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E-Rechnungen werden zunehmend zum Standard für Unternehmen. Ab 2027 gelten im B2B-Bereich weitere gesetzliche Vorgaben für den Rechnungsversand. Noch sind nicht alle Unternehmen für elektronische Rechnungen gerüstet. Hier erfahrt ihr, was sich mit der E-Rechnungs-Pflicht ändert, welche Fristen gelten und was es für die Umstellung zu beachten gibt. Unsere Kunden sind mit ProSonata bereits bestens vorbereitet können entspannt weiter arbeiten!
Wer seine Rechnungen noch mit Word, Excel oder einer einfachen PDF-Vorlage erstellt sollte jetzt prüfen, ob dies in seinem Fall den neuen Anforderugen genügt. Aber auch wenn noch ein Jahr für den Übergang bleibt, ist man lieber frühzeitig vorbereitet. Die passende Rechnungs- oder Agentursoftware unterstützt dabei die Umstellung in die bestehenden Arbeitsabläufe zu integrieren.
Die eingeführte E-Rechnungs-Pflicht führt dazu, dass Rechnungen künftig durchgängig digital erfasst und leicht übermittelt werden sollen. Der Versand an den Kunden oder auch die Übermittlung an Steuerportale wie DATEV werden bedeutend einfacher, wenn alle relevanten Daten bereits in einem digitalen System angelegt sind. Die Nutzung einer passenden Agentursoftware zur Digitalisierung der eigenen Rechnungen, Belege und Prozesse bietet also eine große Chance zur Automatisierung!
Typische Arbeitsschritte werden schneller und automatisierter, wie die praktische Erstellung der Rechnungen mittels Vorlagen und deren dauerhafter Speicherung – bei Bedarf sind alle Rechnungsdaten jederzeit zur Hand. In einem digitalen System ist das Übertragen von Fremdkosten in Rechnungen bequem möglich. Darüber hinaus können Übertragungsfehler vermieden werden, die beim Einlesen einer Papierrechnung entstehen können. Somit ergeben sich viele Pro-Argumente für jeden Dienstleister sich spätestens jetzt die passende Software zuzulegen, mit der diese Prozesse effizient und unkompliziert geregelt sind. Dazu kommen auch Kosteneinsparungen bei der Arbeitszeit, Aufwandsersparnis bei der Übergabe an die Finanzbuchhaltung, den Steuerberater oder auch bei einer Prüfung. Gleiches gilt auch für Papier, Druckkosten und Porto. Ein weiterer Benefit – die Rechnung kommt schneller beim Empfänger an und kann so auch früher beglichen werden.
Die elektronische Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgegeben, übermittelt und empfangen, um eine automatisierte Verarbeitung zu ermöglichen. Dank des einheitlich festgelegten Aufbaus können verschiedene Softwarelösung diese Rechnungen weiterverarbeiten. Die E-Rechnung unterscheidet sich daher in verschiedenen Spezifikationen von einem herkömmlichen PDF, welches bislang noch als E-Mail-Ahang versendet wird. Doch dieses einfache PDF reicht künftig nicht mehr aus, da es sich um eine rein bildhafte Rechnung handelt.
Unter der E-Rechnung versteht der Gesetzgeber eine Rechnung, welche den Anforderungen der Richtlinie 2014/55/EU und damit der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Die zwei wichtigen Formate sind ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) und XRechnung.
Das hybride ZUGFeRD-Format verbindet eine PDF-Datei mit einem eingebetteten strukturierten XML-Datensatz. Der Sichtbeleg hilft dem Menschen die PDF-Datei zu betrachten, während der XML Teil maschinell und automatisch für eine geeignete Software verarbeitbar ist. Die Abkürzung steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland.
ZUGFeRD eignet sich insbesondere für Unternehmen, die ihre Rechnungen digital verarbeiten und gleichzeitig ein gut lesbares Rechnungsdokument bereitstellen möchten. Welche ZUGFeRD-Version und welches Profil verwendet werden können, hängt von den Anforderungen des Rechnungsempfängers ab. Die aktuell gültige Version ist 2.5.
Eine XRechnung ist ein strukturiertes Rechnungsformat auf Basis einer XML-Datei (Extensible Markup Language, dt.: erweiterbare Auszeichnungssprache). Diese ist ein Datenaustauschstandard für elektronische Rechnungen ohne optischen Beleg, somit ist diese ausschließlich maschinell lesbar. Die Inhalte dieser Rechnung können aber in einer geeigneten Software oder in einem passenden Viewer visualisiert werden. Das auf XML basierende Standardformat entspricht den Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU.
