Faktura für Agenturen und Dienstleister

Rechnungen einfach und schnell schreiben

Aus Projekten einen Umsatz zu generieren, ist der Kern der Projektverwaltung und Fakturasoftware.

Eine Rechnung kann in ProSonata auf verschiedenen Quellen basieren. Egal auf welchem Weg: Die Software erstellt immer eine Rechnung, die selbstverständlich alle erforderlichen Pflichtangaben (wie Rechnungsnummer, Empfänger, Sender, Datum, Leistungszeitraum etc.) enthält.

Wege der Rechnungserstellung der ProSonata Faktura

Folgende Wege können Sie zur Abrechnung Ihrer Leistungen gehen:

  • Abrechnung auf Basis eines vorhandenen Angebots: Hierbei kopieren Sie das Angebot mit zwei Klicks als Rechnung. Alle Positionen (auch die optionalen) werden 1:1 in die Rechnung kopiert und können dort bei Bedarf angepasst werden. Um einen Überblick zu erhalten, was in dem Projekt genau passiert ist, empfiehlt sich ein Blick auf das Zusatzfenster »Zeiten & Kosten«. Dort sind erfasste Projektzeiten, Projektinformationen und die Projektauswertung übersichtlich dargestellt.
  • Zusammenstellung der Rechnung über Textbausteine: Die von Ihnen in ProSonata hinterlegten »Leistungsvorlagen« können beim Einfügen einer neuen Position über die zugeordneten Kategorien schnell gefunden und direkt eingeladen werden. Bei Bedarf sind der Beschreibungstext und der Preis natürlich anpassbar.
  • Abrechnung nach konkretem Zeitaufwand: Über das »Zeiten & Kosten« Zusatzfenster können Projektzeiten direkt als Rechnungspositionen übernommen werden. Dabei ist flexibel wählbar, ob diese als einzelne Positionen, nach Zeitkategorien gruppiert oder als eine Position in der Rechnung erscheinen sollen.
  • Übernahme von Fremdkosten: Da die ProSonata Agentursoftware auch über eine Fremdkostenerfassung verfügt, können über das »Zeiten & Kosten« Zusatzfenster diese auch als Positionen übernommen werden.
  • komplett freie Neuerstellung: Selbstverständlich können Sie auch mit einem leeren Dokument starten und die Positionstexte frei erfassen.

Die Rechnungstypen in der Agentursoftware

ProSonata bietet verschiedene Rechnungstypen, die beim Anlegen einer Rechnung gewählt werden können und deren Bezeichnung auch so auf dem Dokument erscheint:

  • Die »normale« Rechnung: Falls es nur eine Rechnung zum Projekt gibt, ist dieser vorausgewählte Typ die richtige Wahl.
  • Die Anzahlungsrechnung: Falls Sie vor der Bearbeitung des Projekts zunächst eine Anzahlung vom Kunden erhalten möchten, ist dieser Typ richtig. Kopieren Sie dabei ein Angebot als Abschlagsrechnung, können Sie wählen, wie die Positionen kopiert werden sollen. Hierbei kann auch ein prozentualer Betrag vom Angebot berechnet werden.
  • Die Abschlagsrechnung: Läuft ein Projekt sehr lange, können von Zeit zu Zeit Abschlagsrechnungen (Akontorechnungen) erstellt werden. Quelle kann dabei wieder ein Angebot sein – in der Rechnung können Sie die Positionen entfernen, die nicht mit dem Abschlag berechnet werden sollen oder einen prozentualen Anteil zur Berechnung angeben. Alternativ erstellen Sie die Abschlagsrechnung komplett frei, mittels Textbausteinen (Leistungsvorlagen) oder erfassten Zeiteinträgen. Bei den einzelnen Projektzeiten wird vermerkt, ob diese bereits berechnet wurden.
  • Die finale Endrechnung: Wurden zu einem Projekt bereits Anzahlungs- oder Abschlagsrechnungen erstellt, sollten Sie als abschließende Rechnung immer eine Endrechnung (Schlussrechnung) erstellen. Diese beinhaltet alle erbrachten Leistungen des Projekts (es könnte also ein komplettes Angebot als Basis dienen), darunter werden die bereits gestellten Rechnungen dargestellt und deren Beträge in Abzug gebracht. Der zu zahlende Restbetrag wird dabei von unserer Agentursoftware automatisch berechnet und ausgegeben, daher muss in der Rechnung ein Gesamtbetrag erfasst sein.

Wenn Sie umfangreiche Positionen in einem Angebot haben und diese mit Abschlags- und Endrechnungen berechnen, empfehlen wir folgende Vorgehensweise:

  • Kopieren Sie jeweils das Angebot als Ausgangsbasis in eine Rechnung.
  • Wählen Sie dabei den gewünschten Rechnungstyp aus (Anzahlungs-, Abschlags- oder Endrechnung) und ergänzen Sie ggf. den Leistungszeitraum in den Details.
  • Anzahlungs-/ Abschlagsrechnungen: Löschen Sie die noch nicht zur Berechnung stehenden oder bereits berechneten Positionen (ggf. Löschmodus zum Löschen mehrerer Positionen in einem Schritt nutzen, den Link finden sie im Text unter den Positionen) oder berechnen Sie die Preise der Positionen prozentual.
  • Kopieren Sie zum Abschluss des Projekts das Angebot als Endrechnung. Hier sollten alle erbrachten Leistungen als Positionen vorhanden bleiben. ProSonata bringt die bereits vorhandenen Abschlagsrechnungen automatisch in Abzug (diese werden im PDF unter dem Summenblock gelistet und werden mit dem zu zahlenden Restbetrag verrechnet.).

Kontaktieren Sie uns, falls Sie weitere Fragen zur Rechnungsstellung haben.

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