Tipps zum Einstieg
Alles Wichtige zum Einsatz des Erweiterungsmoduls.
Nach der Aktivierung der Erweiterung »Urlaubsanträge« in Ihrem Account erscheinen die weiteren Menüpunkte zur Urlaubsplanung. Mit dem Modul können die einzelnen Mitarbeiter nicht mehr selbst Urlaubstage oder Überstundenabbau in der Arbeitszeiterfassung eintragen, sondern müssen hierfür über die Urlaubsanträge gehen. Nur Benutzer der Rechtestufe »Administrator« dürfen weiterhin frei die Urlaube in der Arbeitszeiterfassung eintragen und bei Bedarf Änderungen vornehmen.
Jeder Benutzer erhält mit dem Modul den Menüpunkt > Start > meine Urlaubsanträge. Auf dieser Seite findet sich im oberen Bereich eine Liste der offenen und bisherigen Urlaubsanträge des aktiven Benutzers. Über ein Drop-down können die verschiedenen Status (offen, freigegeben, abgelehnt) gefiltert werden.
Darunter kann direkt ein neuer Antrag eingereicht werden. Ein Jahreskalender bietet dabei eine optimale Übersicht über die bereits vergebenen Urlaubstage aller Mitarbeiter. So kann jeder Benutzer einschätzen, ob im gewünschten Zeitraum bereits viele Mitarbeiter fehlen. Farblich markiert sind im Kalender die eigenen Urlaube des aktiven Benutzers. Durch Auswahl im Kalender kann das Start- und Enddatum des gewünschten Zeitraums direkt in die Felder oben übernommen werden.
Über einen Antrag können Urlaubstage, halbe Tage Urlaub, Überstundenabbau und Mutterschutz/Elternzeit/Pflegezeit angefragt werden. Die Tage der letzten beiden Kategorie zählen nicht als Urlaubstage.
Ist der Antrag eingereicht, erscheint dieser bei Administratoren bzw. dem Benutzer, der zur Freigabe als Vorgesetzter in den Benutzereinstellungen definiert wurde. Nach der Freigabe erhält der Antragsteller auf seiner Startseite des Systems einen Hinweis und der freigegebene Urlaub wird direkt im Jahreskalender dargestellt – auch im Bereich der Arbeitszeiterfassung.
Sie können auf Wunsch einzelnen Benutzern ab der Stufe »Teamleiter« das Recht geben, Urlaube freigeben zu dürfen. Hierzu bearbeiten Sie den Benutzer und aktivieren die Option »darf Urlaubsanträge freigeben«. Administratoren dürfen dagegen immer Urlaube freigeben und sehen alle Anträge aller Benutzer.
Den einzelnen Mitarbeitern können Sie jetzt in den Benutzereinstellungen mit dem Drop-down »Urlaubsfreigabe von …« einen Teamleiter zur Urlaubsfreigabe zuordnen. Die Teamleiter sehen nur die offenen Urlaubsanträge der ihnen zugeordneten Benutzer.
Es erscheinen auf der Startseite der Administratoren und Benutzer mit entsprechenden Rechten Hinweise zu den freizugebenden Urlaubsanträgen. Im Bereich > Benutzer > Urlaubsanträge erfolgt im nächsten Schritt die Freigabe der Urlaube. Auch hier zeigt ein Jahreskalender die einzelnen Tage mit der Anzahl der bereits freigegebenen Urlaube der Mitarbeiter. Die Anträge sind dann mit einem Klick freigegeben oder abgelehnt, ggf. ergänzt um eine Bemerkung.
Durch Administratoren können auch Urlaubssperren eingerichtet werden (Bereich > Benutzer > Urlaubssperren). Die Mitarbeiter dürfen in diesen Zeiträumen keine neuen Urlaubsanträge einreichen.
Als Grundvoraussetzung zum Einsatz des Moduls müssen bei jedem Benutzer der im aktuellen Jahr zur Verfügung stehende Urlaub, der Urlaub laut Vertrag und die Arbeitsstunden der Wochentage eingetragen sein. Auf dieser Basis berechnet ProSonata die zur Verfügung stehenden und notwendigen Urlaubstage für einen Antragszeitraum.
Zur Verwendung der Erweiterung muss nicht zwingend eine komplette Arbeitszeiterfassung aller Arbeitstage erfolgen – Sie können die Erfassung auch nur zur Planung der Urlaube einsetzen.
Kontaktieren Sie uns, falls Sie Fragen zum Thema Urlaubsanträge und Urlaubsplanung haben.
