ZUGFeRD und XRechnung Generator
Hintergründe zur Erstellung von elektronischen Rechnungen für Agenturen und Dienstleister ab dem 01.01.2025 und Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
Die e-Rechnungsformate ZUGFeRD und XRechnung werden zunehmend bekannter. Nach der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes der Bundesregierung am 17.11.2023 und der Zustimmung des Bundesrats am 22.3.2024 ist klar: die elektronische Rechnung (eRechnung) kommt! Eine elektronische Rechnung ist danach eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Diese Anforderungen erfüllen sowohl das hybride ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) wie auch die XRechnung (im öffentlichen Auftragswesen). Dies hat das Bundesministerium für Finanzen (BMF) in einem Schreiben vom 09.10.2023 klargestellt.
Dabei hat sich ZUGFeRD bereits seit 2014 in einzelnen Branchen einen Namen gemacht und erleichtert den Austausch strukturierter Rechnungsdaten gerade für große Firmen. Lieferanten des Bundes, der Länder und aller Behörden müssen bereits seit Ende November 2020 Rechnungen ab einem Wert von 1.000 € verpflichtend als XRechnung im XML-Format einreichen. Wir werfen einen Blick auf die beiden verwandten Formate.
ZUGFeRD ist ein Standard für den digitalen Rechnungsaustausch. Das Format konnte auch in der Vergangenheit bereits helfen, Aufwand und Kosten für die früher oft zu findende manuelle (bzw. über OCR-/Scan-Lösungen stattfindende) fehleranfällige Bearbeitung von Eingangsrechnungen zu senken.
Basis einer ZUGFeRD-Rechnung ist immer eine PDF-Datei im Archivformat PDF/A-3, die neben dem für den Menschen sichtbaren »normalen« Rechnungsabbild eine von Software auswertbare XML-Datei mit allen relevanten Rechnungsdaten enthält. Eine wichtige Änderung mit den neuen gesetzlichen Regelungen ist, dass zukünftig bei hybriden Rechnungsformaten der strukturierte Teil der führende ist. Bei Abweichungen zwischen sichtbarem PDF-Abbild und dem XML gelten also die Daten des XML Datenteils.
Mit dem Wachstumschancengesetz wird der Einsatz des ZUGFeRD-Formats die ideale Lösung, um ab dem 01.01.2025 dem Steuerrecht konforme eRechnungen zu erstellen. Die grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung gilt ab dem 01.01.2025 und betrifft Leistungen zwischen Unternehmern (B2B). Zudem müssen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sein. Der Gesetzgeber hat Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 vorgesehen.
Das Forum elektronische Rechnung in Deutschland (FeRD) ist eine Plattform von Verbänden, Ministerien und Unternehmen zur Förderung der elektronischen Rechnung in Deutschland. Es wurde 2010 gegründet und hat 2014 die ZUGFeRD Version 1.0 veröffentlicht. Seit diesem Zeitpunkt hat ZUGFeRD zunehmend Unterstützung gefunden und wurde in Softwarelösungen integriert.
Im März 2019 wurde die ZUGFeRD Version 2.0 veröffentlicht. Diese entspricht der europäischen Norm 16931 und kann damit von allen europäischen Verwaltungen gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU verarbeitet werden. Damit ist ZUGFeRD zukünftig für die Digitalisierungsanforderungen der öffentlichen Hand optimal vorbereitet und ermöglicht die Rechnungsstellung im B2G-Bereich gemäß Vorgabe der Europäischen Union.
Seit der ZUGFeRD Version 2.1 vom Frühjahr 2020 ist der Standard faktisch identisch zum französischen »Geschwister-Standard« FacturX. Seit dieser Version heißt die XML-Datei im Anhang einer ZUGFeRD-Rechnung »factur-x.xml«.
Weitergehende Informationen finden Sie auf der offiziellen ZUGFeRD Website.
