Kontakte und Benutzer

Kontakte und Benutzer zentral in der Software verwalten

Kunden und Lieferanten organisieren und Mitarbeiter als Benutzer anlegen.

Kontakte und Benutzer verwalten

Die Kontaktverwaltung der Projektsoftware und Faktura hilft Agenturen und Dienstleistern auch bei der zentralen Erfassung und Organisation ihrer Firmenkontakte. Dabei ist ProSonata sehr flexibel: Es können beliebige viele Firmen, Adressen und Ansprechpartner im System angelegt werden. Diese Daten sind die Basis für alle übrigen Programmbereiche.

Die Mitarbeiter richten Sie als Benutzer in der Software ein. Dabei wird jeder Benutzer einer Rechtegruppe zugeordnet – damit Mitarbeiter nur das einsehen und bearbeiten können, was notwendig und gewünscht ist.

Die Kontakte & Benutzer

  • flexibel Firmen/Gruppen, Adresse und Ansprechpartner anlegen
  • Mitarbeiter als Benutzer mit verschiedenen Rechtestufen einrichten

Kontaktverwaltung

Gute Organisation Ihrer Kunden, Lieferanten und sonstigen Kontakte.

Gerade große Firmenkunden erfordern das Anlegen mehrerer Adressen für verschiedene Standorte oder separate Rechnungsadressen. Oft gibt es auf Kundenseite außerdem eine größere Anzahl von Ansprechpartnern, die später flexibel den Projekten, Angeboten und Rechnungen zugeordnet werden sollen.

All das ist mit ProSonata darstellbar und spiegelt sich in der Kontaktverwaltung mit den separaten Bereichen »Firmen/Gruppen«, »Adressen« und »Ansprechpartner« wider. Es lassen sich beliebig viele Einträge zu einer Firma in den Unterbereichen erstellen, wobei die Detailansicht einer Firma jederzeit einen kompletten Überblick über alle zugeordneten Adressen und Ansprechpartner bietet.

mehr erfahren

Auch die Lieferanten und sonstigen Kontakte werden in ProSonata angelegt und verwaltet. Damit stehen sie Ihnen unter anderem auch zur Zuordnung bei der Fremdkostenerfassung (Eingangsrechnungen) zur Verfügung. Für eine optimale Übersicht lassen sich die Adressen der Lieferantenkontakte auch in Firmengruppen organisieren.

Beim Start mit der Projektsoftware können Sie Ihre vorhandenen Kontaktdaten über einen halbautomatischen Assistenten importieren – Basis ist eine Excel- bzw. CSV-Datei, die wir als Vorlage zur Verfügung stellen. Für Exporte steht wiederum das CSV- und Excel-Format in den einzelnen Programmbereichen zur Verfügung. In Kombination mit den frei definierbaren Filtern und »Tags« der Kontakte ist zum Beispiel die einfache Erstellung und der Export einer Empfängerliste für einen Newsletterversand möglich.

Ergänzend bietet auch die ProSonata API bei vorhandenem Programmier-Know-how Zugriff auf die Kontaktdaten. Alle Informationen stehen auf diesem Weg in Ihren selbst entwickelten Apps per REST-API zur Verfügung.

Kontaktverwaltung

  • beliebig viele Firmen, Adressen und Ansprechpartner anlegen
  • Kunden, Lieferanten und sonstige Kontakte
  • freie definierbare Tags für Firmen und Adressen verwenden
  • Filter für Ansprechpartner einrichten

Benutzerverwaltung

Legen Sie Ihre Mitarbeiter als Benutzer an und vergeben Sie die Rechte.

Ihre Mitarbeiter sind die »Benutzer« im System. Bei der Buchung des ProSonata-Pakets bestimmen Sie, wie viele Benutzer in Ihrem Account maximal verfügbar sind. Selbstverständlich können Sie das Paket jederzeit erweitern und (quartalsweise) wieder verkleinern – ganz nach Ihren Bedürfnissen!

Es stehen vordefinierte Benutzergruppen zur Verfügung und jeder Benutzer wird einer dieser Gruppen zugeordnet. Je nach Rechtegruppe können Administratoren ggf. noch weitere Einzelrechte pro Benutzer vergeben.

mehr erfahren

Die einzelnen Stufen der Benutzerrechte reichen von der Gruppe »Zeiterfasser 1«, die nur die ihnen zugeordneten Projekte, deren Zeiten und Aufgaben sehen, bis zu »Administratoren«, die Vollzugriff auf alle Programmbereiche besitzen und im Zweifel auch Daten (z.B. Projektzeiteinträge) anderer Benutzer verändern bzw. korrigieren können.

Die übrigen Rechtegruppen bieten in Zwischenschritten mehr Einblicke in die einzelnen Programmbereiche und bieten für den Alltag kleinerer und mittlerer Unternehmen eine optimale und produktive Zusammenarbeit im Team.

Bei der Verwendung der Arbeitszeiterfassung werden pro Mitarbeiter die Arbeitszeiten der einzelnen Wochentage und die zustehenden Urlaubstage für die Urlaubsverwaltung hinterlegt. Jeder Benutzer erfasst täglich die Arbeitszeit, aber und auch die Urlaube, Feiertage, Krankheit etc. Damit ist durch das System ein Abgleich der Soll- und Ist-Stunden möglich. Eine Jahresübersicht bietet jedem Mitarbeiter sowie den Administratoren in der »Analyse« einen aktuellen Überblick über die erfassten Arbeitstage.

Dabei ist das Führen eines Arbeitszeitkontos ebenfalls möglich, sodass die Über- oder Unterstunden im Blick bleiben und ab- bzw. aufgebaut werden können.

Jedem Benutzer wird ein interner und extern berechneter Stundensatz hinterlegt. Die Daten werden in den weiteren Programmbereich für Analysen und Kostenberechnungen verwendet. Mehr zur Konfiguration der Stundensätze erfahren Sie im Hilfebereich.

Benutzerverwaltung

  • Anlegen der Mitarbeiter als Benutzer
  • Zuweisung einer Benutzergruppe (= Rechtestufe)
  • festlegen der Stundensätze, Arbeitszeiten, Urlaubstage etc.