Agenturalltag · Projektmanagement · KI · Automatisierung
Telefonannahme, Aufgaben und Projektzeiten sinnvoll verbinden
Wer in einer Agentur arbeitet, kennt das: Man schafft es selten, länger am Stück konzentriert an einer Aufgabe zu arbeiten. Zwischen Beratung, Projektsteuerung, Konzept, Design und Entwicklung kommen Kundenanrufe mit Rückfragen, Terminabstimmungen, Korrekturen, Freigaben, Angebotswünsche und interne Übergaben hinzu.
Das Problem ist deshalb nicht immer die eigentliche Arbeitsmenge. Oft kostet vor allem das ständige Wechseln zwischen verschiedenen Aufgaben Zeit und Konzentration.
Genau hier lohnt sich ein Blick auf die gesamten Agenturprozesse. Das Projektmanagement hilft dabei, Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Griff zu behalten. Die Zeiterfassung macht sichtbar, wie viel Aufwand tatsächlich in Projekte fließt. Die Faktura kümmert sich um Angebote und Rechnungen. Und eine gut organisierte Telefonannahme kann dafür sorgen, dass nicht jeder Anruf sofort jemanden aus der laufenden Arbeit reißt.
Interessant wird diese Kombination, wenn KI gezielt an den Stellen eingesetzt wird, an denen heute noch viel wiederkehrende Handarbeit steckt. Es geht also weniger darum, möglichst viel zu automatisieren, sondern darum, die richtigen Schritte zu automatisieren.
Agenturalltag bedeutet, mit verschiedenen Projekten gleichzeitig zu jonglieren und sich dennoch in eine Aufgabe zu vertiefen. Klingelt dann spontan das Telefon, ist die Unterbrechung oft größer, als es auf den ersten Blick scheint. Der Anruf selbst dauert vielleicht nur zwei Minuten. Danach dauert es in der Regel deutlich länger, bis man sich wieder in die vorherige Aufgabe eingefunden hat.
Typische Anlässe gibt es genug:
All diese Anliegen sind wichtig. Trotzdem muss nicht jedes davon genau in dem Moment bearbeitet werden, in dem es eingeht.
Eine gute Grundlage für weniger Reibung ist ein zentraler Projektkontext. Je weniger Informationen über verschiedene Listen, Dokumente und Tools verteilt sind, desto leichter lässt sich eine Anfrage einordnen.
Genau hier setzt ProSonata an. Die Agentursoftware verbindet Projektmanagement, Aufgaben, Projektzeiterfassung und Faktura in einem System. Projekte bilden dabei die zentrale Organisationseinheit, der unter anderem To-dos, Aufwände sowie Angebote und Rechnungen zugeordnet werden.
Dadurch lässt sich eine Kundenanfrage schneller einordnen: Um welches Projekt geht es? Wer ist verantwortlich? Welche Aufgabe läuft gerade? Welcher Aufwand ist bereits entstanden?
Eine Aufgabenliste beantwortet nur die Frage, was noch erledigt werden muss. Für eine wirtschaftliche Projektsteuerung ist zusätzlich entscheidend, wie viel Zeit tatsächlich in die einzelnen Aufgaben fließt.
Wenn Projektzeiten direkt Projekten und Aufgaben zugeordnet werden, entstehen mit der Zeit wertvolle Vergleichsmöglichkeiten:
Solche Daten sparen zunächst noch keine Zeit. Erst wenn daraus konkrete Veränderungen im Arbeitsablauf entstehen, wird daraus ein echter Automatisierungsvorteil.
Während eine Agentursoftware die interne Arbeit digital strukturiert, bleibt die externe Kontaktaufnahme in vielen Agenturen erstaunlich manuell. Ein Anruf landet direkt im Team. Die aktuelle Aufgabe wird unterbrochen, das Anliegen geklärt und der passende Ansprechpartner gefunden. Anschließend muss wieder in die ursprüngliche Arbeit zurückgekehrt werden.