Die ProSonata Agentursoftware unterstützt die Erstellung von e-Rechnungen in den ZUGFeRD-Formaten 1.0 bis 2.2, wobei wir ab dem 01.01.2025 die Verwendung des aktuellen Formats 2.2 empfehlen. Der gewünschte PDF-Standard für neu erstellte Dokumente kann in den PDF-Optionen der > System > Grundeinstellungen gewählt werden. Er lässt sich bei Bedarf noch pro Dokument ändern. Zusätzlich kann der gewünschte Standard für Adressen einzelner Kunden festgelegt werden.
ProSonata verwendet im XML-Teil des Formats 1.0 das Comfort-Profil und im Format 2.0 (und neuer) das Profil EN 16931. Ab dem 01.01.2025 wird der Einsatz des ZUGFeRD-Formats 2.0.1 (oder neuer) für B2B-Rechnungen obligatorisch.
Das ZUGFeRD-Format bindet alle Rechnungsdaten strukturiert in das XML der Rechnung ein, z.B. Rechnungsersteller, Rechnungsempfänger, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Netto-, Brutto- und Steuer-Beträge, Einzelpositionen mit ihren Leistungsbeschreibungen und Mengen/Preisen, Kontoangaben (Bank, IBAN) des Rechnungserstellers. Somit stehen diese Daten für eine automatisierte Weiterverarbeitung durch den Rechnungsempfänger zur Verfügung.
Die XRechnung ist seit November 2020 verpflichtend der Standard für die Erstellung digitaler Rechnungen an deutsche Behörden. Eine XRechnung ist eine XML-Datei, die alle Rechnungsdaten in strukturierter Form enthält. Sie kann – ohne spezielle Betrachtersoftware – nicht einfach gelesen werden. Dagegen ist eine ZUGFeRD-Rechnung immer eine PDF-Datei, die ein visuelles Abbild enthält und mit jedem PDF-Viewer anzusehen ist, und deren XML-Datei als Anhang eingebettet wurde.
Die XRechnung und ZUGFeRD basieren beide auf der europäischen Norm 16931 – die XML-Daten sind also fast identisch. Erwähnenswert ist allerdings, dass bei der XRechnung zwei verschiedene Syntaxen des XML erlaubt sind: Universal Business Language (UBL) und UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII). Das XML einer ZUGFeRD-Rechnung ist dagegen immer in der Syntax UN/CEFACT (CII) erstellt.
Es wurden von den deutschen Behörden für die XRechnung einige spezifischen Felder als Pflichtfelder deklariert (z.B. die Leitweg-ID). Die Koordinierungsstelle für IT-Standards der Stadt Bremen (auch »KoSIT« genannt) ist für die Betreuung und Weiterentwicklung des Standards zuständig.
Seit dem 01.01.2023 ist die XRechnung Teil der Standardfamilie »XStandards Einkauf«. Hierfür wurde eigens die Website xeinkauf.de erstellt auf der man sich über die XRechnung informieren kann.
Die ProSonata Fakturasoftware unterstützt seit der Einführung des ZUGFeRD-Formats 2.1.1 auch die Generierung von Rechnungen mit dem Profil »XRechnung«. Man erstellt hiermit eine hybride Rechnung im PDF-Format, die im Anhang die XML-Datei der XRechnung beinhaltet. Die PDF-Datei kann also wie gehabt von jedem Benutzer einfach betrachtet werden.
Die XML-Datei der XRechnung befindet sich eingebettet im Anhang des ZUGFeRD-PDFs, ist aber auch direkt als Download speicherbar. Die XML-Datei kann danach auf den Portalen der deutschen Verwaltung hochgeladen oder direkt aus ProSonata per E-Mail versendet werden.
Auf unserer Hilfeseite finden Sie Tipps zur Erstellung einer XRechnung in ProSonata.
Kontaktieren Sie und gerne bei Fragen zum Thema.
