E-Rechnung korrekt vorbereiten
Was Agenturen und Dienstleister bei der Erstellung von E-Rechnungen an B2B-Kunden beachten müssen.
Die für E-Rechnungen erforderlichen Formate ZUGFeRD (bzw. Factur-X) und XRechnung, welche beide die EU-Norm 16931 erfüllen, sind bereits lange in der Agentursoftware integriert.
Welches Format zum Einsatz kommt, ist vom Empfänger abhängig – die Auftraggeber der öffentlichen Hand und des Bundes erhalten die XRechnung (eine reine XML-Datei). Für alle B2B-Rechnungsempfänger empfiehlt sich das hybride ZUGFeRD-Format ab Version 2.1.1 (eine PDF-Datei mit XML-Datenanhang). Wobei natürlich auch B2C-Kunden eine ZUGFeRD-Rechnung erhalten können – die PDF-Darstellung kein jeder Empfänger ohne Hürden lesen.
Es gibt einige Datenfelder in den Grundeinstellungen des ProSonata Systems, die vollständig und korrekt ausgefüllt sein müssen, damit die Daten im XML-Teil einer E-Rechnung eine valide ZUGFeRD-Rechnung ergeben. Gleichen Sie daher am besten die nachfolgenden Punkte mit den Einstellungen in Ihrem ProSonata-Account ab.
Für die Erstellung einer XRechnung haben wir eine separate Hilfeseite erstellt. Ergänzend gibt es weitergehende allgemeine Informationen zu beiden Formaten.
Alles beginnt in der ProSonata Faktura mit der Erstellung einer »ganz normalen« Rechnung. Fügen Sie darin die Positionen mit Ihren erbrachten Leistungen auf den bekannten Wegen ein.
In den Details der Rechnung muss der PDF-Standard »PDF/A ZUGFeRD 2.1.1 – 2.3 (PDF mit XML)« gewählt werden. Diese Einstellung können Sie für alle zukünftigen Rechnungen auch zentral in den > System > Grundeinstellungen > Reiter »PDF-Optionen« setzen. Bei Bedarf lässt sich eine andere Einstellung pro Kunde (> Adresse der Firma) definieren.
Sie erhalten wie gehabt mit den Buttons »PDF« bzw. »PDF Brief« das PDF – entweder öffnet es sich direkt im Browser oder Sie erhalten es als Download und nutzen einen PDF-Viewer (z.B. Adobe® Acrobat® Reader). Wichtig: Der sichtbare Teil des PDFs unterscheidet sich nicht zu einer »normalen« PDF-Rechnung – Sie finden aber zusätzlich die XML-Daten als Anhang im PDF. Manche PDF-Viewer, wie die Apple® macOS Vorschau oder der Google® Chrome Browser, zeigen PDF-Anhänge aktuell (Stand 10/2024) aber nicht an! Verwenden Sie daher am besten z.B. den Adobe® Acrobat® Reader oder den Mozilla® Firefox Browser, wenn Sie den eingebetteten Anhang sehen möchten. Mit einem E-Rechnungs-Viewer, wie dem Open-Source-Tool Quba, sehen Sie auch gleich die XML-Daten menschlich lesbar extrahiert.
Der Mailversand der ZUGFeRD ERechnung kann selbstverständlich auch direkt aus ProSonata erfolgen – so, wie Sie es von allen PDF-Rechnungen kennen. Der einbettete XML Datenteil bleibt dabei immer im PDF erhalten.
Es gibt erforderliche Felder, die ausgefüllt sein müssen, die wir im Folgenden aufzeigen möchten:
*) Sollten Sie keine Umsatzsteuer ID-Nr., sondern nur eine lokale Steuernummer Ihres Finanzamts besitzen, reicht diese als eindeutige Lieferantenkennung in E-Rechnungen nicht aus. Es müsste dann entweder eine Lieferantennummer (die Sie bei Ihrem Kunden haben, > Adresse des Kunden) oder eine globale DUNS bzw. GLN-Nummer (> System > Grundeinstellungen > erweiterte Stammdaten) vorhanden und eingetragen sein. Die einfachste Lösung ist meist, eine USt. ID-Nr. beim Bundeszentralamt für Steuern zu beantragen.
Manche Empfänger von E-Rechnungen erwarten noch ergänzende Belege als rechnungsbegründende Unterlagen. Diese dürfen bei Großkunden/Konzernen meist nicht einfach als weitere Dateianhänge in der E-Mail mitgesendet werden, sondern müssen im PDF eingefügt/einbettet sein.
ProSonata bietet die Möglichkeit, bei der Bearbeitung einer ZUGFeRD-Rechnung weitere Dateien in eine Dokument-Zwischenablage hochzuladen, die dann bei der Speicherung oder dem Mailversand der Rechnung als Anhänge in der PDF/A-3-Datei eingebettet werden. Laut Spezifikation ist hierbei eine begrenzte Auswahl von Dateitypen erlaubt (z.B. PDF, CSV, XLSX). ProSonata bettet automatisch nur die erlaubten Dateitypen ein.
Die erstellte Rechnung wird in der Regel per E-Mail an die gewünschte Adresse gesendet. Diese digitale Rechnungsdatei muss für die ordnungsgemäße Buchführung gemäß GoBD auch digital aufbewahrt und unveränderlich archiviert werden. Hierfür empfiehlt sich ein separates Archivsystem bzw. der Export der Belege in die nachgelagerte Buchhaltung (z.B. DATEV Unternehmen online). Selbstverständlich bleibt auch innerhalb der ProSonata Software der Zugriff auf die Rechnungsdaten dauerhaft verfügbar.
Kontaktieren Sie uns, falls Sie weitere Fragen zur Umsetzung der ZUGFeRD ERechnungen in ProSonata haben.
