Tipps & Hilfen

Tipps zum Einstieg in die ProSonata Agentursoftware

Eine Anleitung für die ersten Schritte zur Konfiguration des Systems.

Nach Erhalt der Vertragsunterlagen erstellen wir deinen ProSonata-Account und senden dir die Zugangsdaten per E-Mail. Damit dir der Einstieg schnell und einfach gelingt, findest du nachfolgend einige Tipps für die ersten Schritte in der Agentursoftware.

Ergänzend bieten wir auch eine Kurzübersicht der Einrichtung und Grundeinstellungen als PDF-Download an.

Im Bereich > System > Grundeinstellungen findest du alle grundlegenden Optionen der Software. Deine Firmenstammdaten sind von uns bereits eingetragen worden.

• In den Basisdaten wählst du das gewünschte Zeitraster der Projektzeiterfassung, kannst das Schema der generierten Projektnummern anpassen und optional interne Abteilungen deiner Firma eintragen.
• Im Bereich Rechnungswesen gibst du den standardmäßig genutzten Steuersatz der Angebote und Rechnungen ein, passt das Schema der Rechnungsnummern an und legst die standardmäßigen Zahlungsziele bzw. Mahn-Zeiträume fest.
• Die PDF-Optionen dienen der Anpassung der PDF-Ausgabe an deine Wünsche. Du kannst dein Logo oder den gesamten Firmenbriefbogen als JPG Bilddatei in den Seitenhintergrund einladen und die Platzierung festlegen. Die Ausgabe und das Design der Inhalte lässt sich über verschiedene Optionen beeinflussen, inkl. Wahl einer anderen Schriftart. Um die PDF Ausgabeoptionen zu prüfen, kannst du die Voschau anklicken. Alternativ legst du parallel ein erstes (z.B. internes) Projekt an und erstellt hierfür ein Angebot.
• Die weiteren Bereiche Druck & Export (FiBu Export), Filter (Filter der Ansprechpartner), E-Mail (E-Mail-Optionen für den direkten Mailversand aus ProSonata) und Dateien (Optionen des FTP-Clients zur Einbindung deines Webservers, meebox) sind für die Ersteinrichtung noch nicht relevant und können von dir zu einem späteren Zeitpunkt in der Agentursoftware konfiguriert werden.

Für die Erstellung von E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format (bzw. XRechnung für die Öffentliche Verwaltung) gibt es in den Grundeinstellungen einige Eingabefelder, die auch für den XML-Datenteil relevant sind. In den Beschreibungstexten der betreffenden Felder wird darauf hingewiesen. Du findest im Hilfebereich dieser Website auch weitergehende Informationen für die Erstellung von E-Rechnungen im Format ZUGFeRD/Factur-X und im Format XRechnung.

Im nächsten Schritt solltest du alle Mitarbeiter als Benutzer einrichten. Mit unserer E-Mail hast du die Zugangsdaten für einen ersten Benutzer mit Administratorrechten erhalten (bitte ändere noch den Benutzernamen und das Passwort!). Mit diesem kannst du dich einloggen und hast Vollzugriff auf alle Optionen und Bereiche der Agentursoftware. Im Menüpunkt > Benutzer legst du die weiteren Benutzeraccounts bis zur Grenze deines gebuchten Benutzerpakets an.

• Neben dem Benutzernamen und dem Passwort ist die E-Mail-Adresse eine Pflichtangabe. Die E-Mail-Adresse wird auch für »Passwort-vergessen«-Anfragen genutzt.
• Die Wahl der Benutzergruppe entscheidet, welche Rechtestufe der Benutzer erhält und welche Programmbereiche freigeschaltet werden. Die Rechtestufen sind fest definiert und der gängigen Praxis einer Agentur bzw. einem projektbasiert arbeitenden kleinen und mittelständischen Unternehmen entnommen.
• Die Angabe von Stunden- und Kostensätzen, Arbeitszeiten (Soll) und Urlaubstagen ist optional und kann noch später vorgenommen werden.
• In einem späteren Schritt kann auch die Zwei-Faktor-Authentisierung (2FA) pro Benutzer eingerichtet werden. Dies kann auch durch die Mitarbeiter selbst erfolgen. Ergänzend können diese auch selbst den Log-in mit Passkeys für dein Endgerät einrichten.

Jeder Benutzer, egal welcher Rechtestufe, kann für sich selbst Anpassungen einiger Einstellungen in den > System > Benutzereinstellungen vornehmen.

