten. Eine Kontaktperson, eine zentrale Telefonnummer und E-Mail-Adresse sind optional.
  • In den > System > Grundeinstellungen > Reiter »Finanzdaten«:
    • Die Bankverbindung mit IBAN und BIC muss und die USt. ID-Nr. (falls vorhanden) kann ausgefüllt sein.
    • Falls Sie SEPA-Lastschriften durchführen, muss die »Gläubiger-ID« eingetragen sein.
  • In den > System > Grundeinstellungen > Reiter »PDF-Optionen«:
    • Die optionalen »Seitenfußangaben« (3 Spalten) mit weiteren Firmenangaben (z.B. Handelsregistereintrag etc.) werden im XML eingefügt. Auch Kunden mit einem individuell angepassten PDF-Template sollten diese Felder verwenden, um alle relevanten Firmenangaben zu übermitteln.
  • Bei der Adresse des Kunden:
    • Die Firmierung inklusive der postalischen Adresse muss ausgefüllt sein. Der Länder-Code (z.B. DE, AT oder CH) muss ausgefüllt werden, wenn der Sitz des Kunden nicht im Land des Rechnungsstellers liegt.
    • Haben Sie eine Lieferantennummer bei dem Kunden, können Sie diese im vorgesehenen Feld eintragen. Auch eine vorhandene DUNS- oder GLN-Nummer werden im XML eingefügt.
  • Die Rechnung selbst kann weitere Informationen enthalten:
    • Die Bestellnummer kann in den Rechnungsdetails im entsprechenden Feld ergänzt werden.
    • Sollten Sie eine Vertragsnummer erfassen müssen, können wir hierfür weitere Freifelder in Ihrem ProSonata-Account aktivieren.
  • Weitere wichtige Daten, wie die Rechnungsnummer, Positionen/Leistungen, Beträge oder der Leistungszeitraum, werden anhand der Rechnungsdaten automatisch in den XML-Teil der ZUGFeRD-Rechnung eingefügt. Der Abbindertext wird innerhalb der Datenfelder der XML zu den »Zahlungsbedingungen« und der Introtext als Anmerkung ergänzt.

Archivierung der Rechnungsdaten

Die erstellte Rechnung wird in der Regel per E-Mail an die gewünschte Adresse gesendet. Diese digitale Rechnungsdatei muss für die ordnungsgemäße Buchführung gemäß GoBD auch digital aufbewahrt und unveränderlich archiviert werden. Hierfür empfiehlt sich ein separates Archivsystem bzw. der Export der Belege in die nachgelagerte Buchhaltung (z.B. DATEV Unternehmen online). Selbstverständlich bleibt auch innerhalb der ProSonata Software der Zugriff auf die Rechnungsdaten dauerhaft verfügbar.

Kontaktieren Sie uns, falls Sie weitere Fragen zur Umsetzung der ZUGFeRD eRechnungen in ProSonata haben.