Erfahrungsbericht – Teil 2

Die Agentur »wildefreunde« aus München hat uns freundlicherweise ihre Erfahrungen bei der Einführung unserer Agentursoftware zusammengefasst.

TEIL 2

Implementierung einer neuen Agentursoftware – wildefreunde GmbH, München
Erfahrungsbericht von Sandra Schlüter – Assistenz der Geschäftsleitung

Mai 2018 – Einführung

Jetzt geht es also los – nach Vertragsanforderung über die ProSonata Website können wir starten und wickeln ab sofort erste reale Projekte nur noch in neuer Softwareumgebung ab. Zunächst hat sich die Geschäftsleitung für Paket 3 mit 3 Benutzern entschieden. Folglich lege ich einen Account für einen der beiden Geschäftsführer, einen Account als Zeiterfasser und einen Account für mich an.

Zielsetzung: Wir legen den Focus zu Beginn auf die Übernahme der Stammdaten und bereits laufenden Projekten und planen neue Projekte ab sofort nur noch in ProSonata anzulegen. Erst wenn soweit alles implementiert ist, soll auch die Grafik, der Kontakt und die restliche Geschäftsleitung in die ProSonata Welt einsteigen und mit der realen Zeiterfassung der Projekte begonnen werden.

Anhand der Hilfeseiten, die ProSonata auf ihrer Webseite unter „Infos & Hilfen“ zusammengestellt hat, sind die ohnehin meist selbsterklärenden Grund- und Benutzereinstellungen zügig hinterlegt.

Da sich auch die Stammdaten in ProSonata schnell anlegen lassen, entscheiden wir uns für eine manuelle Anlage unserer aktiven Kunden und verzichten auf einen automatisierten Datenimport. Somit ist gleichzeitig garantiert, dass die Daten auf dem aktuellsten Stand sind und wir keinen teils veralteten Datenbestand integrieren.

Aktive Projekte übernehmen wir aus der alten Agentursoftware, indem wir ebenfalls die Projekte manuell in ProSonata anlegen. Wir nutzen die Abbildung der laufenden Projekte in ProSonata gleich dafür, um für die verschiedenen Tätigkeiten unserer Agentur Kategorien zu definieren und Leistungsvorlagen zu erstellen.

Schnell wird jetzt noch deutlicher, dass sich Angebote in ProSonata sehr einfach, komfortabel und zügig erstellen lassen. Dass versüßt uns den Start im neuen Programmumfeld und bringt uns in Punkto Geschwindigkeit und Automatisierung in der Angebotserstellung deutlich nach vorne.

Bei unseren Standard Projekten, die in der Regel so abgerechnet wie angeboten werden, läuft von Beginn an alles glatt. Wir wagen uns daher im nächsten Schritt an die komplexen Projekte und versuchen diese aus dem vorherigen Agenturprogramm mit ähnlicher Logik in ProSonata laufen zu lassen. Nach den ersten Sprints, die wir mit ProSonata hingelegt haben, stellen wir fest, dass wir die Vielfalt der Möglichkeiten, die ProSonata in der Projektabwicklung und Rechnungserstellung bietet, noch nicht komplett erfasst haben. Wir schalten daher wieder einen Gang zurück.

Die Geschäftsleitung ist sich einig, dass wir den Fokus in der Implementierungsphase darauflegen, Strukturen in unsere Abläufe zu bringen, Prozesse zu beschleunigen und wenn möglich zu optimieren. Und vor allem wollen wir ProSonata voll ausschöpfen und wirklich verstehen, was alles möglich ist.
Eine Umstellung nach so langer Zeit in gewohnten Strukturen, das war uns bewusst, ist immer auch mit Anpassungsschwierigkeiten verbunden. Zumal in unserem Fall die Entscheidung für eine neue Agentursoftware nicht aus freiem Willen getroffen wurde, sondern reine Reaktion auf die Tatsache ist, dass die bisherige Agentursoftware mittelfristig nicht mehr verfügbar sein wird.

In dieser bedeuteten Phase der Programmeinführung war für uns der schnelle, leicht verständliche und hilfreiche Support, der sich bereits in der Testphase als wahrer Mehrwert gezeigt hat, die Rettung. Ein herzliches Dankeschön an Sie, Herr Bopp, und das ProSonata Team.

Es ist uns daher innerhalb der gewünschten Projektzeit gelungen, alle Projekte und Prozesse so abzubilden, dass zum Ende Mai die Aufrüstung auf ProSonata10 erfolgen kann und somit nach erster Einweisung ab Juni jeder Mitarbeiter einen eigenen Account zugewiesen bekommt.

to be continued …

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