Tipps zum Einstieg

Einrichtung und optimaler Einsatz der Arbeitszeiterfassung

Alles Wichtige für die Erfassung der Arbeitszeit.

Neben der praktisch immer verwendeten Projektzeiterfassung bietet die ProSonata Software optional eine ergänzende Arbeitszeiterfassung an.

Sie verwenden die Arbeitszeiterfassung auch für die Urlaubsplanung und möchten die Abwicklung über Urlaubsanträge realisieren? Das ist möglich mit dem gegen einen kleinen Aufpreis erhältlichen Erweiterungsmodul »Urlaubsanträge«.

Konfiguration der Benutzer

Als Basis für die Berechnung von Überstunden, aber auch für die Ressourcenübersicht (Erweiterungsmodul), ist die Eingabe der Sollstunden der einzelnen Mitarbeiter im Bereich > Benutzer vorgesehen. Dabei werden auch Teilzeitmodelle unterstützt, d.h. es kann für jeden Wochentag von Montag bis Samstag die Sollstundenzahl eingetragen werden.

Das Startdatum der Arbeitzeiterfassung muss gesetzt werden, falls die Mitarbeiter ein Zeitkonto erhalten sollen. Mit dem frei wählbaren Datum kann ein neuer Benutzer auch unterjährig mit der Zeiterfassung starten.

Über die Überstundenkorrektur können Sie beim Start mit unserer Agentursoftware auch vorhandene Überstunden der Mitarbeiter übernehmen. Gleichzeitig ist auch ein Auszahlen von Überstunden möglich – der entsprechende Überstundenwert kann mit der Korrektur einfach von Ihnen subtrahiert werden.

Die den Mitarbeitern im aktuellen Jahr zustehenden Urlaubstage können Sie im entsprechenden Feld eintragen und werden anschließend unter anderem in der Benutzerübersicht (Einblick nur für Administratoren) und jedem Benutzer bei der Arbeitszeiterfassung angezeigt. Bei einem Jahreswechsel verwendet ProSonata bei der Berechnung des neuen zustehenden Gesamturlaubs (inklusive des Resturlaubs des vergangenen Jahres) den zustehenden Urlaub laut Vertrag. Diesen Wert sollten Sie ebenfalls ausfüllen.

Arbeitszeiterfassung in der Agentursoftware

Bei der täglichen Arbeit gestaltet sich der Eintrag der Arbeitszeiten als schnell und einfach.

  • Im Menüpunkt > Start > Arbeitszeiterfassung können die Mitarbeiter ergänzend zu den Projektzeiten auch die Arbeitszeiten mit Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende eintragen.
  • Bei einem abgeschlossenen Arbeitstag zeigt ProSonata sofort die Arbeitszeit an, welche mit den bisher erfassten Projektzeiten des Tages verglichen werden kann. Große Diskrepanzen fallen dem Mitarbeiter hier sofort auf.
  • Es gibt verschiedene Typen von Tagen, mit Arbeit, Urlaub, Krankheit, Feiertag und Schule/Weiterbildung. Jeder Tag wird immer mit den vollen Ist-Arbeitsstunden erfasst, d.h. auch Urlaubs- oder Krankheitstage werden mit der Sollzeit des Tages eingetragen. Auf diese Weise kann die Agentursoftware immer den korrekten Stand der Überstunden berechnen.
  • Für den Typ Überstundenabbau dürfen an diesem Tag keine Start-/Endzeit eingetragen werden.
  • Es können in einem Schritt mehrere Urlaubs- und Krankheitstage erfasst werden, hierzu dient der Bereich "Mehrfacherfassung".
  • Die praktische Jahresübersicht gibt jedem Benutzer die Möglichkeit, alle erfassten Tage nachzuvollziehen.