Bei der Ausgabe der Dokumente werden Introtexte und Abschlusstexte (Abbinder) an festgelegten Stellen automatisch eingefügt. Diese Standardtexte wurden von uns bereits beispielhaft eingegeben und sind hier von dir frei bearbeitbar. Übrigens, pro Dokument kannst du später bei Bedarf auch individuelle Texte einfügen (per Optionsschalter) und bist nicht auf die Standardtexte fixiert. Vordefinierbar sind die Texte für Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Mahnungen und Lieferscheine (bei aktiviertem Modul »Lieferscheine«).

Die Standardtexte lassen sich durch Platzhalter pro Dokument automatisch befüllen – am Ende der Seite sehen die jeweils verfügbaren Platzhalter.

Die Kategorien dienen der Gliederung aller Zeiteinträge der Projektzeiterfassung und Leistungen in Angeboten und Rechnungen. Diese sind von uns mit einigen Einträgen beispielhaft (für eine Grafik-Agentur) befüllt, können von dir aber frei bearbeitet oder gelöscht und neu erstellt werden. Die Software ist damit flexibel in verschiedenen Branchen einsetzbar – auch außerhalb des Agenturbereichs.

• Im linken Bereich findest du die Projektzeitkategorien für die Zeiterfassung. Diese gelten für alle Benutzer und alle Formen der Zeiterfassung (manuell, Projekt Timer, Schnellerfassung). Optional lassen sich Zeitkategorien mit einem Stundensatz versehen (es gibt noch drei weitere Stellen, an denen dieser konfigurierbar ist, siehe die Hilfeseite zu Stundensätzen). Gruppen von Zeitkategorien sind optional fest mit einem Kunden (Firma/Gruppe) oder einer Preisgruppe verknüpfbar, sodass auf diesem Weg kundenspezifische Kategorien und Stundensätze zuordenbar sind.
• Im rechten Bereich siehst du die Leistungskategorien. Jede Position eines Angebots und einer Rechnung wird mit einer solchen Kategorie verknüpft, sodass später z.B. eine Analyse der Umsätze nach Kategorien möglich ist. Die Leistungsvorlagen, die deine gängigen Textbausteine beinhalten, werden ebenfalls den Kategorien zugeordnet. Dies sorgt beim Erstellen neuer Positionen für eine schnelle Auswahl der Textvorlagen: Nach der Wahl der Kategorie stehen im zweiten Drop-down-Menü alle vorhandenen Leistungsvorlagen der Kategorie zum Einladen zur Verfügung.

Ergänzend bieten wir auch eine Übersicht zur Einrichtung der Kategorien als PDF-Download an.

Um schnell und effektiv Angebote und Rechnungen erstellen zu können, solltest du die Leistungsvorlagen mit deinen typischen Leistungstexten vorbereiten und nutzen. Diese kannst du später nach Auswahl einer Leistungskategorie einfach einladen und bei Bedarf individuell für das Dokument ändern.

• Die Vorlagen werden zweisprachig (deutsch/englisch) erstellt, sodass später je nach Dokumentsprache der passende Text genutzt wird.
• Die Bezeichnung wird nur intern in der Software verwendet und sollte aussagekräftig gewählt werden.

Vor dem ersten Anlegen oder dem Import von Adressdaten/Kontaktdaten solltest du deren Strukturierung planen und im Programm vorbereiten. Falls es Kleinkunden (mit sehr wenigen Projekten), Lieferanten (Druckereien, Bildagenturen etc.) oder reine Akquiseadressen gibt, kannst du diese in ProSonata jeweils in einer eigenen Firma/Gruppe zusammenfassen. Empfehlung: Man sollte die ersten Nummern 01 bis 09 für diese Sondergruppen reservieren, um dann z.B. ab der Nummer 10 nur noch die Hauptkunden anzulegen – das schafft Ordnung.

Grundsätzlich bist du bei der Nummernvergabe und -sortierung aber völlig frei. Man kann übrigens nach dem Anlegen einer Firma/Gruppe noch nachträglich deren Nummer ändern – was man vornehmen sollte, bevor Projekte für die Firma angelegt werden, da ProSonata bereits generierte Projektnummern nachträglich nicht mehr ändert.

Der optionale Import der Kontakte läuft über einen halbautomatischen Assistenten. Auf einer separaten Hilfeseite erfährst du alles zur optimalen Vorgehensweise.

Kontaktiere uns, falls du Fragen zur Einrichtung haben oder Unterstützung bei dem Upload deines Logos oder dem Import von Adressdaten benötigst.