Integrationen
Rechnungsmanagement mit zentralem Rechnungseingang und automatischer Übergabe an ProSonata.
GetMyInvoices ist eine Rechnungsmanagement-Software aus Deutschland. Auch die Datenhaltung erfolgt auf Servern in Deutschland. GetMyInvoices ruft Rechnungen aus Tausenden Quellen ab. Zusätzlich können Rechnungen an ein eigenes E-Mail-Postfach gesendet oder über eine Scan-App erfasst werden. Somit befinden sich sämtliche Belege an einem Ort und lassen sich automatisiert an ProSonata oder den Steuerberater senden. Was genau wohin übertragen werden soll, definiert der Benutzer über Synchronisationen.
Der Einsatz der Lösung lohnt sich auf jeden Fall, wenn du monatlich eine größere Anzahl von Eingangsrechnungen erhälst. Mit GetMyInvoices reduziert sich der Zeitaufwand für die regelmäßige Sammlung und Übertragung aller Belege deutlich. In Kombination mit ProSonata ergibt sich ein optimaler Workflow: Die Daten und Dokumente können z.B. einfach parallel an den Steuerberater und zu unserer Agentursoftware übertragen werden. Und in ProSonata muss nur noch die Zuordnung zu den Projekten erfolgen.
Um beide Services optimal zu verbinden, empfehlen wir in ProSonata – falls nicht sowieso bereits geschehen – zur Dateiablage einen Webspace per FTP(S) in ProSonata einzurichten. Damit können Belegdateien zu Fremdkosten in das System hochgeladen werden. Mehr zur Einrichtung der Dateiablage findest du auf der Hilfeseite zum Thema.
Ferner benötigst du natürlich einen Account bei GetMyInvoices.com – für ein erstes »Schnuppern« reicht der kostenlose Testaccount aus.
Mit den nachfolgenden Schritten lassen sich beide Systeme verbinden:
1. Zunächst solltest du die Integration in ProSonata einrichten (hierzu ist ein ProSonata Admin-Zugang notwendig). Logge dich in ProSonata ein und gehe auf > System > Integrationen. Hier findest du GetMyInvoices als NEUE INTEGRATION. Klicke einfach auf »jetzt einrichten«.
2. Kopiere den API-Key und klicke auf »INTEGRATION SPEICHERN«. Du musst den API-Key später in GetMyInvoices eintragen.
3. Melde dich in GetMyInvoices an und wähle im Systemmenü (rechts oben) > Synchronisation. Du erhälst die Übersicht der Synchronisations-Konten. Klicke den +-Button (rechts oben) zur Einrichtung eines neuen Kontos und wähle »EXPORT«.
4. In der folgenden Auflistung der Dienste suchst du am besten nach »ProSonata« und wählst es aus. Du kannst nachfolgend das Intervall festlegen.
5. Auf der nächsten Maske wird deine ProSonata Webadresse (Subdomain) und der aus ProSonata kopierte API-Key eingegeben. Wähle die gewünschten Optionen zur Synchronisation.
Das war's schon! Falls gewünscht, richtest du sich noch Synchronisationen zu weiteren Diensten (z.B. FiBu-Software, DATEV/Steuerberater) ein.
Zukünftig kannst du deine Eingangsrechnungen in GetMyInvoices empfangen und organisieren. Der Dienst erkennt Belegdaten (OCR, ZUGFeRD) und verbessert mittels KI kontinuierlich die Datenextraktion. Bei der Synchronisation mit ProSonata werden die Belegdaten samt Datei an die Agentursoftware übertragen.
Sie erscheinen dann in der ProSonata Fremdkosten Inbox …
… und können von dir kontrolliert und einem Projekt und Lieferanten zugeordnet werden.
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