Tipps zur Faktura
Übergabe der Rechnungsdaten an die Buchhaltung und DATEV Online
Spare Zeit und Kosten durch den Export der erfassten Buchungsdaten an die Buchhaltung und Steuerberatung.
Mit dem in der Agentursoftware ProSonata integrierten Export für die Finanzbuchhaltung kannst du einfach und schnell die Ausgangsrechnungen und erfassten Eingangsrechnungen (Fremdkosten) an deine Buchhaltung übergeben.
Dabei unterstützt ProSonata Exportmöglichkeiten in verschiedenen Dateiformaten, die in vielen FiBu-Programmen von Softwareherstellern importiert werden können. Für die direkte Onlineübertragung der Buchungsdaten und Belege an die DATEV steht eine Anbindung an den »DATEV Buchungsdatenservice« bereit.
Exporte der Buchungsdaten und Belege
In ProSonata stehen verschiedene Formate für den Export (Download) zur Verfügung:
- DATEV-Format (V7.0): Das Format hat sich als Standard für die Datenübergabe der Buchungsdaten an nachfolgende FiBu-Software etabliert und kann in DATEV-Programme wie auch in viele Programme weiterer Hersteller importiert werden kann. Der optionale Export »Buchungsdaten & Belege« beinhaltet eine ZIP-Datei mit den vorhandenen Belegen des exportierten Zeitraums. Diese ZIP-Datei kann mittels der App »DATEV Belegtransfer« an »DATEV Unternehmen online« übertragen werden. Die Daten sind mit einem »Beleglink« versehen, sodass eine Verknüpfung zu den Buchungsdaten gegeben ist. Das DATEV-Format erlaubt auch die Ausgabe aller oder geänderter Stammdaten (Debitoren und Kreditoren) als separaten Export.
- DATEV XML-Schnittstelle: Der Export der Buchungsdaten (mit Belegen) erfolgt im DATEV XML-Format für »DATEV Unternehmen online«. Die erstellte ZIP-Datei kann über die App »DATEV Belegtransfer« zu Unternehmen online hochgeladen werden. Das Format ist auch in Programmen anderer Hersteller importierbar.
- ASCII: Ein generischer Text-/CSV-Export der Buchungsdaten (ohne Belege). Eine Beschreibung des Satzaufbaus steht zur Verfügung.
Die exportierten Daten können nach dem Download an die Buchhaltung weitergegeben werden.
Direkte Übertragung der Buchungsdaten und Belege an DATEV-Online
ProSonata bietet die Möglichkeit, durch eine Online-Anbindung die Buchungsdaten und Belege direkt zur DATEV (auch DATEV Unternehmen Online, DUO) zu übertragen.
- Als erster Schritt ist dazu die Einrichtung des »Buchungsdatenservice« (API-Dienst) bei DATEV durch deine Steuerkanzlei bzw. Buchhaltung notwendig. Der Buchungsdatenservice muss vor der Nutzung bei DATEV bestellt und in Betrieb genommen werden (siehe http://go.datev.de/datenservices-einrichten).
- Nachdem die Einrichtung erfolgt ist, erhältst du von deiner Steuerkanzlei die Beraternummer und deine Mandantennummer. Die Nummern trägst du in ProSonata im Bereich > Faktura > FiBu Export in der Einrichtungsmaske zu DATEV Online ein. Speichere die Einstellungen.
- Mit dem Button »mit DATEV verbinden« kannst du jetzt die Verbindung zur DATEV herstellen. Du wirst auf die Website der DATEV geleitet und musst dich dort mit deinen Zugangsdaten anmelden. Im nächsten Schritt siehst du, welche Daten deines DATEV-Profils du freigibst (wir fordern nur die Rechte ein, die für die Datenübertragung zur DATEV notwendig sind) und musst die Verbindung bestätigen.
- Im Anschluss wirst du wieder zu ProSonata zurückgeleitet. Die Rechte des DATEV Mandanten werden dabei überprüft – sollten diese nicht ausreichen, erscheint eine Fehlermeldung. In diesem Fall sollten die Rechte durch deine Steuerkanzlei geprüft und geändert werden, bevor du erneut die Einrichtung vornimmst.
