Agentursoftware vergleichen
Welche Punkte Agenturen und projektbasierte Dienstleister bei der Softwareauswahl im Blick haben sollten.
Es gibt mittlerweile viele Softwarelösungen für Agenturen und projektbasiert arbeitende Unternehmen. Viele mit unterschiedlichem Funktionsumfang, verschiedensten Bedienkonzepten – und das innerhalb einer sehr großen Preisspanne. Ein Vergleich ist hier wichtig, erfordert aber auch etwas Vorbereitung.
Wir möchten an dieser Stelle einige Tipps geben, die wir bis heute sammelten, während wir viele unserer Kunden bei der Auswahl und Einführung unserer Agentursoftware als Projektverwaltung und Faktura-Lösung begleiten durften.
Du hast dir vermutlich schon einige Gedanken gemacht – wie dein aktueller Workflow ausschaut, was die neue Agentursoftware bieten muss und wie sie dir in deinem Alltag dienen soll. Mache dir daraus eine Checkliste – und priorisiere die verschiedenen Punkte. Denn es wird vielleicht keine Software auf dem Markt geben, die 100 % deiner Wünsche zu deiner vollsten Zufriedenheit erfüllen kann.
Du hast bereits deine Liste? Dann halte am besten einmal inne und …
Ganz konkret solltest du dich fragen: Wie umfangreich wollen wir die Projekte planen? Machen z.B. komplexe Gantt-Charts wirklich Sinn, wenn x-mal pro Tag Termine und Abhängigkeiten verschoben werden müssten? Wird sich gar eine oder mehrere Personen nur um die Planungen kümmern müssen und können? Sind Buchhaltungsfunktionen notwendig? Oder sollen einfach nur Angebote und Rechnungen geschrieben werden und den Rest macht sowieso der Steuerberater? Ist die Software zukunftssicher mit dem ZUGFeRD-Format und der XRechnung?
Das kritische Hinterfragen ist sehr empfehlenswert, ansonsten werden viele der vermeintlich wichtigen Funktionen schon nach einer kurzen ambitionierten Startphase vermutlich nie wieder verwendet …
Wichtig ist, dass die Software alle praxisrelevanten Funktionen für den Arbeitsalltag einfach und »bedienbar« abdeckt.
Man kann die Bereiche Zeiterfassung, Aufgabenplanung und die Fakturierung der Leistungen auch mit einzelnen Tools abdecken. Dabei stellt dich aber die Frage, wie gut diese für den Arbeitsalltag wirklich verzahnbar sind. Auch mit APIs und Schnittstellen kann das eine Herausforderung sein.
Eine integrierte Lösung, wie eine dezidierte Agentursoftware, bietet diese Kernbereiche in einem Tool. Auf diesem Weg ist eine einfache projektbasierte Auswertung der Zeiten, Angebote und Rechnungen bis hin zum Rohertrag und Deckungsbeitrag möglich. Mit einem Tool wie ProSonata sind dann auch Projektzeiten z.B. einfach in Rechnungen übernehmbar – ob als Einzelpositionen oder zusammengefasst nach Kategorien oder Aufgaben. Auch die globalen Analysen können in einem integrierten Tool mit mehr der vorhandenen Daten in Beziehung gesetzt werden.
Auch wenn Workflows ähnlich sind – in manchen Bereichen hast du vielleicht doch spezielle Wünsche an die Software. Wichtig ist aber zu wissen, dass man mit einer angepassten Softwareversion nicht auf ein »Abstellgleis« hinsichtlich der Updatemöglichkeit gelangt!
Die ProSonata Agentursoftware entwickeln wir grundsätzlich zentral weiter, d.h. alle Kunden verwenden die gleiche Softwareversion. Trotzdem haben wir die Möglichkeit, z.B. die Programmoberfläche mit Farben und Fonts über Themes anzupassen und auch die Ausgabe der PDF-Dokumente (Angebote, Rechnungen etc.) an deinem Corporate Design auszurichten. Komm bei Fragen hierzu gerne auf uns zu. Für Ideen zur Weiterentwicklung der Software sind wir immer offen.
Wir erleben beides: Anwender, die mit Webanwendungen versiert sind und sich super schnell selbst in eine neue Software einarbeiten. Und eben Anwender, die vielleicht viele Jahre lang auf einem festen Weg mit vorhandener Software ihre Projekte bestritten haben und nun mit einer Schulung einen Einstieg erlangen möchten. Beide Typen erwarten bei Rückfragen einen schnellen und kompetenten Support. Wichtig ist, dass alle Mitarbeiter bei der Einführung der neuen Agentursoftware mitgenommen werden – nur wenn eine Software verstanden wird und Spaß macht, wird diese gerne im Alltag eingesetzt!
Ein Grundstein der Agentursoftware ProSonata war schon immer eine möglichst einfache und konsistente Bedienung – was uns nach Rückmeldung vieler Kunden gelungen ist. Wir bedienen gerne beide der oben genannten Nutzertypen: Falls du dich selbst einarbeiten möchtest, halten wir uns zurück und stehen bei einzelnen Fragen gerne zur Verfügung. Oder wir schulen dich in der Agentursoftware, damit du sie schnellstmöglich und maximal gewinnbringend im Alltag einsetzen kannst.
Wie oben bereits geschrieben: Es gibt viele Lösungen am Markt – und das mit großer Preisspanne. Ob Kauf oder Mietlösung, rechne die Kosten für die Software auf eine Nutzungsdauer von mindestens drei oder fünf Jahren hoch und vergleiche die Preise für das Gebotene. Vielleicht kommst du noch einmal zum Punkt 2 zurück und fragst dich, welcher Funktionsumfang dir welchen Preis wert ist.
Eine Einführung durch einen Verkäufer mag einen ersten Einblick bringen. Entscheidend ist aber später im Alltag, wie sich die Agentursoftware wirklich anfühlt, wie schnell sie läuft und auf Nutzerklicks reagiert. Bei 30-Tage-Testaccounts ist Vorsicht mit echten Kundendaten geboten – häufig ist noch kein Vertrag zustande gekommen und ebenso häufig gibt es keine klaren Aussagen zum Umgang mit den eingegebenen personenbezogenen Daten!
Die ProSonata Agentursoftware steht dir als Demoversion frei zugänglich zur Verfügung. Hier sind bereits generische Daten für einen Test enthalten; du kannst eigene Dummy-Daten eingeben und Projektabläufe und die Erstellung von Angeboten und Rechnungen beispielhaft und unverbindlich durchspielen.
Bei Berücksichtigung der genannten Tipps solltest du in überschaubarer Zeit zu deiner passenden Lösung finden.
Du hast noch Fragen zu unserer Agentursoftware ProSonata? Dann komm gerne auf uns zu!
