Cloud Rechnungsprogramm
Mit der online Faktura Lösung für Werbeagenturen und Dienstleister Umsätze generieren.
Die Faktura ist neben den Projekten der zweite Kernbereich der Agentursoftware. Sie bietet bereits in der Basisversion alle relevanten Funktionen für Selbstständige, Agenturen und projektbasiert arbeitende Kleinunternehmen (KMU) als Rechnungsprogramm online im Browser.
Du kannst Angebote, Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Mahnungen und optional Lieferscheine erstellen. ProSonata eignet sich daher ideal als Abrechnungsprogramm für Werbeagenturen, aber generell auch für Dienstleister anderer Branchen, wie Berater, Ingenieure oder Entwickler.
In der Faktura werden die erstellten Dokumente den Projekten zugeordnet. Hierdurch ist die Übersicht bei vielen laufenden Aufträgen immer gegeben: In den Listenansichten steht auch das zugehörige Projekt. Und man sieht in der »Projektauswertung« eines Projekts alle zugeordneten Dokumente.
Dabei ist die ProSonata Faktura auch für den Bedarf großer Firmen gerüstet: Es sind beliebig viele Angebote und Rechnungen zu einem Projekt erstellbar. Und die Dokumente können sowohl in deutscher als auch englischer Sprache erstellt werden.
Das System generiert PDFs (auch E-Rechnungen), die du aus dem System per E-Mail versenden kannst oder die noch »klassisch« ausdruckbar sind. Der E-Mail können weitere Dateianhänge beigefügt werden, wie z.B. die AGBs oder zum Projekt gehörige Dokumentationen und Zeitübersichten. Alternativ sind diese auch in die E-Rechnungen integrierbar (ZUGFerD oder XRechnung, Einbetten als Anhang).
Das Design der ausgegebenen Dokumente ist anpassbar: So ist ein eigenes Logo oder ein kompletter Briefbogen als Seitenhintergrund einstellbar. Außerdem können die Schriftart und Seitenränder geändert und die Firmendaten im Seitenfuß eingetragen werden. Sollten diese Möglichkeiten nicht ausreichen, bieten wir über das Basispaket hinaus gerne weitergehende individuelle Anpassungen entsprechend deines Corporate Designs an.
Die Faktura
Mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben in deiner Agentur.
Der erste Schritt eines Kundenprojekts ist meist die Erstellung eines Angebots. Der Text deiner Leistungen wird dabei als Positionen mit dem Texteditor frei erfasst. Um den Aufwand hierbei zu reduzieren, kannst du Textbausteine als »Leistungsvorlagen« erstellen. Diese Textvorlagen stehen bei der Angebotsbearbeitung direkt zur Verfügung. Hierfür kannst du deine Vorlagen für Angebote sowohl in Deutsch als auch in Englisch anlegen.
Alternativ kann als Ausgangsbasis auch ein Angebot eines anderen Projekts kopiert und nach Bedarf bearbeitet werden. Oder du kopierst eine bereits vorhandene Rechnung als Vorlage für das Angebot.
Um den Aufwand für ähnliche, wiederkehrende Projekte zu reduzieren, kannst du auch Angebote zu Vorlagen machen: Diese sind in der Angebotsliste über eine Filterfunktion schnell aufzufinden. Alternativ lassen sich auch komplette Projekte als Vorlagen markieren. Diese können dann in der Projektliste gefiltert und mitsamt aller Projektdaten (Aufgaben und Angebote) für neu anstehende Projekte kopiert werden.
Durch die Bindung an ein Projekt haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, den Aufwand für die Angebotserstellung als Projektzeiten zu erfassen. So ist auch der zeitliche Aufwand für »verlorene« bzw. nicht zustande gekommene Angebote und Projekte nachvollziehbar.
Gibt der Kunde sein »Ok« für ein Angebot, wird es vom Benutzer als »freigegeben« markiert. Damit erscheinen weitere Buttons, um bei Bedarf eine Auftragsbestätigung zu erstellen. Auch eine für den Kunden wichtige Bestellnummer des Auftrags ist hier erfassbar und wird beim Kopieren des Angebots als Rechnung automatisch übernommen.
Angebotserstellung
Ready für die gesetzlichen Änderungen zu E-Rechnungen im B2B-Bereich.
Der Rechnungsbereich entspricht weitestgehend der Angebotserstellung. Für den Inhalt der Rechnungen heißt das: Es sind freie Texte oder Positionen über »Leistungsvorlagen« erstellbar. Oder du kopierst gleich ganze Angebote oder Rechnungen ähnlicher Projekte als Vorlage.
