Tipps zum Einstieg
Alles Wichtige für die Erfassung der Arbeitszeit.
Neben der praktisch immer verwendeten Projektzeiterfassung bietet die ProSonata Software optional eine ergänzende Arbeitszeiterfassung an.
Sie verwenden die Arbeitszeiterfassung auch für die Urlaubsplanung und möchten die Abwicklung über Urlaubsanträge realisieren? Das ist möglich mit dem gegen einen kleinen Aufpreis erhältlichen Erweiterungsmodul »Urlaubsanträge«.
Als Basis für die Berechnung von Überstunden, aber auch für die Ressourcenübersicht (Erweiterungsmodul), ist die Eingabe der Sollstunden der einzelnen Mitarbeiter im Bereich > Benutzer vorgesehen. Dabei werden auch Teilzeitmodelle unterstützt, d.h. es kann für jeden Wochentag von Montag bis Samstag die Sollstundenzahl eingetragen werden.
Das Startdatum der Arbeitzeiterfassung muss gesetzt werden, falls die Mitarbeiter ein Zeitkonto erhalten sollen. Mit dem frei wählbaren Datum kann ein neuer Benutzer auch unterjährig mit der Zeiterfassung starten.
Über die Überstundenkorrektur können Sie beim Start mit unserer Agentursoftware auch vorhandene Überstunden der Mitarbeiter übernehmen. Gleichzeitig ist auch ein Auszahlen von Überstunden möglich – der entsprechende Überstundenwert kann mit der Korrektur einfach von Ihnen subtrahiert werden.
Die den Mitarbeitern im aktuellen Jahr zustehenden Urlaubstage können Sie im entsprechenden Feld eintragen und werden anschließend unter anderem in der Benutzerübersicht (Einblick nur für Administratoren) und jedem Benutzer bei der Arbeitszeiterfassung angezeigt. Bei einem Jahreswechsel verwendet ProSonata bei der Berechnung des neuen zustehenden Gesamturlaubs (inklusive des Resturlaubs des vergangenen Jahres) den zustehenden Urlaub laut Vertrag. Diesen Wert sollten Sie ebenfalls ausfüllen.
Bei der täglichen Arbeit gestaltet sich der Eintrag der Arbeitszeiten als schnell und einfach.
Es gibt bei der Verwendung der halben Urlaubstage zu beachtende Sonderfälle beim Eintrag:
Beim Überstundenabbau sind folgende Wege möglich:
Für Urlaub, Krankheit, Feiertag , Schule und Elternzeit/Mutterschutz/Pflegezeit/sonstige Tagestypen wird von der Software beim Eintrag automatisch die Soll-Zeit des Tages als Ist-Zeit übernommen. Das Überstundenkonto bleibt damit unverändert.
Das Arbeitszeitmodell eines Mitarbeiters kann sich verändern. Damit das Überstundenkonto mit den neuen (und alten) Daten korrekt weiterläuft, gibt es den Button »Benutzer archivieren und kopieren« bei der Bearbeitung eines Benutzers.
Mit der Aktion wird der gewählte Benutzer archiviert und gleichzeitig eine Kopie mit gleichem Benutzernamen erstellt. Alle dem Benutzer zugeordneten Projekte, Aufgaben, Notizen, Urlaubseinträge und auch das Log-in-Passwort bleiben erhalten und zugewiesen. Bereits genutzter Jahresurlaub wird berücksichtigt und vorhandene Überstunden werden zum neuen Benutzer übernommen (Überstundenkorrektur).
Die Aktion muss am Tag des Zeitmodellwechsels (oder danach) erfolgen, nicht im Voraus. Sie sollten zuvor noch das Enddatum der Arbeitszeiterfassung bei dem alten Benutzer (Arbeitszeit Soll) eintragen. Der neue Benutzer erhält an dieser Stelle automatisch das aktuelle Startdatum. Die neue Sollzeit kann bei dem neuen Benutzer jetzt eingetragen werden.
Archivierte Benutzer lassen sich weiterhin, wie alle aktuellen aktiven Benutzer, unter > Analyse > Mitarbeiterzeiten einsehen und auswerten. Der Mitarbeiter sieht mit seinem neuen Benutzer nicht mehr die alten Arbeitszeiten bzw. Projektzeiten in »meine Projektzeiten«. Diese sind aber selbstverständlich weiterhin vorhanden. Sie sind dem alten Benutzer zugeordnet und bei den Projekten bzw. in der Analyse einsehbar.
Kontaktieren Sie uns, falls Sie Fragen zur Arbeitszeiterfassung haben.
