Tipps zum Einstieg

Das Modul »Bankabgleich« zum Kontoabgleich offener Rechnungen und Kosten

Spare Zeit durch den Import der Kontoauszüge deiner Bank.

Nach der Aktivierung der Erweiterung »Bankabgleich« im Account erscheinen die neuen Menüpunkte zur Einrichtung deiner Bankkonten und die Transaktionsübersicht zum Import der Kontoauszüge. ProSonata unterstützt aktuell die Datenformate Excel (xls|x), CSV und CAMT.053. Benutzer der Rechtestufen »Administrator« und »Verwaltung« (die Option »Bankabgleich anzeigen« muss beim Benutzer aktiviert werden) haben Zugriff auf die Bereiche des Moduls.

Im Menüpunkt > System > Bankkonten erhältst du die Möglichkeit, deine Bankkonten zu konfigurieren. Dabei vergibst du jeweils einen Kontonamen und trägst die Kontonummer sowie den aktuellen Kontostand ein. Mit den Importeinstellungen legst du grundlegend das gewünschte Importformat fest:

• Sind die Kontoumsätze deiner Bank als Excel- oder CSV-Datei zu erhalten, wähle dieses Format im Abschnitt Importeinstellungen. Nun wähle im ersten Schritt einen beispielhaften Kontoauszug aus und klicke auf den Button »Auszugsdatei hochladen«, damit ProSonata die vorhandenen Felder aus der Datei lesen kann. Im zweiten Schritt ordnest du den möglichen Datenfeldern die erkannten Inhalte zu. Dieser Schritt ist nur einmalig notwendig, kann aber bei Bedarf nachbearbeitet werden.
• Erhältst du die Kontoumsätze von deiner Bank als XML-Datei im CAMT.053-Format, musst du nichts weiter konfigurieren. Du lädst zur Vorabkontrolle einen beispielhaften Kontoauszug hoch und kannst im zweiten Schritt prüfen, welche Datenfelder erkannt wurden – die Zuordnung erfolgt durch das Format automatisch und kann nicht beeinflusst werden.

Im Bereich > Faktura > Bankabgleich kannst du den Upload der Kontoauszüge im gewählten Dateiformat der Bank vornehmen. Hierzu klickst du bitte auf den Button »Import Kontoauszug«, wähle die betreffende Bank und die passende Datei und gehe auf »Auszugsdatei hochladen«. Zur Vermeidung doppelter Einträge werden dabei die neu importierten Daten mit den bereits vorhandenen Transaktionen des Kontos abgeglichen. Sollte ein Auszug also bereits existierende Daten beinhalten, werden diese beim Import ausgelassen. Nach erfolgreichem Upload werden die neuen Einträge zunächst im Status rot markiert und sind noch nicht zugeordnet – dies erfolgt erst im nächsten Schritt. Der Kontostand wird ebenfalls angepasst – so kannst du den Stand mit deinem Online-Banking einfach abgleichen.

Die Transaktionen Übersicht der Bankkonten kannst du nach einzelnen Konten filtern und nach Verwendungszweck, Betrag etc. durchsuchen. Ergänzend ist eine Beschränkung der Ansicht nach »nicht zugeordneten« und »zugeordneten« Transaktionen möglich. Den Status der Transaktionen erkennst du auch durch das entsprechende Status-Icon (rot = nicht zugeordnet | grün = zugeordnet | grau = nicht zuordenbar) in der Liste.

Für die Zuordnung der Konto-Transaktionen zu den offenen Rechnungen und Fremdkosten im System klicke auf den Button »Zahlungen zuordnen«. ProSonata schlägt in diesem Modus automatisch zu den Beträgen passende Dokumente vor – mit grünem Icon sehr sichere Treffer (Betrag und Rechnungsnummer übereinstimmend) und mit gelbem Icon Vorschläge (der Preis passt). Die Vorschläge sind bei Bedarf entfernbar. Für Transaktionen ohne automatische Zuordnung gehst du in der Liste auf das Icon "Transaktion zuordnen" und kannst aus einem kompakten Übersichts-Panel manuell ein Dokument auswählen (dieses erhält direkt den Status grün). Auf diesem Weg sind auch Teilzahlungen oder die Bezahlung mehrerer Rechnungen mit einer Überweisung abbildbar (Teilzahlungen oder Restbeträge werden zusätzlich beim Verwendungszweck vermerkt). Mit dem Speichern über den Button "Zuordnungen speichern und weiter" werden alle zugeordneten Dokumente »bezahlt« markiert (gilt für grün sowie gelb markierte Einträge). Wenn du fertig bist, wechsele über den Button "Abbrechen" zurück zur Bankabgleich Übersichtsseite.

Nach erfolgter Zuordnung siehst du in der Transaktionsliste dauerhaft auch die verbundenen Dokumente. Eine Verknüpfung oder falsche Zuordnung kann bei Bedarf mit dem entsprechenden Aktions-Icon wieder entfernt werden. Das Dokument wird dabei wieder »nicht bezahlt« markiert.

Transaktionen, die keinem Dokument zuordenbar sind, können jeweils mit dem entsprechenden Icon markiert werden (dazu bitte zuvor den Modus »Zahlungen zuordnen« verlassen). Sie erscheinen damit nicht mehr in der Filterung »nicht zugeordneter« Buchungen und erhalten das graue Status-Icon. Falls du einen solchen Eintrag löschst, hat dies keinen Einfluss auf den Kontostand.

Kontaktiere uns, falls du Fragen zum Thema Bankabgleich hast.