Cloud Rechnungsprogramm
Mit der online Faktura Lösung für Werbeagenturen und Dienstleister Umsätze generieren.
Die Faktura ist neben den Projekten der zweite Kernbereich der Agentursoftware. Sie bietet bereits in der Basisversion alle relevanten Funktionen für Selbstständige, Agenturen und projektbasiert arbeitende Kleinunternehmen (KMU) als Rechnungsprogramm online im Browser.
Sie können Angebote, Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Mahnungen und optional Lieferscheine erstellen. ProSonata eignet sich daher ideal als Abrechnungsprogramm für Werbeagenturen, aber generell auch für Dienstleister anderer Branchen, wie Berater, Ingenieure oder Entwickler.
In der Faktura werden die erstellten Dokumente den Projekten zugeordnet. Hierdurch bleibt die Übersicht bei vielen laufenden Aufträgen stets gewahrt: In den Listenansichten steht immer auch das zugehörige Projekt. Und man sieht in der »Projektauswertung« eines Projekts alle zugeordneten Dokumente.
Dabei ist die ProSonata Faktura für Großes gerüstet: Es sind beliebig viele Angebote und Rechnungen zu einem Projekt erstellbar. Und die Dokumente können sowohl in deutscher als auch englischer Sprache erstellt werden.
Das System generiert PDFs (z.B. e-Rechnungen), die Sie aus dem System per E-Mail versenden können oder die »klassisch« für den Versand per Post ausdruckbar sind. Der E-Mail können Sie weitere Dateianhänge beifügen, wie z.B. Ihre AGB oder zum Projekt gehörige Dokumentationen.
Das Design der ausgegebenen Dokumente ist anpassbar: So ist ein eigenes Logo oder ein kompletter Briefbogen als Seitenhintergrund einstellbar. Außerdem können die Schriftart und Seitenränder geändert und die Firmendaten im Seitenfuß eingetragen werden. Sollten diese Möglichkeiten nicht ausreichen, bieten wir über das Basispaket hinaus gerne weiterführende individuelle Anpassungen entsprechend Ihres Corporate Design an.
Die Faktura
Mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben in Ihrer Agentur.
Der erste Schritt eines Kundenprojekts ist meist die Erstellung eines Angebots. Der Text Ihrer Leistungen wird dabei als Positionen mit dem Texteditor frei erfasst. Um den Aufwand hierbei zu reduzieren, können Sie Textbausteine als »Leistungsvorlagen« erstellen. Diese Textvorlagen stehen bei der Angebotsbearbeitung direkt zur Verfügung. Hierfür können Sie Ihre Vorlagen für Angebote sowohl in Deutsch als auch in Englisch anlegen.
Alternativ kann als Ausgangsbasis auch ein Angebot eines anderen Projekts kopiert und nach Bedarf bearbeitet werden. Oder Sie kopieren eine bereits vorhandene Rechnung als Vorlage für das Angebot.
Um den Aufwand für ähnliche, wiederkehrende Projekte zu reduzieren, können Sie auch Angebote zu Vorlagen machen: Diese sind in der Angebotsliste über eine Filterfunktionen schnell aufzufinden. Alternativ lassen sich auch komplette Projekte als Vorlagen markieren. Diese können dann in der Projektliste gefiltert und mitsamt aller Projektdaten (Aufgaben und Angebote) für neu anstehende Projekte kopiert werden.
Durch die Bindung an ein Projekt haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, den Aufwand für die Angebotserstellung als Projektzeiten zu erfassen. So ist auch der zeitliche Aufwand für »verlorene« bzw. nicht zustande gekommene Angebote und Projekte nachvollziehbar.
Gibt der Kunde sein »Ok« für ein Angebot, wird es vom Benutzer als »freigegeben« markiert. Damit erscheinen weitere Buttons, um bei Bedarf eine Auftragsbestätigung zu erstellen. Auch eine für den Kunden wichtige Bestellnummer des Auftrags ist hier erfassbar und wird beim Kopieren des Angebots als Rechnung automatisch übernommen.
Angebotserstellung
Zügige Abrechnung Ihrer Projekte bringt besseren Cashflow.
