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Mehr ist mehr? Mit wachsender Unternehmens- und Projektgröße werden auch Aufträge, Aufgaben und Anforderungen zunehmend umfangreicher. Nun kommt es auf eine gut strukturierte Organisation für eine flüssige und zeitsparende Abwicklung Ihrer Projekte an. Excel-Listen und Word-Dateien haben dabei ausgedient!
In Zeiten von Smart-Home, Lifestyle Apps und Cloud Diensten lassen wir uns unseren privaten Alltag vereinfachen und holen uns digitale Unterstützung für unsere Life Balance. Im Arbeitsalltag tun wir uns hingegen oft schwer uns auf eine Digitalisierung der Geschäftsprozesse und neue Techniken einzulassen. Eingefahrene Prozesse in unserer Agentur über Bord zu werfen, um neue Softwares zu integrieren, die das »Daily Business« verändern und vereinfachen können, fällt uns nicht leicht – wir zeigen uns lieber geduldig. Dabei ist der Markt voller ERP-Lösungen, von spezialisierten Einzellösungen (Best-of-Breed) bis hin zu integrierten Systemen, den Komplettlösungen (Best-of-Suite) wie beispielsweise einer Agentursoftware. Diese unterscheiden sich im Funktionsumfang und in ihrer Anwendungsbreite, oft aber auch deutlich bei den Kosten. Sobald es also ums Finanzielle geht, werden Entscheidungen fällig und unnötige Kosten abgewägt.
Warum es daher sinnvoll sein kann, nicht auf eine große Anzahl von Einzeltools zu setzen, sondern vielleicht besser in eine Agentursoftware für die Kernbereiche des Unternehmens zu investieren, beleuchten wir in diesem Beitrag.
Während eine Spezial-Software auf eine bestimmte Aufgabe oder Funktion ausgerichtet ist und hierfür perfektioniert wurde, kann eine Agentursoftware vielseitig und umfangreich eingesetzt werden. Die Nutzung einzelner Spezial-Tools kann schnell zu einem Sammelsurium verschiedenster Apps heranwachsen, wohingegen eine Komplettlösung einen entscheidenden Vorteil bietet: den zentralen Zugriff auf eine Datenbank für alle Funktionen, ohne alle wichtigen Informationen doppelt und dreifach zu verwalten.
In der Praxis nutzen manche Unternehmen eine beträchtliche Anzahl verschiedener Insellösungen – den sogenannten Best-of-Breed (für jede einzelne Funktion die beste Lösung) – so beispielsweise für administrative Aufgaben, für die Verwaltung der Kontakte im CRM oder für die Aufgabenverteilung, während für Kalkulation und Rechnungsstellung dann im ungünstigsten Fall noch Excel oder Word bemüht wird. Die Einzelsoftwares sind auf die spezifischen Anforderungen einer Branche oder Aufgabe zugeschnitten, wodurch sie individueller abgestimmt werden können. Zudem können so die einzelnen Unternehmensprozesse gegebenenfalls nach und nach digitalisiert werden. Allerdings kann der Einsatz von vielen Tools auf Dauer zu hohen Gesamtkosten und mehr Verwaltungsaufwand führen.
Nutzer mehrerer Spezial-Softwares kennen sicherlich die Herausforderungen, die damit einhergehen: Man benötigt die Kontaktdaten des Ansprechpartners, weil man eine Rückfrage zum Angebot hat oder man muss beim Bearbeiten der Aufgaben sehen, ob der Auftrag noch im angebotenen Budget bleibt. Man ist also gezwungen immer wieder von Anwendung zu Anwendung zu wechseln – ganz zu Schweigen davon, wie gut sich die Informationen von einem Tool in das andere übertragen lassen. Denn selbst wenn die Einzellösungen für sich betrachtet gut funktionieren, so lassen sich diese oft nur begrenzt miteinander verknüpfen. Hierdurch müssen Datenbestände parallel gepflegt werden oder zusätzliche Tools zur Anbindung finanziert werden.
Deutlich leichter kann die Arbeit mit einer vielseitigen und integrierten Komplettlösung werden. Der eindeutigste Vorteil – Sie haben alle wichtigen Informationen in einer Quelle und profitieren von einem nahtlosen und einheitlichen System, welches Ihnen ein reibungsloses Arbeiten ermöglicht. Dabei schonen Sie vor allem Zeit und Nerven, denn die Bedienung bleibt immer gleich. Zudem haben Sie eine zentrale Adresse für Support-Anfragen.