Die XRechnung wird insbesondere bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber eingesetzt und ermöglicht die automatisierte Verarbeitung der Rechnungsdaten.
Welches Format ist das richtige? Das hängt vom Rechnungsempfänger und dessen technischen Anforderungen ab. Bei Rechnungen an Behörden sollten die jeweiligen Vorgaben zum Format und zur Übermittlung geprüft werden.
Eine per Mail als PDF versendete Rechnung (ohne XML Datenteil) wird künftig nicht mehr als elektronische Rechnung anerkannt und fällt unter den Begriff der „sonstigen Rechnungen“ (Papierform, JPG, PDF, etc.). Nur die E-Rechnungen garantieren die steuerlichen Vorgaben.
Die neuen Regelungen betreffen vor allem Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland, den sogenannten Business-to-Business-Bereich (B2B). Für Rechnungen an private Endverbraucher gelten diese Vorgaben grundsätzlich nicht. Für Aufträge und Dienstleistungen der Bundesbehörden oder der öffentlichen Einrichtungen (B2G) ist die E-Rechnung bereits seit längerem verpflichtend hier wird die XRechnung (XML-Formamt) in Deutschland bevorzugt.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können (auch Kleinunternehmer). Für den Empfang genügt grundsätzlich ein E-Mail-Postfach. Entscheidend ist jedoch, dass das Unternehmen die eingehende Rechnung anschließend ordnungsgemäß verarbeiten und aufbewahren kann. Eine passende Software wie ProSonata kann dabei helfen, Rechnungsdaten auszulesen, zu prüfen und in die eigenen Arbeitsabläufe einzubinden.
Für das Ausstellen und Versenden von E-Rechnungen hat der Gesetzgeber Übergangsregelungen vorgesehen. Diese sollen den Unternehmen Zeit geben, ihre Prozesse und technischen Systeme umzustellen.
Bis zum 31. Dezember 2026
Unternehmen können für betroffene Umsätze weiterhin Papierrechnungen ausstellen. Andere elektronische Rechnungsformate, beispielsweise einfache PDF-Rechnungen per E-Mail, sind grundsätzlich mit Zustimmung des Rechnungsempfängers zulässig.
Ab dem 1. Januar 2027
Für Unternehmen, deren maßgeblicher Gesamtumsatz im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro beträgt, entfällt die allgemeine Übergangsregelung. Für die betroffenen inländischen B2B-Umsätze müssen diese grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen.
Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro im Jahr 2026 können die Übergangsregelung dagegen noch bis zum 31. Dezember 2027 nutzen. Sie dürfen in diesem Zeitraum weiterhin Papierrechnungen ausstellen. Für einfache PDF-Rechnungen ist grundsätzlich die Zustimmung des Empfängers erforderlich.
Für bestimmte elektronische Datenaustauschverfahren (EDI) gelten zusätzliche Übergangsregelungen.
Ab dem 1. Januar 2028
Für die betroffenen inländischen B2B-Umsätze gilt die E-Rechnungspflicht grundsätzlich auch für Unternehmen, die bislang die verlängerte Übergangsregelung genutzt haben. Bestimmte gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen.
Hinweis: Bei Rechnungen an Endverbraucher (B2C) gilt die B2C Regel nicht, hier bleibt deren Zustimmung zum Erhalt der elektronischen Rechnungsstellung weiterhin eine Voraussetzung.
Welche Ausnahmen gibt es?
Nicht jede Rechnung muss als E-Rechnung ausgestellt werden. Zu den gesetzlichen Ausnahmen gehören unter anderem bestimmte Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze.
Auch Kleinunternehmer, die unter die entsprechende umsatzsteuerliche Regelung fallen, sind grundsätzlich von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen. Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, gilt für sie dennoch.
Da die konkrete Verpflichtung vom Einzelfall abhängen kann, empfiehlt es sich, die aktuellen Informationen des Bundesministeriums der Finanzen oder eine steuerliche Beratung heranzuziehen.
Die Einführung der E-Rechnung ist mehr als eine technische Änderung des Dateiformats. Sie bietet Unternehmen die Gelegenheit, ihre Rechnungsstellung und ihre kaufmännischen Abläufe insgesamt effizienter zu gestalten.
Wer seine Rechnungen bislang manuell in Word oder Excel erstellt, sollte prüfen, ob sich die bisherigen Prozesse mit einer geeigneten Software vereinfachen lassen. Damit sollte man frühzeitig beginnen, um die Softwareimplementierung ohne Zeitdruck entspannt abzuwickeln.
