Aufgaben verwalten mit Listen, Kanban-Boards und Gantt-Charts

ProSonata bietet neben der Faktura Ihrer Leistungen auch Tools zur Organisation Ihrer Aufgaben. Dabei werden die To-Dos pro Projekt erfasst und den Mitarbeitern zugeordnet. Ein Vorteil ist dabei die Möglichkeit, optional auch die Projektzeiten den Aufgaben zuordnen zu können – damit stehen später bei der Abrechnung alle relevanten Daten übersichtlich in der Agentursoftware zur Verfügung!

Aufgaben erfassen

Aufgaben können Sie auf vier möglichen Wegen erfassen:

• In der Projektliste können Sie über das entsprechende Aktions-Icon direkt in die Aufgaben des gewählten Projekts wechseln.
• Bei geöffnetem Projekt gelangen Sie im Abschnitt »Projektzeit« mit dem Link »Projektaufgaben anzeigen« ebenfalls zur Aufgabenliste des Projekts. Ein weiterer möglicher Weg ist der direkte Klick auf die > Aufgabenerfassung im linken Navigationsmenü.
• Alternativ steht Ihnen bei direkter Anwahl des Menüpunkts > Projekte > Aufgabenerfassung eine Maske zur Schnellerfassung der Aufgaben zur Verfügung.
• Aufgaben können Sie auch automatisch und schnell aus den Positionen eines Angebots heraus anlegen – hierzu gibt es einen Button unter dem Angebot (im Bearbeitungsmodus). In der nachfolgenden Übersicht können die Aufgaben noch nachbearbeitet oder nicht relevante, aus den Positionen entstandene, Aufgaben löschen.

ProSonata bietet verschiedene Bereiche, um die angelegten Aufgaben einzusehen:

• Pro Projekt gibt es eine Übersicht über die im gewählten Projekt vorhandenen Aufgaben.
• Damit Mitarbeiter einen schnellen Überblick über ihre gesamten Aufgaben erhalten, bietet der Menüpunkt »meine Aufgaben« eine projektübergreifende Ansicht für jeden Benutzer.
• Mit dem Erweiterungsmodul »Aufgabenübersicht, Projektplan & Ressourcen« steht ein weiterer Menüpunkt »alle Aufgaben« zur Verfügung, der eine komplette Übersicht aller Aufgaben aller Mitarbeiter bietet.

Sie können flexibel nach Ihren Vorlieben pro Bereich wählen, wie die Aufgaben dargestellt werden: Als klassische Liste, als Boards im Kanban-Stil oder als Gantt-Chart. Sie können ganz einfach per Knopfdruck zwischen den verschiedenen Ansichten wechseln und so ganz schnell Aufgaben erfassen, bearbeiten oder verschieben.

Listen und Kanban-Boards für Ihre To-dos

Die Listen bieten Ihnen zwei verschiedene Ansichten – eine Gliederung nach Kunden und Projekten oder eine kompaktere Darstellung mit Fokus auf dem Aufgabentitel. In den Listen sind ggf. erfasste Projektzeiten, die Priorität, das Start-/Zieldatum und der Aufgabenstatus (% erledigt) auf einen Blick ersichtlich. Über die Aktions-Icons können die Aufgaben »erledigt« markiert werden.

Die Boards orientieren sich an dem bekannten und beliebten Kanban-System, mit dem Sie Ihre Aufgaben visualisieren und ordnen können. Jede Aufgabe entspricht einer kleinen Karte und wird auf einer Status-Spalte (Aufgabenstatus) des Boards platziert. Die Karten lassen sich per Drag-n-drop in ihrer Reihenfolge verschieben und auf andere Spalten ziehen. Ebenso können Sie Meilensteine setzen, die optisch gekennzeichnet sind. Dabei sind die Boards in ProSonata so realisiert, dass sie kompatibel zu den Listendarstellungen bleiben – Sie können also jederzeit zwischen den Ansichten wechseln. Aus diesem Grund gibt es auf den Boards immer die Standard-Spalten »offen«, »To-do«, »in Arbeit« und »erledigt«.

Die Aufgabenkarten zeigen in kompakter Form den Aufgabentitel, Projektzeiten, die Prioritäten (Färbung linker Rand) und optional das Start-/Zieldatum. Auch in dieser Ansicht können Sie Aufgaben schnell bearbeiten oder Zeiten darauf erfassen. Wenn Sie selbst einer Aufgabe als Zuarbeiter zugeteilt sind, erscheint diese Karte mit gestrichelter Umrandung am Spaltenende und lässt sich in „meine Aufgaben” nicht verschieben, da diese einem anderen Benutzer zugeordnet ist.