Der Rechnungsbereich entspricht weitergehend der Angebotserstellung. Für den Inhalt der Rechnungen heißt das: Es sind freie Texte oder Positionen über »Leistungsvorlagen« erstellbar. Oder Sie kopieren gleich ganze Angebote oder Rechnungen ähnlicher Projekte als Vorlage.
Gegenüber Angeboten bieten die Rechnungen aufgrund der rechtlichen Erfordernisse zwangsläufig weitere Möglichkeiten: Pflichtangaben, wie den Leistungszeitraum, aber auch Skonto-Angaben, befüllt ProSonata automatisch und können bei Bedarf noch geändert werden.
Für länger laufende Projekte sind Anzahlungsrechnungen, Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen (Endrechnungen) erstellbar.
Bei Zahlungseingang werden Rechnungen als »bezahlt« markiert. Nicht bezahlte Rechnungen erscheinen nach Ablauf des Zahlungsziels automatisch im Mahnwesen von ProSonata.
Rechnungen können Sie auch im ZUGFeRD- und XRechnung-Format erstellen. Dabei werden in den PDF/A-3-Dokumenten die Rechnungsdaten zusätzlich im XML-Format eingebettet. Diese Möglichkeit steht in allen Accounts unserer Agentursoftware ohne Zusatzkosten zur Verfügung. Falls Sie (noch) nicht genau wissen, was diese Formate genau bedeuten: alles Wissenswerte finden Sie auf unserer Seite zum Thema ZUGFeRD und XRechnung.
Für in einem regelmäßigen Intervall wiederkehrende Rechnungen ist der Bereich »Abo-Rechnungen« ideal. Ein klassisches Beispiel sind Hosting Rechnungen von Web-Agenturen. Dabei werden Sie von ProSonata automatisch an fällige Rechnungen erinnert und können mit nur einem Klick die neue Rechnung erstellen. Bei Bedarf sind in einem Schritt mehrere anliegende Abo-Rechnungen erstellbar – natürlich inklusive direktem E-Mail-Versand!
Es gibt weitergehende Informationen zur Erstellung von Rechnungen im Bereich Tipps & Hilfen.
Rechnungserstellung
Rechtzeitige Erinnerung für die »langsamen« Kunden.
ProSonata ist mehr als eine reine Rechnungssoftware. Sie profitieren auch vom integrierten Mahnwesen: Auf fällige Mahnungen aufgrund überschrittener Zahlungsfristen weist Sie die ProSonata Agentursoftware automatisch hin.
Die Erstellung einer Mahnung geschieht mit einem Klick und Sie können sie – so wie Angebote und Rechnungen – einfach als PDF exportieren bzw. ausdrucken oder direkt per E-Mail versenden.
Der fällige Rechnungsbetrag wird von ProSonata automatisch und auf Wunsch inklusive Mahngebühren und Verzugszinsen berechnet und eingefügt.
Der Text einer Mahnung ist bei Bedarf frei änderbar. Auf diesem Wege lässt sich eine Mahnung bei Kunden, die ansonsten zügig bezahlen, freundlicher gestalten und zur »Zahlungserinnerung« umbenennen.
Ein konsequenter Einsatz des Mahnwesens kann letztlich helfen, die Kunden auch zu »erziehen« – und am Ende nicht auf Forderungen verzichten zu müssen.
Mahnwesen
Erfassung der Ausgaben für eine umfassende Auswertung.
ProSonata ist nicht nur ein Programm zum Angebote und Rechnungen schreiben, sondern bietet auch die Möglichkeit, die zu einem Projekt anfallenden Eingangsrechnungen als Fremdkosten zu erfassen. Hierbei können sowohl Angebote als auch Rechnungen von Lieferanten berücksichtigt werden.
Die erfassten Daten können Sie in der Agentursoftware verwenden, um für jedes Ihrer Projekte eine übersichtliche Auswertung der Erlöse und Fremdkosten inklusive Berechnung des Rohertrags und des Deckungsbeitrags zu erhalten. Auch kundenübergreifend stehen die Daten in der globalen Analyse zur Verfügung.
