Erfahrungsbericht

Die Agentur »wildefreunde« aus München hat uns freundlicherweise ihre Erfahrungen bei der Einführung unserer Agentursoftware zusammengefasst.

TEIL 1

Implementierung einer neuen Agentursoftware – wildefreunde GmbH, München
Erfahrungsbericht von Sandra Schlüter – Assistenz der Geschäftsleitung

März 2018 – interne Vorbereitung, Marktrecherche

Als Assistentin der Geschäftsleitung einer kleinen Werbeagentur in München, stehe ich vor der Aufgabe – nach 15 Jahren Projektsteuerung mit einer für unsere Agentur sehr praktikablen Agentursoftware – die Vorselektion zur Auswahl einer neuen Software zu treffen. Die Entscheidung, Umsetzung und Einführung der neuen Agentursoftware muss innerhalb von 3 Monaten erfolgen, da der Betreiber der früheren Software seine Dienste einstellt.

Unsere Anforderungen an die Software sind vielfältig und sollen unterschiedliche Geschäftsbereiche zufrieden stellen. Das Hauptaugenmerk liegt dabei auf Datensicherheit sowie Abbildung und Umsetzung prüfungsrelevanter Kriterien:

1) prüfungssicherer Workflow und Datenaustausch mit unserer Steuerkanzlei
2) Datenschutz und Datenhosting in Deutschland
3) einfaches, gut steuerbares Projektcontrolling
4) komfortables Projekthandling
5) Vereinfachung der Angebots- und Rechnungserstellung
6) Transparenz der internen Prozesse, zentraler Zugriff
7) Benutzerverwaltung
8) webbasiertes Arbeiten von verschiedenen Endgeräten aus
9) Preis-/Leistung
10) Support

Beim Projekthandling legen wir die Annahme zu Grunde, dass die verschiedenen am Markt vertretenen Agenturprogramme das klassische Projekthandling ähnlich abbilden. Bei der Produktrecherche im Dschungel der Agentursoftwareanbieter lande ich schnell bei ProSonata. Der Preis bewegt sich im vorgegebenen Budget, die DSGVO wird verständlich kommuniziert und transparent umgesetzt, die Daten werden in Deutschland gehostet. Rechnungen können im Dateiformat ZUGFeRD erstellt werden, die Referenzen zeichnen ein gutes Bild.

Nach einem ausführlichen Telefonat mit Herrn Bopp, dem Geschäftsführer der Bopp Medien GmbH & Co. KG, hat sich der positive erste Eindruck verstärkt. Herr Bopp hatte auf alle meine platzierten Fragen eine kompetente und hilfreiche Antwort.

April 2018 – Testphase

Die Vorselektierung ist abgeschlossen und die erste Entscheidung getroffen. Wir testen verschiedene Softwareprodukte parallel. Ziel seitens der Geschäftsführung ist im ersten Step die komfortable Abbildung aller in der vorherigen Software implementierten Prozesse. Im zweiten Step folgt dann die Optimierung und Vereinfachung anhand neuer Ansätze.

Die meisten Programme haben uns zeitlich begrenzte Testzugänge zur Verfügung gestellt. Bei ProSonata gibt es die Möglichkeit sich in einer kostenlosen Demoversion zu bewegen. Vorteil: Anhand von bereits voreingestellten Demo Projekten lassen sich schnell ganze Projektabläufe bis zur Rechnungserstellung durchspielen. Eine adäquate Möglichkeit, sich bei den ersten Gehversuchen innerhalb der neuen Software bereits auch mit der Faktura zu befassen. Zusätzlich besteht die Möglichkeit selbst Eingaben zu tätigen und Geschäftsvorfälle abzubilden. Die Einstellungen der Demodaten werden allerdings tagesaktuell wieder zurück gesetzt. Selbst erfasste Daten werden täglich wieder gelöscht.

Schnell ist festzustellen, dass die Stammdatenverwaltung, die Projektanlage und die Angebotserstellung bei ProSonata selbsterklärend ist. Auftretende Fragen wurden im Vergleich zu anderen Anbietern innerhalb der Testphase durch das Support-Team von ProSonata sehr schnell, hilfreich und verständlich beantwortet. Der schnelle Support, die einfache Projektanlage und Angebotserstellung, die Möglichkeit Ausgangsrechnungen als ZUGFeRD Datei zu erstellen und das alles zu fairen Konditionen hat uns überzeugt. Wir fühlen uns nach ein paar Tagen mit der Demoversion gerüstet richtig loszulegen und entscheiden uns letztlich für ProSonata als neue Agentursoftware.

to be continued …

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