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Elektronische Rechnungen, kurz E-Rechnungen genannt, sind für alle Unternehmen mit B2B-Geschäften ab 01. Januar 2025 Pflicht, dies wurde mit dem Wachstumschancengesetz im März 2024 beschlossen. Hiermit macht das Rechnungswesen einen weiteren bedeutenden Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung. Die Bundesregierung verfolgt mit dieser Regelung das Ziel den Umsatzsteuerbetrug zu verhindern und schafft damit eine Grundlage, mit der die wirtschaftlichen Prozesse und der geschäftliche Austausch zwischen Unternehmen vereinheitlicht werden können.
Die bisherigen Rechnungen in »einfacher« PDF-Form werden künftig nicht mehr akzeptiert, da es sich um eine rein bildhafte Datei handelt. Die E-Rechnung muss in einem speziell strukturierten Datenformat (XML) ausgegeben werden, das digital von einem Computersystem eingelesen werden kann. So wird eine einheitliche Struktur erreicht, welche die automatisierte Verarbeitung erleichtert.
Es gibt aktuell zwei Dateiformate, die dabei die Vorgaben der europäischen Norm 16931 und der Finanzverwaltung erfüllen: ZUGFeRD und die XRechnung. Letztere ist seit 2020 für Rechnungen an öffentliche Stellen bereits Pflicht. Sie ist aber aufgrund der Erscheinung als XML Textdatei für den Anwender etwas »umständlich«, weil nicht direkt sinnvoll lesbar: hierfür benötigt man zur Ansicht einen speziellen Viewer oder eine andere geeignete Software. Hingegen besteht das hybride ZUGFeRD-Format aus der klassischen PDF-Datei (im Archivformat PDF/A-3) und einer XML-Datei im Anhang. Somit ist diese Variante für den Empfänger unmittelbar lesbar und erfüllt zugleich die Anforderungen der E-Rechnungen. Welches Format zum Einsatz kommt, bleibt voraussichtlich auch in Zukunft vom Empfänger abhängig – die Auftraggeber der öffentlichen Hand und des Bundes erhalten die XRechnung. Für andere B2B-Rechnungsempfänger empfiehlt sich das ZUGFeRD-Format (ab Version 2.1.1 bzw. 2.2).
Für viele Unternehmen wird es nun Zeit, sich dringend mit der Umstellung zu befassen. An dieser Stelle kommen Softwares – wie unsere Agentursoftware ProSonata – in den Fokus, die neben den Funktionen einer Projektverwaltung auch fit für die künftigen E-Rechnungen sind. Mit der Nutzung einer Agentursoftware sind viele weitere Vorteile verbunden, welche die Arbeitsprozesse strukturieren und vereinfachen.
Mit ProSonata sind unsere Kunden bereits jetzt bestens vorbereitet und können entspannt weiterarbeiten! Die gängigen Formate ZUGFeRD und XRechnung sind schon lange integriert. Sie können bei der Bearbeitung einer Rechnung ganz einfach ausgewählt oder als Standard voreingestellt werden. Die erstellten Rechnungen entsprechen automatisch den gesetzlich verpflichtenden Vorgaben.
Und wir arbeiten weiter an sinnvollen Funktionserweiterungen: Ab Ende November wird es möglich sein, Eingangsrechnungen (Fremdkosten) direkt mit Beleg-PDF hochzuladen und die in ZUGFeRD enthaltenen strukturierten Rechnungsdaten werden automatisch ausgelesen und angezeigt. Damit wird ein einfacher Abgleich der Daten mit dem »sichtbaren« Teil möglich.
