Intelligente Funktionen für deine Fakturierung

Abo-Rechnungen und Sammelrechnungen anlegen

Sonderformen bei Rechnungen schnell und bequem erstellen.

Die Software erleichtert dir die Organisation von periodisch wiederkehrenden Rechnungen, welche du im Bereich Abo-Rechnungen komfortabel verwalten kannst. Ebenso kannst du viele kleinere Einzelrechnungen mehrerer Projekte in einer Sammelrechnung zusammenfassen und somit den Aufwand deutlich reduzieren.

ProSonata bietet einen einfachen Weg, sich wiederholende Rechnungen als Abo-Rechnungen anzulegen. An fällige Rechnungen wirst du dann automatisch erinnert.

Zum Grundverständnis: Eine Abo-Rechnung erstellt keine separate Rechnungsvorlage, sondern es dient immer die letzte Rechnung als Vorlage für die nächste Kopie im neuen Zeitraum. Hierdurch werden automatisch Änderungen der aktuellen Rechnung auch für die nachfolgenden Rechnungen übernommen.

Um eine Abo-Rechnung vorzubereiten, gehst du wie folgt vor:

• Lege zunächst wie gewohnt eine Rechnung an (es handelt sich dabei um die erstmalige Abrechnung eines Jobs/Projekts für einen Zeitraum).
• In der Rechnungsübersicht erstellst du durch Klick auf das entsprechende Icon »Abo-Rechnung anlegen« aus dieser Rechnung die Abo-Wiederholung.
• Du wirst nun auf die Eingabemaske weitergeleitet, um die Rechnungserinnerung zu erstellen: Als Startdatum wählst du bitte das Datum der nächsten fälligen Rechnung.
• Lege noch ein freie Bezeichnung und ein Intervall fest. Du wirst im Menüpunkt »Abo-Rechnungen« und auf der Startseite nach dem Log-in stets erinnert, wenn eine Rechnung fällig wird. Auch der Leistungszeitraum der zukünftigen Rechnungen wird automatisch gemäß des Intervalls fortgeführt.
• Nutze gegebenenfalls die Anmerkungen: Hier kannst du bereits Informationen notieren, falls die nächste Rechnung angepasst werden muss (andere Kosten, anderer Inhalt). Diese Info wird dann auch später bei der Erstellung der nächsten Rechnung angezeigt – so kannst du die Anpassungen entsprechend vornehmen.
• Die optionalen Platzhalter dienen dazu, in der Projektbezeichnung oder im Positionstext eine Ausgabe für den jeweils passenden Monat, Quartal etc. zu erhalten. Die Platzhalter werden automatisch aktualisiert.

Um die nächste Abo-Rechnung zu erstellen, gehst du wie folgt vor:

• Rechtzeitig bevor die nächste Abo-Rechnung versendet werden muss, wirst du auf der Startseite und im Bereich der Abo-Rechnungen automatisch an anstehende Rechnungen erinnert.
• Mit einem Klick auf »Neues Projekt und Rechnung erstellen« legst du dann bei Fälligkeit der nächsten Rechnung automatisch ein neues Projekt (falls diese Option beim Abo aktiviert ist) und eine Rechnung auf Basis der zuletzt erfassten Rechnung an.
• Du wirst auf die Seite »Rechnung bearbeiten« weitergeleitet und kannst nun bei Bedarf das Dokument ergänzen/anpassen.
• Wenn du viele Abo-Rechnungen hast, kannst du mehrere Rechnungen auf einmal anlegen lassen und ggf. direkt per E-Mail versenden. Hierfür ist es meist sinnvoll, die Platzhalter für die Angabe des Zeitraumes zu verwenden.

Im Bereich Abo-Rechnungen siehst du in der Liste »Abo-Rechnungen Übersicht« alle geplanten Abos, die für Rechnungswiederholungen existieren. Das nächste Datum ist hier einsehbar und die letzte erzeugte Rechnung kann per Klick geöffnet werden.

Mit dem Erweiterungsmodul »Projektgruppen und Sammelrechnungen« kannst du mehrere Einzelrechnungen zu einer Sammelrechnung zusammenfassen und somit Zeit einsparen.

Um eine Sammelrechnung zu erstellen, muss du zunächst eine Projektgruppe mit allen Einzelprojekten anlegen, die hier zusammengefasst werden sollen. Bei der Sammelrechnung besteht grundsätzlich die Möglichkeit nach erfassten Projektzeiten abzurechnen oder bereits vorliegende Angebote zu übernehmen. Über den Button »Sammelrechnung« kannst du diese mit folgenden Optionen für die resultierenden Rechnungspositionen zusammenfassen:

• »nur Projekte als (leere) Positionen übernehmen«: Die enthaltenen Projekte werden ausschließlich mit ihrer Nummer, der Bezeichnung und einer leeren Position gelistet. Die Kategorie wird mit der Vorauswahl überschrieben (hierzu kannst du im Vorfeld eine eigene Kategorie-Bezeichnung anlegen, z.B. »Projektbeschreibung«). Die Positionen kannst du frei mit Text und Preisen versehen.
• »Projekte und Projektzeiten (als eine Position) als Positionen einfügen«: Die Positionen übernehmen die vorhandenen Projektzeiten im Text und den Gesamtbetrag, errechnet aus den hinterlegten Stundensätzen. Jeder Position wird die angegebene Kategorie zugewiesen. Bei Bedarf legst du dir hierzu eine passende neue Kategorie an (z.B. »Projektbeschreibung«).
• »Projekte und Projektzeiten (nach Kategorien) als Positionen einfügen«: Die Positionen übernehmen ebenfalls die vorhandenen Projektzeiten und den errechneten Betrag aus den hinterlegten Stundensätzen. Mit dieser Einstellung werden jedoch gleiche Kategorien als eine Position zusammengefasst (inkl. Details). Unterschiedliche Stundensätze einer Kategorie können hierbei nicht berücksichtigt werden.
• »Projekte und Projektzeiten (Einzeleinträge) als Positionen einfügen«: Dies ist die umfangreichste Variante, in welcher sämtliche Einträge der Projektzeiten samt Kosten als einzelne Positionen unter dem jeweiligen Projekt gelistet werden.
• »alle vorhandenen Angebote übernehmen«: Bereits zu den Einzelprojekten angelegte Angebote werden hier übernommen.
• Durch setzen des Hakens bei »Kategorie als Leistungstext« werden alle Details der Zeiteinträge mit deren Kategorie überschrieben.

Eine Mischung der o.g. Funktionen ist nicht möglich. Eine Sammelrechnung ist, wie jede andere Rechnung, vor dem endgültigen Versand noch frei bearbeitbar. Nach dem Erstellen der Rechnung kannst du Positionen jedoch nur noch händisch ergänzen, komplette Angebote können nachträglich nicht mehr integriert werden. Das Fenster »Zeiten & Kosten« steht bei Sammelrechnungen nicht zur Verfügung. Daher können keine Projektzeiten nachträglich eingefügt werden.

Beim Anlegen der Sammelrechnung können auch Fremdkosten integriert werden. Bei der Übernahme von Zeiten als Positionen aktivierst du dazu, falls gewünscht, die Option »Fremdkosten pro Projekt übernehmen«. Damit werden alle erfassten Fremdkostenrechnungen als Positionen pro Projekt unter den Projektzeit-Positionen eingefügt.

Wenn du eine Sammelrechnung »bezahlt« markierst, werden alle darin enthaltenen Projekte automatisch »abgeschlossen« gestellt.

Kontaktiere uns, falls du weitere Fragen zur Rechnungsstellung hast.