Bei bestimmten, wiederkehrenden Anrufarten lässt sich dieser erste Schritt deutlich strukturierter gestalten. Dazu gehören beispielsweise Rückrufwünsche, Terminanfragen, erste Projektanfragen, Fragen nach Ansprechpartnern sowie organisatorische Fragen zu Leistungen oder Erreichbarkeit. Hier muss nicht zwangsläufig sofort ein Fachmitarbeiter ans Telefon gehen.
Ein KI-Telefonassistent übernimmt die erste Ebene der Kommunikation. Anders als eine klassische Mailbox zeichnet er nicht einfach eine Nachricht auf, sondern kann ein Gespräch führen, Rückfragen stellen und die für den nächsten Schritt relevanten Informationen erfassen.
Ein Beispiel ist der KI-Telefonassistent von Telfo. Telfo ist ein in Mannheim entwickelter KI-Telefonassistent für Unternehmen. Die Software kann eingehende Anrufe automatisiert annehmen, frei formulierte Anliegen verstehen, Rückfragen stellen und Rückrufgründe, Ansprechpartner, Prioritäten oder Terminwünsche strukturiert erfassen.
Für eine Agentur bedeutet das nicht, dass Kundenkommunikation vollständig automatisiert werden sollte. Der sinnvollere Ansatz ist eine klare Aufgabenteilung: Die KI organisiert die wiederkehrende Erstaufnahme, Menschen übernehmen Beratung, Kreativarbeit und Entscheidungen.
Neue Projektanfragen können bereits im ersten Gespräch wichtige Informationen liefern – beispielsweise Unternehmen, gewünschte Leistung, Zeitrahmen, Budgetrahmen oder einen gewünschten Rückruf. Das Team erhält dadurch eine erste strukturierte Grundlage für den weiteren Kontakt.
Auch bei einfachen Rückrufwünschen helfen zusätzliche Angaben wie Anrufgrund, gewünschter Ansprechpartner und gegebenenfalls die Dringlichkeit, den späteren Kontakt vorzubereiten.
Bei klar definierten Gesprächen können Terminwünsche strukturiert aufgenommen oder – bei passender Kalenderanbindung – direkt in einen Terminprozess überführt werden. Standardfragen zu Leistungen, Erreichbarkeit oder allgemeinen Abläufen können ebenfalls automatisiert beantwortet werden, sofern die entsprechenden Informationen eindeutig definiert und freigegeben sind.
Agenturarbeit besteht nicht nur aus Informationen und Aufgaben. Beratung, Vertrauen, Erfahrung und kreative Entscheidungen lassen sich nicht sinnvoll auf jeden Prozess übertragen.
Bei diesen Themen bleibt der direkte menschliche Kontakt besonders wichtig:
Die sinnvollste Automatisierung ersetzt deshalb nicht die wertvolle Arbeit der Mitarbeiter. Sie nimmt möglichst viel von der repetitiven Vorarbeit ab.
Der eigentliche Vorteil entsteht dann, wenn ein Telefonat nicht als isolierte Information endet. Idealerweise wird aus dem Kontakt direkt ein strukturierter nächster Schritt:
1. Ein Kunde oder Interessent ruft an.
2. Die telefonische Erstannahme erfasst Anliegen und relevante Informationen.
3. Das Anliegen wird einem konkreten Kunden oder Projekt zugeordnet.
4. Es wird eine Aufgabe oder ein Rückruf für die zuständige Person erstellt.
5. Die Bearbeitung erfolgt im bestehenden Projekt.
6. Die dafür aufgewendete Zeit wird im entsprechenden Projekt erfasst.
7. Die Leistungen können später in Angebot oder Rechnung einfließen.
Ob diese einzelnen Schritte technisch direkt miteinander verbunden werden können, hängt von den vorhandenen Schnittstellen und dem jeweiligen System ab. Die grundsätzliche Idee ist aber unabhängig vom eingesetzten Tool interessant: Informationen sollten möglichst nicht bei jedem Übergang erneut manuell übertragen werden müssen, sondern möglichst ohne Medienbruch in die operative Arbeit übergehen.
