Intelligente Funktionen für Ihre Fakturierung

So können Sie Abo-Rechnungen und Sammelrechnungen anlegen

Sonderformen bei Rechnungen schnell und bequem erstellen.

Die Software erleichtert Ihnen die Organisation von periodisch wiederkehrenden Rechnungen, welche Sie im Bereich Abo-Rechnungen komfortabel verwalten können. Ebenso können Sie viele kleinere Einzelrechnungen mehrerer Projekte in einer Sammelrechnung zusammenfassen und somit den Aufwand deutlich reduzieren.

Abo-Rechnungen für wiederkehrende Rechnungen

ProSonata bietet einen einfachen Weg, sich wiederholende Rechnungen als Abo-Rechnungen anzulegen. An fällige Rechnungen werden Sie dann automatisch erinnert.

Zum Grundverständnis: Eine Abo-Rechnung erstellt keine separate Rechnungsvorlage, sondern es dient immer die letzte Rechnung als Vorlage für die nächste Kopie im neuen Zeitraum. Hierdurch werden automatisch Änderungen der aktuellen Rechnung auch für die nachfolgenden Rechnungen übernommen.

Um eine Abo-Rechnung vorzubereiten, gehen Sie wie folgt vor:

Legen Sie zunächst wie gewohnt eine Rechnung an (es handelt sich dabei um die erstmalige Abrechnung eines Jobs/Projekts für einen Zeitraum).
In der Rechnungsübersicht erstellen Sie durch Klick auf das entsprechende Icon »Abo-Rechnung anlegen« aus dieser Rechnung die Abo-Wiederholung.
Sie werden nun auf die Eingabemaske weitergeleitet, um die Rechnungserinnerung zu erstellen: Als Startdatum wählen Sie bitte das Datum der nächsten fälligen Rechnung.
Legen Sie noch ein freie Bezeichnung und ein Intervall fest. Sie werden im Menüpunkt »Abo-Rechnungen« und auf der Startseite nach dem Log-in stets erinnert, wenn eine Rechnung fällig wird. Auch der Leistungszeitraum der zukünftigen Rechnungen wird automatisch gemäß des Intervalls fortgeführt.
Nutzen Sie gegebenenfalls die Anmerkungen: Hier können Sie bereits Informationen notieren, falls die nächste Rechnung angepasst werden muss (andere Kosten, anderer Inhalt). Diese Info wird dann auch später bei der Erstellung der nächsten Rechnung angezeigt – so können Sie die Anpassungen entsprechend vornehmen.
Die optionalen Platzhalter dienen dazu, in der Projektbezeichnung oder im Positionstext eine Ausgabe für den jeweils passenden Monat, Quartal etc. zu erhalten. Die Platzhalter werden automatisch aktualisiert.

Um die nächste Abo-Rechnung zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

Rechtzeitig bevor die nächste Abo-Rechnung versendet werden muss, werden Sie auf der Startseite und im Bereich der Abo-Rechnungen automatisch an anstehende Rechnungen erinnert.
Mit einem Klick auf »Neues Projekt und Rechnung erstellen« legen Sie dann bei Fälligkeit der nächsten Rechnung automatisch ein neues Projekt (falls diese Option beim Abo aktiviert ist) und eine Rechnung auf Basis der zuletzt erfassten Rechnung an.
Sie werden auf die Seite »Rechnung bearbeiten« weitergeleitet und können nun bei Bedarf das Dokument ergänzen/anpassen.
Wenn Sie viele Abo-Rechnungen haben, können Sie mehrere Rechnungen auf einmal anlegen lassen und ggf. direkt per E-Mail versenden. Hierfür ist es meist sinnvoll, die Platzhalter für die Angabe des Zeitraumes zu verwenden.

Im Bereich Abo-Rechnungen sehen Sie in der Liste »Abo-Rechnungen Übersicht« alle geplanten Abos, die für Rechnungswiederholungen existieren. Das nächste Datum ist hier einsehbar und die letzte erzeugte Rechnung kann per Klick geöffnet werden.

