Die ZUGFeRD und XRechnung Rechnungsformate in der ProSonata Agentursoftware

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein Standard für den digitalen Rechnungsaustausch. Das Format soll helfen, Aufwand und Kosten für die heute noch oft zu findende manuelle (bzw. über OCR-/Scan-Lösungen stattfindende) fehleranfällige Bearbeitung von Eingangsrechnungen zu senken – ein Punkt, der gerade für größere Unternehmen relevant ist. Basis einer ZUGFeRD-Rechnung ist immer eine PDF-Datei im Archivformat PDF/A-3, die neben dem für den Menschen sichtbaren »normalen« Rechnungsabbild eine von Software auswertbare XML-Datei mit allen relevanten Rechnungsdaten enthält.

ZUGFeRD ist somit das ideale Bindeglied von Kleinunternehmen bis zu Konzernen: Man kann den Datenteil automatisiert auswerten und nutzen. Man muss es aber nicht (falls entsprechende Software in Kleinunternehmen nicht vorliegt), sondern kann das Rechnungsbild wie gehabt im PDF-Reader ansehen und bei Bedarf ausdrucken (steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten der Originaldatei beachten!).

Großunternehmen werden zukünftig vermehrt von ihren Lieferanten die Anlieferung von ZUGFeRD-Rechnungen einfordern – daher wird auch für kleine und mittelständische Unternehmen wichtig, dass die genutzten Faktura-Lösungen Rechnungen im ZUGFeRD-Format erstellen können. Office-Programme sind für die Erstellung von Rechnungen also nur noch bedingt geeignet.

Die Geschichte von ZUGFeRD

Das Forum elektronische Rechnung in Deutschland (FeRD) ist eine Plattform von Verbänden, Ministerien und Unternehmen zur Förderung der elektronischen Rechnung in Deutschland. Es wurde 2010 gegründet und hat 2014 die ZUGFeRD Version 1.0 veröffentlicht. Seit diesem Zeitpunkt hat ZUGFeRD zunehmend Unterstützung gefunden und wurde in Softwarelösungen integriert.

Im März 2019 wurde die ZUGFeRD Version 2.0 veröffentlicht. Diese entspricht der europäischen Norm 16931 und kann damit von allen europäischen Verwaltungen gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU verarbeitet werden. Damit ist ZUGFeRD zukünftig für die Digitalisierungsanforderungen der öffentlichen Hand optimal vorbereitet und ermöglicht die Rechnungsstellung im B2G-Bereich gemäß Vorgabe der Europäischen Union.

Seit der ZUGFeRD Version 2.1 vom Frühjahr 2020 ist der Standard faktisch identisch zum französischen »Geschwister-Standard« FacturX. Seit dieser Version heißt die XML-Datei im Anhang einer ZUGFeRD-Rechnung »factur-x.xml«.

Weitergehende Informationen finden Sie auf der offiziellen ZUGFeRD Website.

ZUGFeRD in ProSonata

Die ProSonata Agentursoftware unterstützt die Erstellung von Rechnungen in den ZUGFeRD-Formaten 1.0, 2.0 und 2.1.1. Der gewünschte PDF-Standard für neu erstellte Dokumente kann in den PDF-Optionen der > System > Grundeinstellungen gewählt werden. Er lässt sich bei Bedarf noch pro Dokument ändern. Zusätzlich kann der gewünschte Standard für Adressen einzelner Kunden festgelegt werden.

ProSonata verwendet im XML-Teil des Formats 1.0 das Comfort-Profil und im Format 2.0 (und neuer) das Profil EN 16931. Letzteres ist der zukünftige Standard für Rechnungen an Behörden (B2G).

Beide Formate binden alle steuerrechtlichen Pflichtangaben und weitere Zusatzangaben in die Rechnungen ein, z.B. Rechnungsersteller, Rechnungsempfänger, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Netto-, Brutto- und Steuer-Beträge, Einzelpositionen mit ihren Leistungsbeschreibungen und Mengen/Preisen, Kontoangaben (Bank, IBAN) des Rechnungserstellers. Somit stehen alle Daten für eine automatisierte Weiterverarbeitung durch den Kunden zur Verfügung.

XRechnung und ZUGFeRD

Die XRechnung ist der Standard für die Übertragung digitaler Rechnungen an deutsche Behörden. Eine XRechnung ist nur eine xml-Datei, die alle Rechnungsdaten in strukturierter Form enthält. Sie ist – ohne spezielle Betrachtersoftware – nicht einfach einsehbar. Die XRechnung basiert, wie ZUGFeRD, auf der europäischen Norm 16931 – die XML-Dateien sind also fast identisch. Es wurden von den Behörden aber einige spezifischen Felder als Pflichtfelder für XRechnungen deklariert (z.B. Leitweg-ID). Die Koordinierungsstelle für IT-Standards der Stadt Bremen (auch »KoSIT« genannt) ist für die Betreuung und Weiterentwicklung des Standards zuständig.

Weitergehende Informationen zur XRechnung finden Sie auf der KoSIT Website.

XRechnung in ProSonata

Die ProSonata Agentursoftware unterstützt seit dem ZUGFeRD-Format 2.1.1 auch die Generierung von Rechnungen mit dem Profil »XRechnung«. Man erstellt hiermit eine hybride Rechnung im PDF-Format, die im Anhang die xml-Datei der XRechnung beinhaltet. Die PDF-Datei kann also wie gehabt von jedem Benutzer einfach betrachtet werden. Die xml-Datei im Anhang ist mit jedem gängigen PDF-Viewer speicherbar und kann in die Portale der deutschen Verwaltung hochgeladen werden.

Kontaktieren Sie und gerne bei Fragen zum Thema.