Darüber hinaus können Sie sich über eine höhere Effizienz und Produktivität freuen. Am Beispiel von Kalkulation, Zeiterfassung, Aufgaben und Ressourcen zeigt sich ein weiterer Vorteil: Sie sehen innerhalb Ihrer Projekte sofort, ob Sie wirtschaftlich arbeiten und ob Sie im geplanten Zeitrahmen bleiben – so können Sie ganz schnell reagieren und nachjustieren. Ihr Workflow wird schneller, transparenter und effizienter, wenn Sie alles in einer zentralen (meist webbasierten) Software sammeln. Sollten Ihre Anforderungen detaillierter werden, so lassen sich bei vielen Agentursoftwares auch weitere Apps über Schnittstellen integrieren.
Viele Agenturen und Unternehmen scheuen sich vor der Umstellung und den damit verbundenen Aufwänden und Kosten oder gar Abhängigkeiten zu einem Anbieter. Hier hilft ein neutraler Vergleich der in Frage kommenden Lösungen mit Leistungsangebot, Preisen und wie lange diese bereits am Markt etabliert sind. Die eierlegende Wollmilchsau wird man nicht bekommen, aber doch eine Lösung, die auf die eigenen Anforderungen weitgehend zutrifft. Anbieter gibt es zahlreiche – mit unterschiedlich großem Funktionsumfang. Doch auch hier kommt der Preis-Leistungs-Faktor ins Spiel – drum prüfe man, ob tatsächlich alle enthaltenen Features zu dem aufgerufenenen Preis benötigt werden, oder ob auch ein »kleineres« System mit einem modularer Funktionsumfang zu günstigeren Konditionen ausreicht.
Ab einem gewissen Auftragsvolumen wird eine digitale Kontrolle und Organisation immer relevanter, da es ansonsten schwer fällt, den Überblick zu behalten. Dabei ist es gleich, ob es sich um einen projektbasiert arbeitenden Dienstleister, ein produzierendes Unternehmen oder eine Agentur handelt. Softwares zur Verwaltung der Aufträge können die Organisation deutlich verbessern, die Wettbewerbsfähigkeit steigern und zu einem reibungslos funktionierenden Kundenservice beitragen.
Unternehmen können also guten Gewissens auf Einzellösungen setzen, wenn sie spezifische Anforderungen haben, die durch eine All-in-One-Software nicht erfüllt werden können. Insbesondere in Branchen mit hohen Anforderungen an komplexen Prozessen kann der Einsatz einer Spezial-Software sinnvoll sein.
Eine Komplettlösung wie eine Agentursoftware ist die richtige Wahl, wenn Unternehmen eine größere Anwendungsbreite benötigen, flexibel agieren – aber mit konsistenten Daten arbeiten möchten. Insbesondere für kleinere Unternehmen kann der Einsatz der richtigen Komplettlösung Kosten sparen, Prozesse kompakt zusammenfassen und die Effizienz erhöhen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Wahl zwischen flexiblen Einzellösungen und All-in-One-Softwares eine Entscheidung ist, die stark von den spezifischen Anforderungen und Bedürfnissen eines Unternehmens abhängt. Entscheidend dafür sind unter anderem bestehende Strukturen und die Komplexität der betrieblichen Prozesse. Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile und sollten entsprechend sorgfältig abgewogen werden. Die Einzellösungen sind für individuellere und komplexe Ansprüche geeignet, die Komplettlösung für die schnellere und unkomplizierte Handhabung.
Je fachspezifischer also die Anforderungen sind, desto mehr fällt die Tendenz in Richtung der Einzel-Tools. Wenn Übersichtlichkeit, Handhabung und Kosten wesentlich zur Entscheidung beitragen, liegen die Komplettlösungen mit der Nase vorn. Dabei kann auch eine Kombination aus Agentursoftware und einem oder zwei Einzel-Tools für spezielle Ansprüche der goldene Weg sein. Die Anbieter der effizienten Komplettlösungen bieten oft Integrationsmöglichkeiten per API an, denn es gibt ja auch noch viele tiefergehende Tools, die einfach zu gut sind, um sie über den Haufen zu werfen. Wichtig ist, dass die gewählte IT-Technologie in Sachen Einführung und Nutzung langfristig und strategisch geplant wird, um ein in sich funktionierendes und konsistentes Setting in den Unternehmensprozessen zu etablieren.
Bei Fragen nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf.