Weitere Möglichkeiten der Boards

• Sie können zu einem Aufgabenboard innerhalb eines Projekts weitere Spalten (z.B. für weitere Aufgabenstatus) frei hinzufügen. Hierzu verwenden Sie bitte den entsprechenden Button »+ Spalte bearbeiten«. Legen Sie in diesem Bereich die Bezeichnung und Reihenfolge fest, fügen Sie die Spalte hinzu und speichern Sie diese.
• Die Reihenfolge der Spalten kann in der Bearbeitungsfunktion frei vertauscht werden.
• Das Verschieben der Aufgabenkarten in eine andere Spalte ändert automatisch den daraus resultierenden Status (die »% erledigt«-Angabe). Die Listenansichten bleiben somit ebenfalls stets aktuell.
• Verschiebt man eine Karte auf eine individuell angelegte Spalte, wird der grundlegende Aufgabenstatus (»offen«, »in Arbeit« etc. mitsamt »% erledigt«-Angabe) in der Listenansicht nicht verändert.
• In den projektübergreifenden Ansichten »meine Aufgaben« und »alle Aufgaben« werden nur die vier Standard-Spalten gezeigt. Aufgaben aus individuell ergänzten Spalten erscheinen hier mit einem gelb hinterlegten Label für den frei benannten Aufgabenstatus. Bei sehr vielen individuell ergänzten Spalten würde die Ansicht ansonsten zu unübersichtlich. Die Labels finden Sie ebenfalls in den Listendarstellungen.

Projektmanagement mit Gantt-Charts

Eine visuelle Übersicht über die zeitliche Abfolge Ihrer Aufgaben bieten die Gantt-Diagramme – eine weitere Ansichtsmöglichkeit, auf die Sie flexibel in den verschiedenen Programmbereichen der Aufgaben wechseln können. Basis ist hier eine Darstellung der Aufgaben als grafische Balken unter einer Zeitachse. Diese Zeitachse kann dabei – für mehr Übersicht bei länger laufende Projekten – von einem Tages- auf ein Monatsraster gewechselt werden.

Die einzelnen Aufgaben können im Zeitplan verschoben oder mittels der Anfasser (rechts und links am Balken) zeitlich verlängert oder verkürzt werden – diese Aktion verändert die Datumseingaben der Aufgabe.

Den Bearbeitungsstatus einer Aufgabe erkennen Sie am grün markierten Fortschrittsbalken. Sobald die Aufgabe erledigt ist, wird diese hellgrau dargestellt. Mit Hilfe von Meilensteinen können wichtige Termine oder Phasen im Projektablauf markiert bzw. Deadlines gesetzt werden. Offene Meilensteine sind in roter, erledigte Meilensteine in grüner Farbe markiert.

Die Gantt-Ansicht eines Projekts zeigt zeilenweise alle zugehörigen Aufgaben. Die Reihenfolge entspricht dabei der Listendarstellung, die immer parallel zur Verfügung steht. Möchten Sie also Änderungen an der Reihenfolge im Chart vornehmen, wechseln Sie kurz zur Liste und verschieben Sie dort die Aufgaben in die gewünschte Reihenfolge. Das Projekt selbst steht immer als blauer Balken über den Aufgaben und zeigt die definierte Projektdauer.

Der Klick auf den Balken einer Aufgabe öffnet ein Panel, auf dem neben einigen Details auch die bekannten Aktions-Icons zur Bearbeitung der Aufgabe, zur Projektzeiterfassung oder zum Öffnen des Timers zur Aufgabe zu erreichen sind.

Um das gesamte Projekt auf der Zeitachse zu verschieben, kann zuvor die Option »Projekt mit Aufgaben verbinden« aktiviert werden. Damit werden alle Aufgaben verknüpft und können komplett verschoben werden. Die Option »Aufgabendaten fixieren« blockiert ein versehentliches Verschieben der Aufgabe innerhalb der Gantt-Ansicht. Dies hat auch Auswirkung auf die Bereiche »meine Aufgaben«, »alle Aufgaben« und den »Projektplan«. Die fixierten Aufgaben sind in den Gantt-Charts durch eine gestrichelte Outline gekennzeichnet.