Sonderrechte der Rechtestufe »Administrator«

  • Administratoren sehen die Jahresübersicht einzelner Benutzer im Bereich > Analyse > Mitarbeiterzeiten.
  • Administratoren können Arbeitszeiten für andere Benutzer eintragen oder ggf. korrigieren. Sie können dazu in der Arbeitszeiterfassung einfach den Benutzer wechseln.
  • Administratoren können Feiertage für alle Benutzer übergreifend erfassen, dies geht über den Button "Feiertag für alle Benutzer speichern".
  • Zum Jahreswechsel erscheint für Administratoren im Bereich > Benutzer ein Button, mit dem der Resturlaub pro Benutzer automatisch als zustehender Urlaub im neuen Jahr übernommen wird.

weitere Tipps

  • Zu Beginn eines Jahres sollten alle Feiertage manuell eingetragen werden – am besten zentral durch einen Administrator (s.o.). Eine Automatisierung ist auf Grund unterschiedlicher Länder und Bundesländer nicht möglich.
  • Eingetragene Urlaube werden unter > System > Kalender Abonnement als .ics-Datei (Link) für die Integration in ein Kalender Tool bereitgestellt.

Sonderfälle beim Zeiteintrag

Es gibt bei der Verwendung der halben Urlaubstage zu beachtende Sonderfälle beim Eintrag:

  • ein halber Arbeitstag mit einem halben Tag Urlaub:
    wird als Typ »Arbeit« mit dem tatsächlichen Arbeitszeitende (von z.B. 8 bis 12 Uhr, entsprechend halber Soll-Zeit) eingetragen, der halbe Tag Urlaub wird zusätzlich aktiviert
  • ein Feiertag mit einem halben Tag Urlaub (z.B. Heilig Abend, Silvester):
    wird als Typ »Feiertag« mit dem tatsächlichen Arbeitszeitende (von z.B. 8 bis 12 Uhr, entsprechend halber Soll-Zeit) eingetragen, der halbe Tag Urlaub wird zusätzlich aktiviert (ProSonata berechnet automatisch die volle Ist-Zeit auf Basis der hinterlegten Sollstunden des Tages.)

Beim Überstundenabbau sind folgende Wege möglich:

  • Der Mitarbeiter geht an einem Tag früher. In diesem Fall muss nichts unternommen werden – das Soll des Tages ist größer als die Ist-Zeit, daher werden die Fehlstunden dem Überstundenkonto abgezogen.
  • Der Mitarbeiter bleibt einen kompletten Tag zuhause. Dann sollte der Tag mit dem Typ »Überstundenabbau« erfasst werden (ohne Beginn/Ende) – damit wird die gesamte Soll-Zeit vom Überstundenkonto abgezogen. In der Jahresübersicht bleibt durch die Färbung des Tagestyps der Abbau klar ersichtlich und wird nicht mit einem fehlenden Tageseintrag verwechselt.

Für Urlaub, Krankheit, Feiertag , Schule und Elternzeit/Mutterschutz/Pflegezeit/sonstige Tagestypen wird von der Software beim Eintrag automatisch die Soll-Zeit des Tages als Ist-Zeit übernommen. Das Überstundenkonto bleibt damit unverändert.

Wechsel des Arbeitszeitmodells

Das Arbeitszeitmodell eines Mitarbeiters kann sich verändern. Damit das Überstundenkonto mit den neuen (und alten) Daten korrekt weiterläuft, gibt es den Button »Benutzer archivieren und kopieren« bei der Bearbeitung eines Benutzers.

Mit der Aktion wird der gewählte Benutzer archiviert und gleichzeitig eine Kopie mit gleichem Benutzernamen erstellt. Alle dem Benutzer zugeordneten Projekte, Aufgaben, Notizen, Urlaubseinträge und auch das Log-in-Passwort bleiben erhalten und zugewiesen. Bereits genutzter Jahresurlaub wird berücksichtigt und vorhandene Überstunden werden zum neuen Benutzer übernommen (Überstundenkorrektur).

Die Aktion sollte am Tag des Zeitmodellwechsels erfolgen. Sie sollten zuvor noch das Enddatum der Arbeitszeiterfassung bei dem alten Benutzer (Arbeitszeit Soll) eintragen. Der neue Benutzer erhält an dieser Stelle automatisch das aktuelle Startdatum. Die neue Sollzeit kann bei dem neuen Benutzer jetzt eingetragen werden.

Archivierte Benutzer lassen sich weiterhin, wie alle aktuellen aktiven Benutzer, unter > Analyse > Mitarbeiterzeiten einsehen und auswerten.

Kontaktieren Sie uns, falls Sie Fragen zur Arbeitszeiterfassung haben.