Mit aktiviertem FTP(S)-Client steht optional auch der Upload von Dateien ( für Originaldateien, Scans oder Fotos der Belege) in diesem Bereich zur Verfügung.
Mit der Anbindung zu unserem Partner »GetMyInvoices«, einem deutschen Serviceanbieter, ist der gesamte Prozess der Eingangsrechnungsverwaltung automatisierbar. Rechnungsbelege werden von GetMyInvoices gesammelt, aus Postfächern importiert oder per Smartphone-App fotografiert. Die per OCR/KI oder ZUGFeRD erkannten Daten werden mit der ProSonata Inbox synchronisiert übertragen. Von dort sind sie inklusive Beleg dann schnell einem Projekt zugeordnet und importiert. Mehr dazu finden Sie auf der Seite der Integration.
Der Bereich Fremdkosten kann aber auch für Gemeinkosten (wie z.B. Mieten) genutzt werden, indem man hierfür interne Projekte anlegt. Die Ansicht dieser Kosten steht nur den Benutzergruppen »Verwaltung« , »Administrator« und »Fremdkostenerfasser« zur Verfügung. Die Analyse der Umsatzzahlen ermöglicht damit einen umfassenden Überblick über den Stand des Unternehmens.
Fremdkostenerfassung
SEPA XML-Dateien für das Banking erstellen.
Der Faktura-Bereich der Software bietet auch die Möglichkeit XML-Dateien für das Banking zu erzeugen. Für offene Ausgangsrechnungen, zu deren Empfänger ein SEPA-Lastschriftmandat vorliegt, können Sammellastschriften erstellt werden.
Für offene Eingangsrechnungen (Bereich Fremdkosten) sind Sammelüberweisungen generierbar. Diese müssen dazu nur den Bezahlstatus »Banküberweisung« erhalten.
Weitere Informationen finden Sie auf der Hilfeseite zum Thema SEPA XML.
SEPA XML-Dateien
Zur Übergabe an Ihren Steuerberater oder an eine FiBu-Software.
Die im Faktura Programm erfassten Daten der Ausgangsrechnungen und der Fremdkosten können zur Übergabe an eine Buchhaltungssoftware exportiert werden. Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus und übergeben Sie die erstellte Datei an Ihren Steuerberater.
ProSonata verwendet das »Datev-Format« (CSV-Datei), das in vielen Buchhaltungslösungen importiert werden kann. Als möglichst universelle Schnittstelle steht alternativ ein CSV/ASCII-Export zur Verfügung.
Beim Export werden den Buchungssätzen die Erlöskonten der Steuersätze und die hinterlegten Debitorenkonten und Kreditorenkonten automatisch zugeordnet. Rechnungen mit mehreren Steuersätzen werden in mehrere Buchungssätze aufgeteilt.
Die verschiedenen Konten können in den Systemeinstellungen bzw. bei den Adressen der Firmen konfiguriert werden. Für neue Firmen bzw. Adressen vergibt ProSonata automatisch bei Kunden die Konten 10000+ und bei Lieferanten die Konten 70000+. Die Zählung kann auch 6-stellig erfolgen.
FiBu-Export
Schneller Abgleich der offenen Rechnungen mit dem Bankkonto.
Exportieren Sie die Kontoauszüge bei Ihrer Bank im CSV-, Excel- oder CAMT.053-Format und importieren Sie die Transaktionen in ProSonata. Im nächsten Schritt können Sie die Zahlungen den Rechnungsdokumenten zuordnen und diese damit »bezahlt« markieren. Hierbei macht die Rechnungssoftware Vorschläge zu erkannten Übereinstimmungen.
Für zuverlässige Vorschläge werden die Beträge, die Rechnungsnummern und die End-zu-End-IDs der Transaktionen mit den offenen Rechnungsdokumenten verglichen. Neben dem automatischen Abgleich können Sie bei Bedarf die Dokumente den Buchungen frei zuordnen oder Zuordnungen wieder entfernen. Ein Panel liefert hierzu einen übersichtlichen Zugriff auf alle Rechnungsdokumente.
Mehr zu dem Modul erfahren Sie im Hilfebereich.
Funktionen des Erweiterungsmoduls