Ein häufiges Problem projektbasierter Dienstleister ist die Trennung von Projektarbeit und kaufmännischer Abwicklung. Aufgaben werden in einem Tool erledigt, Zeiten in einem zweiten erfasst und Rechnungen später in einem dritten System erstellt. Das funktioniert – erzeugt aber zusätzliche Arbeit.
ProSonata verbindet Projektmanagement, Projektzeiten und Faktura in einem gemeinsamen Projektkontext. Angebote, Rechnungen, Fremdkosten und Zeiten können einem Projekt zugeordnet werden. Dadurch lässt sich besser nachvollziehen, welche Leistungen erbracht und berechnet wurden und wie rentabel ein Projekt am Ende war.
Gerade bei wiederkehrenden Projekten kann das einen Unterschied machen. Je enger Aufgaben, Zeiten und Faktura zusammenarbeiten, desto weniger Informationen müssen zwischen verschiedenen Systemen übertragen werden.
Wenn über KI in Agenturen gesprochen wird, geht es häufig zuerst um Texte, Bilder oder Recherche. Wirtschaftlich interessant sind aber auch die weniger sichtbaren und wiederkehrenden Prozesse im Hintergrund.
Denkbar sind beispielsweise:
Der entscheidende Punkt ist dabei der Kontext. Eine KI kann nur so sinnvoll arbeiten, wie die Informationen strukturiert sind, auf die sie zugreifen darf. Ein KI-Agent ohne verlässliche Kunden- und Projektdaten bleibt entsprechend eingeschränkt.
Ein weiterer Entwicklungsschritt sind Schnittstellen, über die KI-Agenten kontrolliert auf Funktionen und Daten bestehender Business-Software zugreifen können.
ProSonata arbeitet an einer MCP-Schnittstelle, um die Automatisierungsmöglichkeiten stetig zu erweitern. MCP steht für Model Context Protocol und beschreibt einen standardisierten Ansatz, mit dem KI-Anwendungen kontrolliert mit externen Systemen und deren Funktionen interagieren können. Geplant sind unter anderem Anwendungsfälle wie Projektanlage, Projektzeiterfassung, Aufgabenhandling sowie die Erstellung von Angebots- und Rechnungsentwürfen.
Der interessante Gedanke dahinter ist jedoch unabhängig von einer einzelnen Software: KI muss nicht zwangsläufig in einem separaten Chatfenster sitzen. Sie kann langfristig direkt dort unterstützen, wo die eigentliche Arbeit stattfindet.
Dieselbe Logik gilt für telefonische Automatisierung. Ein KI-Telefonassistent ist besonders wertvoll, wenn er nicht nur ein Gespräch dokumentiert, sondern relevante Informationen kontrolliert an bestehende Systeme übergeben kann.
Je nach technischer Anbindung könnten daraus beispielsweise folgende Prozesse entstehen:
Welche dieser Möglichkeiten tatsächlich sinnvoll ist, hängt vom jeweiligen System und den verfügbaren Schnittstellen ab. Mehr Integrationen sind dabei nicht automatisch besser. Entscheidend ist, ob die Verbindung einen konkreten Arbeitsschritt vereinfacht.
Während das Team gerade in einem Kundentermin sitzt, ruft ein Interessent an. Er sucht Unterstützung bei einer neuen Website und möchte dazu ein Angebot.
Anstatt die Konzentration eines anderen Mitarbeiters zu stören oder auf einer Mailbox zu landen, wird der Anruf automatisiert angenommen. Der Interessent schildert sein Anliegen, nennt Unternehmen, gewünschte Leistung, geplanten Zeitrahmen und eine Rückrufmöglichkeit.