Im Bereich »meine Aufgaben« steht für jeden Benutzer neben den Listen und Boards auch die Gantt-Ansicht für die visuelle Darstellung der zugeordneten Aufgaben zur Verfügung. Die Darstellung kann vom Benutzer gefiltert und nach verschiedenen Kriterien sortiert werden. In dieser Anzeige sind auch die eingetragenen Urlaubstage auf der Zeitachse gelb markiert erkennbar.

Mit dem Erweiterungsmodul »Aufgabenübersicht, Projektplan & Ressourcen« steht auch unter »alle Aufgaben« ein Gantt-Diagramm zur Verfügung, sobald ein Mitarbeiter-Filter gesetzt wird. Der mit dem Erweiterungsmodul zur Verfügung stehende separate Projektplan bietet einen umfangreicheren zeitlichen Gesamtüberblick über die laufenden Projekte.

Tipps und Infos zur Nutzung der Gantt-Charts für Ihr Projektmanagement

• Für die Darstellung im Gantt-Diagramm benötigen die Aufgaben ein Start- und Enddatum. Falls kein Datum innerhalb einer Aufgabe definiert wird, setzt ProSonata das Startdatum des Projekts als Beginn der Aufgabe bzw. das Ende des Projekts als Enddatum. Die Daten können dann jederzeit durch Verschieben angepasst werden.
• Projekte ohne Enddatum werden automatisch mit einer Dauer von 7 Tagen angezeigt.
• Im Bearbeitungsmodus einer Aufgabe können ergänzend Abhängigkeiten zu anderen Aufgaben definiert werden. Hierdurch werden die abhängigen Aufgaben mit der übergeordneten Aufgabe verbunden, d.h. beim Verschieben der übergeordneten Aufgabe im Gantt-Chart werden die verknüpften Aufgaben ebenfalls verschoben. Eine Aufgabe kann auch nicht vor das Datum geschoben werden, zu der sie abhängig ist.
• Beim Kopieren eines Projekts oder einer Projektvorlage samt deren Aufgaben wird auch jeweils das ggf. vorhandene Datum berücksichtigt. Das heißt, das neue Projekt-Startdatum dienst als Referenz und der bei den Aufgaben vorhandene zeitliche Ablauf (analog des Gantt-Charts) bleibt im neu erstellten Projekt erhalten.
• Im Projektplan werden nur Projekte mit definiertem Enddatum angezeigt, damit nicht jedes Kleinstprojekt abgebildet wird.
• Die Suche im Projektplan greift auch auf die Projekt-Tags zu – damit können Sie die Anzeige auch auf Projekte mit nur einem bestimmten Tag beschränken.

Projektzeiten zu Aufgaben erfassen

Sie können ganz einfach Zeiten zu Aufgaben erfassen und haben somit die Kontrolle, ob Sie im geplanten Zeitrahmen bleiben. Auf allen Wegen der Projektzeiterfassung werden Ihnen hierzu die vorhandenen offenen Aufgaben eines Projektes als Drop-down für die Zuordnung angeboten. Noch schneller können Sie Zeiten inklusive Aufgabenzuordnung auch aus Ihrer Aufgabenliste bzw. Board »meine Aufgaben« heraus entweder manuell erfassen oder den »Projekt Timer« über das entsprechende Icon starten.

Tipp: Um den Aufgabentitel bei der Zeiterfassung automatisch mit in die Details zu übernehmen, gibt es zwei Voraussetzungen:

1. In den Grundeinstellungen der einzelnen Benutzer muss hierzu die Option »Aufgabentitel in Projektzeit übernehmen« aktiviert sein.
2. Der automatische Eintrag erfolgt nur, wenn Sie den Timer oder die manuelle Erfassung aus einer Aufgabenliste/-board heraus im Bereich »meine Aufgaben« oder »Aufgaben des Projekts« starten.

Damit wird der Aufgabentitel automatisch in die Details übernommen und der Zeiterfasser kann bei Bedarf noch eigene Angaben ergänzen.

Bei der Erstellung von Rechnungspositionen aus Projektzeiten können Sie die Zeitliste im Zusatzfenster »Zeiten & Kosten« auch nach Aufgaben sortiert anzeigen lassen. Die Übernahme der Einträge erfolgt dann durch Auswahl der gewünschten Projektzeiten.