Tipps & Hilfen
Eine Anleitung für die ersten Schritte zur Konfiguration des Systems.
Nach Erhalt der Vertragsunterlagen erstellen wir Ihren ProSonata-Account und senden Ihnen die Zugangsdaten per E-Mail. Damit Ihnen der Einstieg schnell und einfach gelingt, finden Sie nachfolgend einige Tipps für die ersten Schritte in der Agentursoftware.
Ergänzend bieten wir auch eine Kurzübersicht der Einrichtung und Grundeinstellungen als PDF-Download an.
Im Bereich > System > Grundeinstellungen finden Sie alle grundlegenden Optionen der Software. Ihre Firmenstammdaten sind von uns bereits eingetragen worden.
Im nächsten Schritt sollten Sie alle Mitarbeiter als Benutzer einrichten. Mit unserer E-Mail haben Sie die Zugangsdaten für einen ersten Benutzer mit Administratorrechten erhalten (bitte ändern Sie noch den Benutzernamen und das Passwort!). Mit diesem können Sie sich einloggen und haben Vollzugriff auf alle Optionen und Bereiche der Agentursoftware. Im Menüpunkt > Benutzer legen Sie die weiteren Benutzeraccounts bis zur Grenze Ihres gebuchten Benutzerpakets an.
Jeder Benutzer, egal welcher Rechtestufe, kann für sich selbst Anpassungen einiger Einstellungen in den > System > Benutzereinstellungen vornehmen.
Bei der Ausgabe der Dokumente werden Introtexte und Abschlusstexte (Abbinder) an festgelegten Stellen automatisch eingefügt. Diese Standardtexte wurden von uns bereits beispielhaft eingegeben und sind hier von Ihnen frei bearbeitbar. Übrigens, pro Dokument können Sie später bei Bedarf auch individuelle Texte einfügen und sind nicht auf die Standardtexte fixiert. Vordefinierbar sind die Texte für Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Mahnungen und Lieferscheine (bei aktiviertem Modul »Lieferscheine«).
Die Standardtexte lassen sich durch Platzhalter pro Dokument automatisch befüllen – am Ende der Seite sehen die jeweils verfügbaren Platzhalter.
Die Kategorien dienen der Gliederung aller Zeiteinträge der Projektzeiterfassung und Leistungen in Angeboten und Rechnungen. Diese sind von uns mit einigen Einträgen beispielhaft (für eine Grafik-Agentur) befüllt, können von Ihnen aber frei bearbeitet oder gelöscht und neu erstellt werden. Die Software ist damit flexibel in verschiedenen Branchen einsetzbar – auch außerhalb des Agenturbereichs.
Um schnell und effektiv Angebote und Rechnungen erstellen zu können, sollten Sie die Leistungsvorlagen mit Ihren typischen Leistungstexten vorbereiten und nutzen. Diese können Sie später nach Auswahl einer Leistungskategorie einfach einladen und bei Bedarf individuell für das Dokument ändern.
Vor dem ersten Anlegen oder dem Import von Adressdaten/Kontaktdaten sollten Sie deren Strukturierung planen und im Programm vorbereiten. Falls es Kleinkunden (mit sehr wenigen Projekten), Lieferanten (Druckereien, Bildagenturen etc.) oder reine Akquiseadressen gibt, könnten Sie diese in ProSonata jeweils in einer eigenen Firma/Gruppe zusammenfassen. Empfehlung: Man sollte die ersten Nummern 01 bis 09 für diese Sondergruppen reservieren, um dann z.B. ab der Nummer 10 nur noch die Hauptkunden anzulegen – das schafft Ordnung.
Grundsätzlich sind Sie bei der Nummernvergabe und -sortierung aber völlig frei. Man kann übrigens nach dem Anlegen einer Firma/Gruppe noch nachträglich deren Nummer ändern – was man vornehmen sollte, bevor Projekte für die Firma angelegt werden, da ProSonata bereits generierte Projektnummern nachträglich nicht mehr ändert.
Der optionale Import der Kontakte läuft über einen halbautomatischen Assistenten. Auf einer separaten Hilfeseite erfahren Sie alles zur optimalen Vorgehensweise.
Kontaktieren Sie uns, falls Sie Fragen zur Einrichtung haben oder Unterstützung bei dem Upload Ihres Logos oder dem Import von Adressdaten benötigen.