Das Team kann die Anfrage anschließend strukturiert bearbeiten, ohne dass der laufende Kundentermin unterbrochen werden musste. Wird daraus ein Projekt, können Aufgaben, Zeiten, Angebote und spätere Rechnungen anschließend in der Agentursoftware verwaltet werden. Auch Kommunikations- und Abstimmungsaufwände lassen sich so besser erfassen und in die Projektbetrachtung einbeziehen.
Die Antworten auf diese Fragen zeigen meist schneller als eine lange Tool-Liste, wo sich Automatisierung tatsächlich lohnt.
Der größte Zeitverlust steckt nicht unbedingt in einem einzelnen Arbeitsschritt. Häufig entsteht er dort, wo Informationen von einem Prozess in den nächsten wechseln: vom Kundenanruf zur Aufgabe, von der Aufgabe zum Projekt, von der Projektzeit zur Abrechnung.
Das passende Projektmanagement schafft dafür den notwendigen Überblick im Agenturalltag. Aufgaben und Projektzeiten machen die operative Arbeit nachvollziehbar, während die Faktura den kaufmännischen Teil abbildet. Wenn Anfragen ständig die laufende Arbeit unterbrechen, kann Telefonautomatisierung diesen Engpass reduzieren. Dabei sollte KI nicht zum Selbstzweck werden. Die entscheidende Frage ist nicht: Was können wir alles automatisieren? Sondern: Welche wiederkehrende Arbeit kostet uns heute unnötig Zeit?
Wenn diese Frage eindeutig beantwortet ist, kann Automatisierung einen wichtigen Unterschied machen. Ziel ist ein Workflow, bei dem neue Kundenanfragen nicht verloren gehen, Mitarbeitende weniger unterbrochen werden und Informationen möglichst reibungslos in Aufgaben, Zeiten und Faktura weiterfließen – während wichtige Beratungs-, Kreativ- und Entscheidungsprozesse beim Menschen bleiben.
Agentursoftware bündelt typische Prozesse von Agenturen und anderen projektbasiert arbeitenden Dienstleistern. Dazu gehören je nach Lösung beispielsweise Projektmanagement, Aufgabenverwaltung, Zeiterfassung, Kundenverwaltung und Faktura.
ProSonata ist eine Cloud-Agentursoftware für Agenturen und projektbasierte Dienstleister. Die Lösung verbindet unter anderem Projektmanagement, Aufgaben, Arbeits- und Projektzeiterfassung sowie eine umfangreiche Faktura samt E-Rechnungen in einem gemeinsamen System.
Ein KI-Telefonassistent nimmt eingehende Anrufe automatisiert an, versteht frei formulierte Anliegen, stellt Rückfragen und kann Informationen für definierte Folgeprozesse strukturiert erfassen.
Telfo ist ein in Mannheim entwickelter KI-Telefonassistent für Unternehmen. Telfo kann Anrufe automatisiert annehmen, Anliegen verstehen, Rückfragen stellen und Rückrufe, Termine oder weitere Gesprächsinformationen strukturiert vorbereiten.
Nein. Telefon-KI eignet sich vor allem für die strukturierte Erstaufnahme und wiederkehrende organisatorische Anfragen. Projektsteuerung, Beratung, kreative Entscheidungen und komplexe Kundenkommunikation bleiben Aufgaben, bei denen menschliche Erfahrung und Beurteilung nötig sind.
MCP steht für Model Context Protocol. Das Protokoll beschreibt einen standardisierten Ansatz, über den KI-Anwendungen kontrolliert auf freigegebene Funktionen und Informationen angeschlossener Systeme zugreifen können. Welche Möglichkeiten tatsächlich bestehen, hängt von der jeweiligen Implementierung ab.
Du hast noch Fragen zu unserer Agentursoftware ProSonata? Dann komm gerne auf uns zu!