Gegenüber Angeboten bieten die Rechnungen aufgrund der rechtlichen Erfordernisse zwangsläufig weitere Möglichkeiten: Pflichtangaben, wie den Leistungszeitraum, aber auch Skonto-Angaben, befüllt ProSonata automatisch und können bei Bedarf noch geändert werden.
Für länger laufende Projekte sind Anzahlungsrechnungen, Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen (Endrechnungen) erstellbar.
Lege deine Rechnungen bei Bedarf zunächst im Entwurfsmodus an, um diese vorab abzustimmen. Durch Nutzung dieser Option können Rechnungen flexibel vorbereitet werden, ohne dass diese eine Rechnungsnummer erhalten. Mit einem Klick kann der Entwurf in eine Rechnung mit fortlaufender Rechnungsnummer umgewandelt werden.
Bei Zahlungseingang werden Rechnungen als »bezahlt« markiert. Nicht bezahlte Rechnungen erscheinen nach Ablauf des Zahlungsziels automatisch im Mahnwesen von ProSonata.
Rechnungen kannst du im ZUGFeRD- und XRechnung-Format erstellen – den seit 01.01.2025 gültigen Formaten für E-Rechnungen im B2B- bzw. B2G-Bereich. Dabei werden in den PDF/A-3-Dokumenten die Rechnungsdaten zusätzlich im XML-Format eingebettet. Falls du (noch) nicht genau weißt, was diese Formate bedeuten: alles Wissenswerte findest du auf unserer Seite zum Thema ZUGFeRD und XRechnung.
Für in einem regelmäßigen Intervall wiederkehrende Rechnungen ist der Bereich »Abo-Rechnungen« ideal. Ein klassisches Beispiel sind Hosting Rechnungen von Web-Agenturen. Dabei wirst du von ProSonata automatisch an fällige Rechnungen erinnert und kannst mit nur einem Klick die neue Rechnung erstellen. Bei Bedarf sind in einem Schritt mehrere anliegende Abo-Rechnungen erstellbar – natürlich inklusive direktem E-Mail-Versand!
Es gibt weitergehende Informationen zur Erstellung von Rechnungen im Bereich Tipps & Hilfen.
Rechnungserstellung
Rechtzeitige Erinnerung für die »langsamen« Kunden.
ProSonata ist mehr als eine reine Rechnungssoftware. Du profitierst auch vom integrierten Mahnwesen: Auf fällige Mahnungen aufgrund überschrittener Zahlungsfristen weist dich die ProSonata Agentursoftware automatisch hin.
Die Erstellung einer Mahnung geschieht mit einem Klick und du kannst sie – so wie Angebote und Rechnungen – einfach als PDF exportieren bzw. ausdrucken oder direkt per E-Mail versenden.
Der fällige Rechnungsbetrag wird von ProSonata automatisch und auf Wunsch inklusive Mahngebühren und Verzugszinsen berechnet und eingefügt.
Der Text einer Mahnung ist bei Bedarf frei änderbar. Auf diesem Wege lässt sich eine Mahnung bei Kunden, die ansonsten zügig bezahlen, freundlicher gestalten und zur »Zahlungserinnerung« umbenennen.
Ein konsequenter Einsatz des Mahnwesens kann letztlich helfen, die Kunden auch zu »erziehen« – und am Ende nicht auf Forderungen verzichten zu müssen.
Mahnwesen
Schnelle Erfassung der Ausgaben für eine umfassende Auswertung.
ProSonata ist nicht nur ein Programm zum Angebote und Rechnungen schreiben, sondern bietet auch die Möglichkeit, Eingangsrechnungen als Fremdkosten zu erfassen und diese den Projekten zuzuordnen. Hierbei können mittels KI-Unterstützung die Rechnungsdaten ausgelesen und übernommen werden. Und auch die Belege von E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD (Factur-X) und XRechnung können hochgeladen und ausgelesen werden.
Die erfassten Daten stehen in der Agentursoftware zur Verfügung, um für jedes deiner Projekte eine übersichtliche Auswertung der Erlöse und Fremdkosten inklusive Berechnung des Rohertrags und des Deckungsbeitrags zu erhalten. Auch kundenübergreifend stehen die Daten in den globalen Analysen zur Verfügung.
Hochgeladene Belege der Fremdkostenrechnungen können im FiBu-Export für die Buchhaltung (z.B. »DATEV Unternehmen online«) exportiert werden. Mit aktiviertem FTP(S)-Client steht eine dauerhafte Ablage für die Dateien auf deinem Webspace zur Verfügung.
