Tipps zum Einstieg
Sparen Sie Zeit durch den Import der Kontoauszüge Ihrer Bank.
Nach der Aktivierung der Erweiterung »Bankabgleich« im Account erscheinen die neuen Menüpunkte zur Einrichtung Ihrer Bankkonten und die Transaktionsübersicht zum Import der Kontoauszüge. ProSonata unterstützt aktuell die Datenformate Excel (xls|x), CSV und CAMT.053. Benutzer der Rechtestufen »Administrator« und »Verwaltung« (die Option »Bankabgleich anzeigen« muss beim Benutzer aktiviert werden) haben Zugriff auf die Bereiche des Moduls.
Im Menüpunkt > System > Bankkonten erhalten Sie die Möglichkeit, Ihre Bankkonten zu konfigurieren. Dabei vergeben Sie jeweils einen Kontonamen und tragen die Kontonummer sowie den aktuellen Kontostand ein. Mit den Importeinstellungen legen Sie grundlegend das gewünschte Importformat fest:
Im Bereich > Faktura > Bankabgleich können Sie den Upload der Kontoauszüge im gewählten Dateiformat der Bank vornehmen. Hierzu klicken Sie bitte auf den Button »Import Kontoauszug«, wählen die betreffende Bank und die passende Datei und gehen auf »Auszugsdatei hochladen«. Zur Vermeidung doppelter Einträge werden dabei die neu importierten Daten mit den bereits vorhandenen Transaktionen des Kontos abgeglichen. Sollte ein Auszug also bereits existierende Daten beinhalten, werden diese beim Import ausgelassen. Nach erfolgreichem Upload werden die neuen Einträge zunächst im Status rot markiert und sind noch nicht zugeordnet – dies erfolgt erst im nächsten Schritt. Der Kontostand wird ebenfalls angepasst – so können Sie den Stand mit Ihrem Online-Banking einfach abgleichen.
Die Transaktionen Übersicht der Bankkonten können Sie nach einzelnen Konten filtern und nach Verwendungszweck, Betrag etc. durchsuchen. Ergänzend ist eine Beschränkung der Ansicht nach »nicht zugeordneten« und »zugeordneten« Transaktionen möglich. Den Status der Transaktionen erkennen Sie auch durch das entsprechende Status-Icon (rot = nicht zugeordnet | grün = zugeordnet | grau = nicht zuordenbar) in der Liste.
Für die Zuordnung der Konto-Transaktionen zu den offenen Rechnungen und Fremdkosten im System klicken Sie auf den Button »Zahlungen zuordnen«. ProSonata schlägt in diesem Modus automatisch zu den Beträgen passende Dokumente vor – mit grünem Icon sehr sichere Treffer (Betrag und Rechnungsnummer übereinstimmend) und mit gelbem Icon Vorschläge (der Preis passt). Die Vorschläge sind bei Bedarf entfernbar. Für Transaktionen ohne automatische Zuordnung gehen Sie in der Liste auf das Icon "Transaktion zuordnen" und können aus einem kompakten Übersichts-Panel manuell ein Dokument auswählen (dieses erhält direkt den Status grün). Auf diesem Weg sind auch Teilzahlungen oder die Bezahlung mehrerer Rechnungen mit einer Überweisung abbildbar (Teilzahlungen oder Restbeträge werden zusätzlich beim Verwendungszweck vermerkt). Mit dem Speichern über den Button "Zuordnungen speichern und weiter" werden alle zugeordneten Dokumente »bezahlt« markiert (gilt für grün sowie gelb markierte Einträge). Wenn Sie fertig sind, wechseln Sie über den Button "Abbrechen" zurück zur Bankabgleich Übersichtsseite.
Nach erfolgter Zuordnung sehen Sie in der Transaktionsliste dauerhaft auch die verbundenen Dokumente. Eine Verknüpfung oder falsche Zuordnung kann bei Bedarf mit dem entsprechenden Aktions-Icon wieder entfernt werden. Das Dokument wird dabei wieder »nicht bezahlt« markiert.
Transaktionen, die keinem Dokument zuordenbar sind, können jeweils mit dem entsprechenden Icon markiert werden (dazu bitte zuvor den Modus »Zahlungen zuordnen« verlassen). Sie erscheinen damit nicht mehr in der Filterung »nicht zugeordneter« Buchungen und erhalten das graue Status-Icon. Fall Sie einen solchen Eintrag löschen, hat dies keinen Einfluss auf den Kontostand.
Kontaktieren Sie uns, falls Sie Fragen zum Thema Bankabgleich haben.
