Tipps zur Einrichtung

Einsatz des Erweiterungsmoduls »Projektplan und Ressourcen«

Die wichtigsten Schritte für den Einstieg in das Modul.

Nach der Aktivierung der Erweiterung »Aufgabenübersicht, Projektplan und Ressourcen« in Ihrem Account erscheinen weitere Menüpunkt unter »Projekte«. Das Modul hilft Ihnen dabei, den Überblick über die laufenden Projekte und die Zeit-Ressourcen der Mitarbeiter zu behalten. Um das Tool bestmöglich verwenden zu können, bedarf es einiger grundlegender Einstellungen und Arbeitsweisen, die Sie beachten sollten.

Voreinstellungen der Benutzer

Bei allen Mitarbeitern müssen zur Nutzung des Tools die täglichen Soll-Arbeitsstunden hinterlegt sein, damit die tageweise Auslastungen in der Zeitübersicht der Ressourcenplanung erscheinen können. Die täglichen Stunden werden im Menü unter > Benutzer > Benutzer für den jeweiligen User im Abschnitt Arbeitszeit (Soll) eingetragen. Zudem ist eine %-Angabe für die tägliche Auslastung notwendig.

Die Ressourcenseite steht Benutzern ab der Rechtestufe »Zeiterfasser 2« zur Verfügung. Innerhalb der Ressourcenansicht werden auch vorhandenen Daten aus der Arbeitszeiterfassung – also Urlaube, Feiertage, die Präsenztage von Teilzeitmitarbeitern etc. – angezeigt und bei der Berechnung der Auslastung berücksichtigt.

Ergänzend ist es sinnvoll, dass jeder Benutzer in seinen Benutzereinstellungen die Funktion »auto-Anpassung des Aufgabenstatus« aktiviert (Abschnitt »Darstellung & Bedienung«). Diese bewirkt, dass beim Erfassen von Projektzeiten auf eine Aufgabe auch automatisch deren »bearbeitet«-Status aktualisiert wird (bspw. 25%, 50% etc. erledigt). Somit behalten alle Mitarbeiter stets einen aktuellen Überblick über die Auslastung durch zu erledigende Aufgaben und deren noch geplante Dauer.

Einsatz der Aufgaben für die Ressourcenplanung

Die Aufgaben sind der wesentliche Baustein für die Ressourcenplanung. Wie Sie Aufgaben erfassen können lesen Sie hier. Die im Modul enthaltene Übersicht aller Aufgaben der Mitarbeiter bietet ab der Benutzergruppe »Teamleiter« einen Überblick über alle Aufgaben aller Mitarbeiter und die Möglichkeit, Aufgaben einzelner Benutzer in Listenform oder mittels Kanban-Board zu filtern und zu bearbeiten.

Als Basisinformation für die Darstellung der Ressourcenauslastung werden die offenen Aufgaben, welche mit geplanten Zeitaufwänden versehen sind, der Berechnung zugrunde gelegt. Hierbei sollten also die Arbeitsschritte der Projekte in Aufgaben übertragen werden. Benötigt wird die Angabe des geplanten Zeitaufwands sowie optional ein Startdatum und Zieldatum. Aufgaben ohne Start-/Zieldatum werden nacheinander ab dem aktuellen Tag verteilt.

Wenn Mitarbeiter ihre Aufgaben als erledigt oder teilweise erledigt (mit Prozentangabe in der Aufgabe) markieren, wird dies in der Ressourcenansicht berücksichtigt. Teilweise oder komplett ausgebuchte Tage werden in der Ansicht farblich markiert. Eine kritische Zeitüberschreitung bei der Tagesauslastung wird orange und mit Angabe der kritischen Stunden gekennzeichnet.

Ergänzend ist es hilfreich, wenn Sie in der Aufgabenübersicht eines Projekts die Funktion »Zeitbedarf der Aufgaben in Projekt übernehmen« aktivieren – damit wird bei Neuanlage oder Änderung von Aufgaben die geplante Projektzeit (im Projekt) aktualisiert.

Wiederkehrende Aufgaben werden in der Darstellung des Ressourcen-Moduls berücksichtigt und automatisch auch als zukünftige Aufgaben angezeigt.

Der Projektplan

Für die Anzeige eines Projektes im Projektplan muss in den Projektdaten das geplante Enddatum eingetragen werden. Hierdurch wird verhindert, dass nicht jedes Kleinstprojekt erscheint. Der Plan konzentriert sich auf die »großen« laufenden Projekte und kann über einen Zeitraum von 30 bis 365 Tagen angezeigt werden. Sind die »Abteilungen« in den Systemeinstellungen aktiviert, kann eine Filterung der Darstellung nach Abteilungen erfolgen.

Auf die noch offenen Aufgaben zum jeweiligen Projekt wird in der Projektliste hingewiesen – ein Mouseover zeigt und verlinkt die betreffenden Aufgaben.

Meilensteine werden im Projektplan angezeigt und helfen, feste Termine, Deadlines, o.ä. innerhalb der Projektlaufzeit schnell zu erkennen.

Kontaktieren Sie uns, falls Sie weitere Fragen zum Erweiterungsmodul haben.