Du kannst optional eine E-Mail-Adresse für den Empfang von E-Mails mit Eingangsrechnungen einrichten. Damit sind die Anhänge der eingehenden E-Mails einfach und schnell als Fremdkostenrechnungen verarbeitbar. In Kombination mit der möglichen KI-Datenextraktion beschleunigst du so die Rechnungserfassung in ProSonata deutlich! Mehr dazu erfährst du auf der Hilfeseite zum Thema.
Alternativ bieten wir die Anbindung zu unserem Partner »GetMyInvoices«, einem deutschen Serviceanbieter. Mit dem Dienst ist der Prozess der Eingangsrechnungsverwaltung weitergehend automatisierbar: Rechnungsbelege werden von GetMyInvoices aus einer Vielzahl von Portalen gesammelt, aus Postfächern importiert oder per Smartphone-App fotografiert. Die per OCR/KI oder ZUGFeRD erkannten Daten werden mit der ProSonata Inbox synchronisiert übertragen. Von dort sind sie inklusive Beleg dann schnell einem Projekt zugeordnet und importiert. Mehr dazu findst du auf der Seite der Integration.
Der Bereich Fremdkosten kann aber auch für Gemeinkosten (wie z.B. Mieten) genutzt werden, indem man hierfür interne Projekte anlegt. Die Ansicht dieser Kosten steht nur den Benutzergruppen »Verwaltung« , »Administrator« und »Fremdkostenerfasser« zur Verfügung. Die Analyse der Umsatzzahlen ermöglicht damit einen umfassenden Überblick über den Stand des Unternehmens.
Fremdkostenerfassung
SEPA XML-Dateien für das Banking erstellen.
Der Faktura-Bereich der Software bietet auch die Möglichkeit XML-Dateien für das Banking zu erzeugen. Für offene Ausgangsrechnungen, zu deren Empfänger ein SEPA-Lastschriftmandat vorliegt, können Sammellastschriften erstellt werden.
Für offene Eingangsrechnungen (Bereich Fremdkosten) sind Sammelüberweisungen generierbar. Diese müssen dazu nur den Bezahlstatus »Banküberweisung« erhalten.
Weitere Informationen findest du auf der Hilfeseite zum Thema SEPA XML.
SEPA XML-Dateien
Zur Übergabe an deinen Steuerberater oder an eine FiBu-Software.
Die im Faktura Programm erfassten Daten der Ausgangsrechnungen und der Fremdkosten können zur Übergabe an eine Buchhaltungssoftware exportiert werden. Wähle den gewünschten Zeitraum aus und übergebe die erstellte Datei an deinen Steuerberater.
ProSonata verwendet das »DATEV-Format« (CSV-Datei, optional mit Belegen), das in vielen Buchhaltungslösungen importiert werden kann. Alternativ steht auch die »DATEV XML-Schnittstelle« zur Verfügung. Auch diese kann optional Belegdateien übergeben, für »DATEV Unternehmen online« steht hierzu die App »DATEV Belegtransfer« zur Verfügung. Als weitere universelle Schnittstelle bietet ProSonata auch einen einfachen CSV/ASCII-Export.
Beim Export werden den Buchungssätzen die Erlöskonten der Steuersätze und die hinterlegten Debitorenkonten und Kreditorenkonten automatisch zugeordnet. Rechnungen mit mehreren Steuersätzen werden in mehrere Buchungssätze aufgeteilt.
Die verschiedenen Konten können in den Systemeinstellungen bzw. bei den Adressen der Firmen konfiguriert werden. Für neue Firmen bzw. Adressen vergibt ProSonata automatisch bei Kunden die Konten 10000+ und bei Lieferanten die Konten 70000+. Die Zählung kann auch 6-stellig erfolgen.
FiBu-Export
Schneller Abgleich der offenen Rechnungen mit dem Bankkonto.
Exportiere die Kontoauszüge bei deiner Bank im CSV-, Excel- oder CAMT.053-Format und importiere die Transaktionen in ProSonata. Im nächsten Schritt kannst du die Zahlungen den Rechnungsdokumenten zuordnen und diese damit »bezahlt« markieren. Hierbei macht die Rechnungssoftware Vorschläge zu erkannten Übereinstimmungen.
Für zuverlässige Vorschläge werden die Beträge, die Rechnungsnummern und die End-zu-End-IDs der Transaktionen mit den offenen Rechnungsdokumenten verglichen. Neben dem automatischen Abgleich kannst du bei Bedarf die Dokumente den Buchungen frei zuordnen oder Zuordnungen wieder entfernen. Ein Panel liefert hierzu einen übersichtlichen Zugriff auf alle Rechnungsdokumente.
Mehr zu dem Modul erfährst du im Hilfebereich.
Funktionen des Erweiterungsmoduls
