XML-Dateien für das Banking

SEPA-Lastschriften und -Überweisungen erstellen

Einfache Erstellung der Buchungsdaten für das Banking über SEPA XML-Dateien.

Die ProSonata Faktura bietet die Möglichkeit, bei vorhandenen SEPA-Lastschriftmandaten neben den Rechnungen (die im Abbindertext auch alle Daten der »Pre-Notification« enthalten können) auch die passende Sammellastschrift als SEPA XML-Datei zu erzeugen. Ebenso kann für offene Fremdkostenrechnungen mit der Bezahlmethode »Banküberweisung« eine Sammelüberweisung als SEPA XML-Datei erstellt werden. Die erzeugten XML-Dateien können Sie im Online-Banking vieler Banken hochladen bzw. in gängige Banking-Software importieren. Sie geben die Lastschrift/Überweisung dann wie gehabt im Banking frei.

SEPA-Lastschriften aus Rechnungen erstellen

Zu offenen (unbezahlten) Ausgangsrechnungen in ProSonata können Sie bei vorhandenem SEPA-Lastschriftmandat der Kunden eine SEPA XML-Datei als Sammellastschrift erzeugen.

Folgende Details sind hierbei zu beachten:

  • Die Rechnungen müssen die Währung € und einen positiven Betrag haben.
  • Bei der Adresse des Rechnungsempfängers müssen alle Daten zum Lastschriftmandat vorhanden und ausgefüllt sein. Wichtig ist vor allem die »Mandatsreferenznummer«, aber auch das »Mandatsdatum« (Datum der Unterschrift). Standardmäßig ist der Typ »Basislastschrift« mit dem Status »wiederholend« vorgesehen.

Und so gehen Sie vor:

  • Klicken Sie im Bereich > Faktura > Rechnungen den Button »SEPA-Lastschrift XML«. Sie gelangen zu einer neuen Maske, die alle Rechnungen auflistet, die die oben genannten Kriterien erfüllen. Im oberen Bereich der Seite können Sie alle grundlegenden Daten für die Sammelbuchung erfassen.
  • Der Ausführungstermin muss bei Lastschriften (je nach Status) mindestens 3 Tage in der Zukunft liegen.
  • Der Buchungstext darf die genannten Platzhalter verwenden – so kann z.B. automatisch die Rechnungsnummer in den Buchungstext eingefügt werden. Sie sehen in der Rechnungsliste darunter vorab den final erzeugten Buchungstext.
  • Die End-zu-End-ID ist optional und kann als Platzhalter auch die Rechnungsnummer beinhalten.
  • Der Mandatsstatus (wiederholend etc.) und der Typ (Basislastschrift/Firmenlastschrift) haben Auswirkung auf die Rechnungsliste: Nur Rechnungen mit übereinstimmendem Mandatsstatus und Typ werden für den Export der XML-Datei aktiviert.
  • Das PAIN-Format ist wählbar (der vorausgewählte Standard sollte bei vielen Bankinstituten akzeptiert werden).
  • Möchten Sie alle Buchungen einer Sammellastschrift einzeln auf dem Kontoauszug sehen, muss die Option »Auftrag als Sammelbuchung (Gesamtbetrag) im Auszug« deaktiviert sein.
  • Falls Sie bereits einen XML-Export erstellt haben und diesen noch einmal erzeugen möchten, müssen Sie die bereits exportierten Rechnungen anzeigen lassen (Option aktivieren) und sie für den Export markieren.
  • Sie können die exportieren Rechnungen automatisch »bezahlt« markieren lassen.

Aktivieren Sie die gewünschten Optionen und wählen Sie »Buchungsdaten aktualisieren«. Sie aktualisieren damit automatisch die Buchungsdaten der Rechnungen und sehen diese in der unteren Liste. Wenn alles wie gewünscht und korrekt ist, klicken Sie bitte »SEPA XML erstellen«.

Die erzeugte SEPA XML-Datei können Sie in das Online-Banking Ihrer Bank hochladen oder in einer Banking-Software importieren.

SEPA-Überweisungen aus Fremdkostenrechnungen erstellen

Zu offenen (unbezahlten) Fremdkosten in der ProSonata Faktura können Sie eine SEPA XML-Datei als Sammelüberweisung erzeugen.

Folgende Details sind hierbei zu beachten:

  • Die Rechnungen müssen die Währung €, einen positiven Betrag und die Zahlmethode »Banküberweisung« haben.
  • Bei den Adressen der Lieferanten muss die IBAN der Bankverbindung eingetragen sein.
  • Falls der Lieferant Skonto gewährt und das Zahlungsziel für die Fremdkostenrechnung noch nicht überschritten ist, berechnet das System automatisch den Skontobetrag für die Buchung.

Und so gehen Sie vor:

  • Klicken Sie im Bereich > Faktura > Fremdkosten den Button »SEPA-Überweisung XML«. Sie gelangen zu einer neuen Maske, die alle Rechnungen auflistet, die die oben genannten Kriterien erfüllen. Im oberen Bereich der Seite können Sie alle grundlegenden Daten für die Sammelüberweisung erfassen.
  • Der Ausführungstermin darf ab dem heutigen Tag sein.
  • Der Buchungstext darf die genannten Platzhalter verwenden – so kann z.B. automatisch die Rechnungsnummer in den Buchungstext eingefügt werden. Sie sehen in der Rechnungsliste darunter vorab den final erzeugten Buchungstext.
  • Die End-zu-End-ID ist optional und kann als Platzhalter auch die Rechnungsnummer beinhalten.
  • Das PAIN-Format ist wählbar (der vorausgewählte Standard sollte bei vielen Bankinstituten akzeptiert werden).
  • Möchten Sie alle Buchungen einer Sammelüberweisung einzeln auf dem Kontoauszug sehen, muss die Option »Auftrag als Sammelbuchung (Gesamtbetrag) im Auszug« deaktiviert sein.
  • Sie können die Rechnungsliste auf »nur fällige Rechnungen« (mit erreichtem Zahlungszieldatum) begrenzen.
  • Falls Sie bereits einen XML-Export erstellt haben und diesen noch einmal erzeugen möchten, müssen Sie die bereits exportierten Rechnungen anzeigen lassen (Option aktivieren) und sie für den Export markieren.
  • Sie können die exportieren Rechnungen automatisch »bezahlt« markieren lassen.

Aktivieren Sie die gewünschten Optionen und wählen Sie »Buchungsdaten aktualisieren«. Sie aktualisieren damit automatisch die Buchungsdaten der Rechnungen und sehen diese in der unteren Liste. Wenn alles wie gewünscht und korrekt ist, klicken Sie bitte »SEPA XML erstellen«.

Die erzeugte SEPA XML-Datei können Sie in das Online-Banking Ihrer Bank hochladen oder in einer Banking-Software importieren.

Kontaktieren Sie uns, falls Sie weitere Fragen zur Erzeugung der SEPA-Dateien haben.

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