Integrationen
Rechnungsmanagement mit zentralem Rechnungseingang und automatischer Übergabe an ProSonata.
GetMyInvoices ist eine Rechnungsmanagement-Software aus Deutschland. Auch die Datenhaltung erfolgt auf Servern in Deutschland. GetMyInvoices ruft Rechnungen aus Tausenden Quellen ab. Zusätzlich können Rechnungen an ein eigenes E-Mail-Postfach gesendet oder über eine Scan-App erfasst werden. Somit befinden sich sämtliche Belege an einem Ort und lassen sich automatisiert an ProSonata oder den Steuerberater senden. Was genau wohin übertragen werden soll, definiert der Benutzer über Synchronisationen.
Der Einsatz der Lösung lohnt sich auf jeden Fall, wenn Sie monatlich eine größere Anzahl von Eingangsrechnungen erhalten. Mit GetMyInvoices reduziert sich der Zeitaufwand für die regelmäßige Sammlung und Übertragung aller Belege deutlich. In Kombination mit ProSonata ergibt sich ein optimaler Workflow: Die Daten und Dokumente können z.B. einfach parallel an den Steuerberater und zu unserer Agentursoftware übertragen werden. Und in ProSonata muss nur noch die Zuordnung zu den Projekten erfolgen.
Um beide Services optimal zu verbinden, empfehlen wir in ProSonata – falls nicht sowieso bereits geschehen – zur Dateiablage einen Webspace per FTP(S) in ProSonata einzurichten. Damit können Belegdateien zu Fremdkosten in das System hochgeladen werden. Mehr zur Einrichtung der Dateiablage finden Sie auf der Hilfeseite zum Thema.
Ferner benötigen Sie natürlich einen Account bei GetMyInvoices.com – für ein erstes »Schnuppern« reicht der kostenlose Testaccount aus.
Mit den nachfolgenden Schritten kommen Sie zur Verbindung beider Systeme:
1. Zunächst sollten Sie die Integration in ProSonata einrichten (hierzu ist ein ProSonata Admin-Zugang notwendig). Loggen Sie sich in ProSonata ein und gehen Sie auf > System > Integrationen. Sie finden hier GetMyInvoices als NEUE INTEGRATION. Klicken Sie einfach auf »jetzt einrichten«.
2. Kopieren Sie den API-Key und klicken Sie auf »INTEGRATION SPEICHERN«. Sie müssen den API-Key später in GetMyInvoices eintragen.
3. Melden Sie sich in GetMyInvoices an und wählen Sie im Systemmenü (rechts oben) > Synchronisation. Sie erhalten die Übersicht der Synchronisations-Konten. Klicken Sie den +-Button (rechts oben) zur Einrichtung eines neuen Kontos und wählen Sie »EXPORT«.
4. In der folgenden Auflistung der Dienste suchen Sie am besten nach »ProSonata« und wählen es aus. Sie können nachfolgend das Intervall festlegen.
5. Auf der nächsten Maske geben Sie Ihre ProSonata Webadresse (Subdomain) und den aus ProSonata kopierten API-Key ein. Wählen Sie die gewünschten Optionen zur Synchronisation.
Das war's schon! Falls gewünscht, richten Sie sich noch Synchronisationen zu weiteren Diensten (z.B. FiBu-Software, DATEV/Steuerberater) ein.
Zukünftig können Sie Ihre Eingangsrechnungen in GetMyInvoices empfangen und organisieren. Der Dienst erkennt Belegdaten (OCR, ZUGFeRD) und verbessert mittels KI kontinuierlich die Datenextraktion. Bei der Synchronisation mit ProSonata werden die Belegdaten samt Datei an die Agentursoftware übertragen.
Sie erscheinen dann in der ProSonata Fremdkosten Inbox …
… und können von Ihnen kontrolliert und einem Projekt und Lieferanten zugeordnet werden.
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