Das ZUGFeRD Rechnungsformat in der ProSonata Agentursoftware

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein Standard für den digitalen Rechnungsaustausch. Das Format soll helfen, Aufwand und Kosten für die heute noch oft zu findende manuelle (bzw. über OCR-/Scan-Lösungen stattfindende) fehleranfällige Bearbeitung von Eingangsrechnungen zu senken – ein Punkt, der gerade für größere Unternehmen relevant ist. Basis einer ZUGFeRD-Rechnung ist immer eine PDF-Datei im Archivformat PDF/A-3, die neben dem für den Menschen sichtbaren »normalen« Rechnungsabbild eine von Software auswertbare XML-Datei mit allen relevanten Rechnungsdaten enthält.

ZUGFeRD ist somit das ideale Bindeglied von Kleinunternehmen bis zu Konzernen: Man kann den Datenteil automatisiert auswerten und nutzen. Man muss es aber nicht (falls entsprechende Software in Kleinunternehmen nicht vorliegt), sondern kann das Rechnungsbild wie gehabt im PDF-Reader ansehen und bei Bedarf ausdrucken (steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten der Originaldatei beachten!).

Großunternehmen werden zukünftig vermehrt von ihren Lieferanten die Anlieferung von ZUGFeRD-Rechnungen einfordern – daher wird auch für kleine und mittelständische Unternehmen wichtig, dass die genutzten Faktura-Lösungen Rechnungen im ZUGFeRD-Format erstellen können. Office-Programme sind für die Erstellung von Rechnungen also nur noch bedingt geeignet.

Die Geschichte von ZUGFeRD

Das Forum elektronische Rechnung in Deutschland (FeRD) ist eine Plattform von Verbänden, Ministerien und Unternehmen zur Förderung der elektronischen Rechnung in Deutschland. Es wurde 2010 gegründet und hat 2014 die ZUGFeRD Version 1.0 veröffentlicht. Seit diesem Zeitpunkt hat ZUGFeRD zunehmend Unterstützung gefunden und wurde in Softwarelösungen integriert.

Aktuell (Ende 2017) steht die Veröffentlichung der Version 2.0 bevor. Sie entspricht der europäischen Norm 16931 und kann damit von allen europäischen Verwaltungen gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU verarbeitet werden. Damit ist ZUGFeRD zukünftig für die Digitalisierungsanforderungen der öffentlichen Hand optimal vorbereitet und ermöglicht die Rechnungsstellung im B2G-Bereich gemäß Vorgabe der Europäischen Union.

Weitergehende Informationen finden Sie auf der offiziellen ZUGFeRD Website.

ZUGFeRD in ProSonata

Die ProSonata Agentursoftware unterstützt die Erstellung von Rechnungen im ZUGFeRD-Format 1.0. Der gewünschte PDF-Standard für neu erstellte Dokumente kann in den PDF-Optionen der > System > Grundeinstellungen gewählt werden. Er lässt sich bei Bedarf noch pro Dokument ändern.

ProSonata verwendet im XML-Teil das ZUGFeRD Comfort-Profil. Es werden also alle steuerrechtlichen Pflichtangaben (wie Rechnungsersteller, Rechnungsempfänger, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Netto-, Brutto- und Steuer-Beträge, Einzelpositionen mit ihren Leistungsbeschreibungen und Mengen/Preisen etc.) und weitere Zusatzangaben, wie Kontoangaben (Bank, IBAN) des Rechnungserstellers, eingebunden. Somit stehen alle Daten für eine automatisierte Weiterverarbeitung der Rechnungen durch die Kunden zur Verfügung.

Nach der Veröffentlichung des ZUGFeRD-Formats 2.0 wird die neue Version des Formats ebenfalls zeitnah in ProSonata integriert.