Sammelrechnungen für die projektübergreifende Abrechnung

Mit dem Erweiterungsmodul »Projektgruppen und Sammelrechnungen« können Sie mehrere Einzelrechnungen zu einer Sammelrechnung zusammenfassen und somit Zeit einsparen.

Um eine Sammelrechnung zu erstellen, müssen Sie zunächst eine Projektgruppe mit allen Einzelprojekten anlegen, die hier zusammengefasst werden sollen. Bei der Sammelrechnung haben Sie grundsätzlich die Möglichkeit nach erfassten Projektzeiten abzurechnen oder bereits vorliegende Angebote zu übernehmen. Über den Button »Sammelrechnung« können Sie diese mit folgenden Optionen für die resultierenden Rechnungspositionen zusammenfassen:

»nur Projekte als (leere) Positionen übernehmen«: Die enthaltenen Projekte werden ausschließlich mit ihrer Nummer, der Bezeichnung und einer leeren Position gelistet. Die Kategorie wird mit der Vorauswahl überschrieben (hierzu könnten Sie im Vorfeld eine eigene Kategorie-Bezeichnung anlegen, z.B. »Projektbeschreibung«). Die Positionen können Sie frei mit Text und Preisen versehen.
»Projekte und Projektzeiten (als eine Position) als Positionen einfügen«: Die Positionen übernehmen die vorhandenen Projektzeiten im Text und den Gesamtbetrag, errechnet aus den hinterlegten Stundensätzen. Jeder Position wird die angegebene Kategorie zugewiesen. Bei Bedarf legen Sie sich hierzu eine passende neue Kategorie an (z.B. »Projektbeschreibung«).
»Projekte und Projektzeiten (nach Kategorien) als Positionen einfügen«: Die Positionen übernehmen ebenfalls die vorhandenen Projektzeiten und den errechneten Betrag aus den hinterlegten Stundensätzen. Mit dieser Einstellung werden jedoch gleiche Kategorien als eine Position zusammengefasst (inkl. Details). Unterschiedliche Stundensätze einer Kategorie können hierbei nicht berücksichtigt werden.
»Projekte und Projektzeiten (Einzeleinträge) als Positionen einfügen«: Dies ist die umfangreichste Variante, in welcher sämtliche Einträge der Projektzeiten samt Kosten als einzelne Positionen unter dem jeweiligen Projekt gelistet werden.
»alle vorhandenen Angebote übernehmen«: Bereits zu den Einzelprojekten angelegte Angebote werden hier übernommen.
Durch setzen des Hakens bei »Kategorie als Leistungstext« werden alle Details der Zeiteinträge mit deren Kategorie überschrieben.

Eine Mischung der o.g. Funktionen ist nicht möglich. Eine Sammelrechnung ist, wie jede andere Rechnung, vor dem endgültigen Versand noch frei bearbeitbar. Nach dem Erstellen der Rechnung können Sie Positionen jedoch nur noch händisch ergänzen, komplette Angebote können nachträglich nicht mehr integriert werden. Das Fenster »Zeiten & Kosten« steht bei Sammelrechnungen nicht zur Verfügung. Daher können keine Projektzeiten nachträglich eingefügt werden.

Beim Anlegen der Sammelrechnung können Sie auch Fremdkosten integrieren. Bei der Übernahme von Zeiten als Positionen aktivieren Sie dazu, falls gewünscht, die Option »Fremdkosten pro Projekt übernehmen«. Damit werden alle erfassten Fremdkostenrechnungen als Positionen pro Projekt unter den Projektzeit-Positionen eingefügt.

Wenn Sie eine Sammelrechnung »bezahlt« markieren, werden alle darin enthaltenen Projekte automatisch »abgeschlossen« gestellt.

Kontaktieren Sie uns, falls Sie weitere Fragen zur Rechnungsstellung haben.

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