Rechnungen einfach und schnell schreiben

Aus einem finalisierten Projekt einen Umsatz zu generieren, ist der Kern unserer Agentursoftware. Eine Rechnung kann dabei auf verschiedenen Quellen basieren. Egal auf welchem Weg: ProSonata erstellt immer ein Dokument, das selbstverständlich mit den in Deutschland erforderlichen Pflichtangaben (wie Rechnungsnummer, Empfänger, Sender, Datum, Leistungszeitraum etc.) versehen ist.

Folgende Wege sind dabei möglich:

  • Abrechnung auf Basis eines vorhandenen Angebots: Hierbei kopieren Sie das Angebot mit zwei Klicks als Rechnung. Alle Positionen (auch die optionalen) werden 1:1 in die Rechnung kopiert und können dort bei Bedarf angepasst werden. Um einen Überblick zu erhalten, was in dem Projekt genau passiert ist, empfiehlt sich ein Blick auf das Zusatzfenster »Projektinfos«. Dort sind erfasste Projektzeiten, Projektinformationen und die Projektauswertung übersichtlich dargestellt.
  • Zusammenstellung der Rechnung über Textbausteine: Die von Ihnen in ProSonata hinterlegten »Leistungsvorlagen« können beim Einfügen einer neuen Position über die zugeordneten Kategorien schnell gefunden und direkt eingeladen werden. Bei Bedarf sind der Beschreibungstext und der Preis natürlich anpassbar.
  • Abrechnung nach konkretem Zeitaufwand: Über das »Projektinfos« Zusatzfenster können Projektzeiten direkt als Rechnungspositionen übernommen werden. Dabei ist flexibel wählbar, ob diese als einzelne Positionen, nach Zeitkategorien gruppiert oder als eine Position in der Rechnung erscheinen sollen.
  • Übernahme von Fremdkosten: Da die ProSonata Agentursoftware auch über eine Fremdkostenerfassung verfügt, können über das »Projektinfos« Zusatzfenster diese auch als Positionen übernommen werden.
  • komplett freie Neuerstellung: Selbstverständlich können Sie auch mit einem leeren Dokument starten und die Positionstexte frei erfassen.

Die Rechnungstypen in der Agentursoftware ProSonata

ProSonata bietet verschiedene Rechnungstypen, die beim Anlegen einer Rechnung gewählt werden können und deren Bezeichnung auch so auf dem Dokument erscheint:

  • DIe »normale« Rechnung. Falls es nur eine Rechnung zum Projekt gibt, ist dieser vorausgewählte Typ die richtige Wahl.
  • Die Anzahlungsrechnung: Falls Sie vor der Bearbeitung des Projekts zunächst eine Anzahlung vom Kunden erhalten möchten, ist dieser Typ richtig. Kopieren Sie dabei ein Angebot als Abschlagsrechnung, können Sie wählen, wie die Positionen kopiert werden sollen. Hierbei kann auch ein prozentualer Betrag vom Angebot berechnet werden.
  • Die Abschlagsrechnung: Läuft ein Projekt sehr lange, können von Zeit zu Zeit Abschlagsrechnungen erstellt werden. Quelle kann dabei wieder ein Angebot sein – in der Rechnung können Sie die Positionen entfernen, die nicht mit dem Abschlag berechnet werden sollen. Oder Sie erstellen die Abschlagsrechnung komplett frei, mittels Textbausteinen (Leistungsvorlagen) oder erfassten Zeiteinträgen. Bei den einzelnen Projektzeiten wird vermerkt, ob diese bereits berechnet wurden.
  • Die finale Endrechnung: Wurden zu einem Projekt bereits Anzahlungs- oder Abschlagsrechnungen erstellt, sollten Sie als finale Rechnung immer eine Endrechnung erstellen. Diese beinhaltet alle Leistungen des Projekts (es könnte also ein komplettes Angebot als Basis dienen), darunter werden die bereits gestellten Rechnungen dargestellt und deren Beträge subtrahiert. Der zu zahlende Restbetrag wird dabei von unserer Agentursoftware automatisch berechnet und ausgegeben.

Kontaktieren Sie uns, falls Sie weitere Fragen zur Rechnungsstellung haben.