- Nach erfolgreicher Einrichtung landest du wieder im Faktura-Bereich »FiBu Export«. Es besteht nun eine Verbindung mit Langzeit-Token, d.h. sie ist für 2 Jahre aktiv und verlängert sich automatisch mit jedem DATEV-Zugriff. Daher musst du die Anbindung praktischerweise nur einmalig vornehmen (eine Trennung der Verbindung ist bei Bedarf jederzeit möglich).
- Du kannst nun mit den Export-Optionen und Filtern entscheiden, welche Buchungsdaten und Belege (Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen) von welchem Zeitraum ausgegeben werden sollen. Es empfiehlt sich, eine aussagekräftige Bezeichnung für den Export zu vergeben (z.B. »Ausgang Mai«).
- Vor der Übertragung solltest du einen Blick auf die »Belegübersicht« werfen und die enthaltenen Belege mit ihren Daten überprüfen.
- Mit dem Button »Übertragung vorbereiten« gelangst du in den vorbereiteten Export zur Datenübertragung. Du siehst noch einmal alle Dateien und kannst die Übertragung starten. Zu jeder Datei wird vermerkt, ob die Übertragung erfolgreich war. Eine fehlgeschlagene Übertragung kann wiederholt werden. Sollte es einmal ein Problem geben, werden hier Fehlermeldungen ausgegeben, mit denen du dich an unseren Support wenden kannst (bitte auch den Zeitpunkt des Problems notieren).
Grundeinstellungen für einen erfolgreichen Export der Buchungsdaten
Folgende Angaben müssen vor dem Export korrekt eingerichtet sein:
- Ausgangsrechnungen: Im Bereich > System > Grundeinstellungen > Reiter »Druck & Export« müssen die Erlöskonten der möglichen Steuersätze für dein Land korrekt eingetragen werden. Standardmäßige Vorgabe von ProSonata sind die typischen Erklöskonten (Automatikkonten) für den Kontenrahmen SKR03.
- Eingangsrechnungen: Ebenfalls im Bereich > System > Grundeinstellungen > Reiter »Druck & Export« kannst du ein Standard Aufwandskonto für die Eingangsrechnungen (Fremdkosten) hinterlegen (Standardvorgabe ist 4900). In Abstimmung mit deiner Buchhaltung können damit alle erfassten Fremdkosten auf diesem Sammelkonto landen – dann kann die Buchhaltung später die korrekte Zuordnung vornehmen. Alternativ kannst du selbst bei der Fremdkostenerfassung für einzelne Eingangsrechnungen ein individuelles Aufwandskonto eintragen, das beim Export verwendet wird. ProSonata merkt sich ein Aufwandskonto einer Rechnung eines Lieferanten und fügt diese bei der nächsten Rechnung von ihm automatisch wieder ein.
- Debitorenkonten und Kreditorenkonten: Bei der > Adresse jeder angelegten Firma (Kunden & Lieferanten) wird automatisch im Feld »FiBu-Konto« ein Konto für den FiBu-Export eingetragen (DATEV Systematik: Kunden > 10000, Lieferanten > 70000, bei Bedarf auch 6- oder 7-stellig). Diese Konten sollten mit den Personenkonten in der Buchhaltung übereinstimmen und sind bei Bedarf in ProSonata änderbar. Neu angelegte oder geänderte Adressdaten kannst du beim FiBu Export im DATEV-Format für die Buchhaltung ausgeben.
- weitere Angaben: In der Maske des FiBu Exports wählst du den gewünschten Zeitraum für den Export aus (i.d.R. den Vormonat) und prüfst das angegebene Wirtschaftsjahr und den verwendeten Kontenrahmen. Die Sachkontenlänge wird von ProSonata beim Export automatisch anhand der vorhandenen Daten bestimmt und eingetragen.
Vor einem Export solltest du alle Konten mit deiner Steuerkanzlei bzw. Buchhaltung abstimmen.