Eine digitale Rechnungsstellung bietet unter anderem folgende Vorteile:
Die Vorteile entstehen besonders dann, wenn nicht nur die einzelne Rechnung, sondern auch die dazugehörigen Prozesse digital organisiert sind – von der Kalkulation zur Leistungserfassung über die Abrechnung bis zur Weitergabe an die Finanzbuchhaltung.
Mit der passenden Software gelingt die Umstellung auf die E-Rechnungen ganz einfach. Mit der ProSonata Agentursoftware lassen sich Rechnungen auf Basis der vorhandenen Kunden- und Projektdaten erstellen und die Ausgabe an die Anforderungen des jeweiligen Empfängers anpassen. Das spart eine Menge Zeit und Ressourcen.
ProSonata unterstützt die Erstellung von E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung. Der gewünschte Rechnungsstandard lässt sich in den Dokumenteneinstellungen festlegen und bei Bedarf für einzelne Kunden hinterlegen. Das vereinfacht die tägliche Abrechnung und hilft dabei, die Rechnungsstellung in bestehende Arbeitsabläufe einzubinden.
1. Rechnung wie gewohnt erstellen
Erstelle die Rechnung zu deinem Projekt. Bereits hinterlegte Kundenkontakte, Leistungen und Textbausteine unterstützen dich bei der Zusammenstellung der Rechnungspositionen.
2. Passendes Rechnungsformat auswählen
Wähle in den Rechnungsdetails das benötigte Ausgabeformat, beispielsweise ZUGFeRD oder XRechnung. Welches Format erforderlich ist, richtet sich nach den Vorgaben des Rechnungsempfängers.
3. Rechnungsdaten prüfen und ausgeben
Prüfe die Angaben und erstelle die Rechnung im gewählten Format. Bei ZUGFeRD erhältst du ein PDF mit eingebettetem XML-Datensatz. Bei XRechnung steht der strukturierte XML-Datensatz im Mittelpunkt; eine visuelle Darstellung kann zusätzlich zur Prüfung verwendet werden.
4. Rechnung übermitteln und digital weiterarbeiten
Je nach Format und Empfänger kannst du die Rechnung herunterladen, per E-Mail versenden oder über das vom Empfänger vorgesehene Portal übermitteln. Beachte dabei die jeweiligen technischen und organisatorischen Anforderungen.
Die gewünschten Ausgabeformate können in ProSonata auch zentral voreingestellt oder einzelnen Kunden zugeordnet werden. Das erleichtert die wiederkehrende Abrechnung und reduziert den Aufwand bei der Erstellung neuer Rechnungen.
Weitere Informationen findest du in unseren Anleitungen:
Die E-Rechnung ist ein wichtiger Schritt bei der Digitalisierung kaufmännischer Prozesse. Ihr volles Potenzial entfaltet sie jedoch erst, wenn die Rechnungsstellung sinnvoll mit anderen Arbeitsabläufen verbunden ist. Mit ProSonata organisieren Agenturen und Dienstleister zentrale Aufgaben in einer Software. Angebote, Projekte, erfasste Zeiten und Fremdkosten können die Grundlage für eine effiziente Abrechnung bilden. Wiederkehrende Arbeitsschritte lassen sich vereinfachen und wichtige Informationen bleiben strukturiert verfügbar.
Neben der Unterstützung bei der E-Rechnung profitiert man also auch durch effizienter gestaltet Arbeitsabläufe.
Wer eine Agentursoftware sucht, mit der man E-Rechnungen erstellen und die Abrechnung vereinfachen will, wird bei ProSonata fündig. ProSonata zeigt, wie sich Rechnungsstellung und Projektorganisation in einer Lösung verbinden lassen.
ProSonata vereinfacht und unterstützt die Abrechnung, denn alle wichtigen Funktionen sind enthalten, durchdacht und gut miteinander verzahnt. Mit der All-in-One Agentursoftware digitalisiert man alle Prozesse spielend einfach und strukturiert nebenbei sämtliche Arbeitsabläufe schlanker und effizienter. Ein echter Gewinn, der einiges an Vorteilen bietet, wie der schnellen Erstellung der Abrechnung dank erfasster Zeiten sowie der Verwendung von Angeboten oder Vorlagen zur Rechnungserstellung. Elektronische Rechnungen führen auch zu einer optimalen Nachverfolgung und Prüfung der Transaktionen und somit insgesamt zu mehr Transparenz. Die tägliche Zeitersparnis ist groß!
Wer ProSonata bereits nutzt, kann sich entspannen!
Wer nach der passenden Software sucht – wird sie hier finden!
