Aufgaben Tool für Agenturen und Dienstleister
Organisieren Sie Ihre To-Dos mit den Tools der ProSonata Projektverwaltung.
ProSonata bietet neben der Faktura Ihrer Leistungen auch Tools zur Organisation Ihrer Aufgaben. Dabei werden die To-Dos pro Projekt erfasst und den Mitarbeitern zugeordnet. Ein Vorteil ist dabei die Möglichkeit, optional auch die Projektzeiten den Aufgaben zuordnen zu können – damit stehen später bei der Abrechnung alle relevanten Daten übersichtlich in der Agentursoftware zur Verfügung!
Aufgaben können Sie auf vier möglichen Wegen erfassen:
ProSonata bietet verschiedene Bereiche, um die angelegten Aufgaben einzusehen:
Sie können flexibel nach Ihren Vorlieben pro Bereich wählen, wie die Aufgaben dargestellt werden: Als klassische Listen oder als Boards im Kanban-Stil.
Die Listen bieten Ihnen zwei verschiedene Ansichten – eine Gliederung nach Kunden und Projekten oder eine kompaktere Darstellung mit Fokus auf dem Aufgabentitel. In den Listen sind ggf. erfasste Projektzeiten, die Priorität, das Start-/Zieldatum und der Aufgabenstatus (% erledigt) auf einen Blick ersichtlich. Über die Aktions-Icons können die Aufgaben »erledigt« markiert werden.
Die Boards orientieren sich an dem bekannten und beliebten Kanban-System, mit dem Sie Ihre Aufgaben visualisieren und ordnen können. Jede Aufgabe entspricht einer kleinen Karte und wird auf einer Status-Spalte (Aufgabenstatus) des Boards platziert. Die Karten lassen sich per Drag-n-drop in ihrer Reihenfolge verschieben und auf andere Spalten ziehen. Ebenso können Sie Meilensteine setzen, die optisch gekennzeichnet sind. Dabei sind die Boards in ProSonata so realisiert, dass sie kompatibel zu den Listendarstellungen bleiben – Sie können also jederzeit zwischen den Ansichten wechseln. Aus diesem Grund gibt es auf den Boards immer die Standard-Spalten »offen«, »To-do«, »in Arbeit« und »erledigt«.
Die Aufgabenkarten zeigen in kompakter Form den Aufgabentitel, Projektzeiten, die Prioritäten (Färbung linker Rand) und optional das Start-/Zieldatum. Auch in dieser Ansicht können Sie Aufgaben schnell bearbeiten oder Zeiten darauf erfassen. Wenn Sie selbst einer Aufgabe als Zuarbeiter zugeteilt sind, erscheint diese Karte mit gestrichelter Umrandung am Spaltenende und lässt sich in „meine Aufgaben” nicht verschieben, da diese einem anderen Benutzer zugeordnet ist.
Sie können ganz einfach Zeiten zu Aufgaben erfassen und haben somit die Kontrolle, ob Sie im geplanten Zeitrahmen bleiben. Auf allen Wegen der Projektzeiterfassung werden Ihnen hierzu die vorhandenen offenen Aufgaben eines Projektes als Drop-down für die Zuordnung angeboten. Noch schneller können Sie Zeiten inklusive Aufgabenzuordnung auch aus Ihrer Aufgabenliste bzw. Board »meine Aufgaben« heraus entweder manuell erfassen oder den »Projekt Timer« über das entsprechende Icon starten.
Tipp: Um den Aufgabentitel bei der Zeiterfassung automatisch mit in die Details zu übernehmen, gibt es zwei Voraussetzungen:
Damit wird der Aufgabentitel automatisch in die Details übernommen und der Zeiterfasser kann bei Bedarf noch eigene Angaben ergänzen.
Bei der Erstellung von Rechnungspositionen aus Projektzeiten können Sie die Zeitliste im Zusatzfenster »Zeiten & Kosten« auch nach Aufgaben sortiert anzeigen lassen. Die Übernahme der Einträge erfolgt dann durch Auswahl der gewünschten Projektzeiten.
Kontaktieren Sie uns, falls Sie weitere Fragen zu Aufgaben und Boards haben.