ProSonata Tour

Alle Funktionen für einen übersichtlichen Projektalltag.

»Keep it simple«: Unser Fokus liegt immer auf einer einfachen Bedienung – für einen schnellen Einstieg in die Software und eine optimale Unterstützung im Alltag.

Projektverwaltung

Projekte sind die zentrale Organisationseinheit: Zu ihnen werden Zeiten und Aufgaben erfasst sowie Angebote und Rechnungen angelegt. Die Projektübersicht bietet eine kompakte Ansicht der Projektbezeichnungen, der Projektstatus und der zugehörigen Kunden. Eine Status-Ampel hilft einfach und effizient beim Projekt-Controlling und zeigt mit rotem Icon Projekte mit überschrittener Projektzeit an und markiert mit gelber Farbe Projekte, die sich der geplanten Grenze nähern.

Zusätzlich erlauben umfangreiche Filterfunktionen z.B. eine schnelle Übersicht über Projekte mit überschrittenem Zeitbudget zu erhalten oder Projekte zu finden, bei denen seit 2 Monaten keine Projektzeit eingetragen wurde.

Die Mitarbeiter der Benutzergruppe »Teamleiter« (oder höher) können alle Projekte sehen und den »Zeiterfassern« Projekte zuordnen. Die Jobs erscheinen dann bei den Betreffenden im Menüpunkt »meine Projekte« und stehen zur Bearbeitung bereit.

Zeiterfassung

ProSonata hilft je nach Vorliebe mit drei möglichen Wegen der Zeiterfassung: Manuell über die Schnellerfassung mit übersichtlicher Tagesliste, direkt in der Zeitübersicht eines Projekts oder über den praktischen »Projekt Timer«: Jeder Mitarbeiter kann beliebig viele Timer öffnen, ein zugeordnetes Projekt auswählen, die Uhr starten und stoppen, wenn das Projekt bearbeitet wird, und schließlich die benötigte Zeit unter (frei konfigurierbaren) Kategorien speichern.

Optional können auch die Arbeitszeiten inklusive Pausenzeiten erfasst werden – wichtig zur Dokumentation z.B. für Firmen in Österreich. Eingetragene Urlaubstage stehen übrigens auch als Kalender Abonnement zur Verfügung.

Der Menüpunkt »meine Zeitanalyse« bietet jedem Mitarbeiter einen Überblick über die an einem Tag (oder in einem beliebigen Zeitraum) erfassten Zeiten - inklusive Grafikchart der in der Summe pro Tag erfassten Projektzeiten und Arbeitszeiten und einer Übersicht des aktuellen Arbeitszeitkontos.

Projektaufgaben

Im Bereich »Projektaufgaben« lassen sich projektbezogene To-Do-Listen anlegen. In der Ansicht »meine Aufgaben« sehen die Mitarbeiter jeweils die ihnen zugeordneten Aufgaben und können diese schnell und unkompliziert als gelesen und erledigt markieren bzw. bearbeiten. Benutzer können auch Aufgaben für Kollegen erfassen.

Mitarbeiter der Gruppe »Teamleiter« oder höher dürfen über die Filterfunktionen die Aufgabenlisten der anderen Mitarbeiter einsehen. Mit dem Zusatzmodul „Aufgaben- und Ressourcenübersicht“ steht eine Komplettübersicht aller Aufgaben und eine grafische Darstellung der Auslastung aller Mitarbeiter zur Verfügung. Ein Ausdruck der Listen für Meetings ist selbstverständlich einfach direkt möglich.

Pro Aufgabe lassen sich die Tätigkeit und optional ein Zieldatum, die Dauer und erweiterte Details eingeben. Mit aktiviertem FTP-Client können sogar Dateien zu Aufgaben hochgeladen werden. Aufgaben mit Zieldatum stehen pro Benutzer zusätzlich in abonnierbaren .ics-Dateien zur Verfügung – so können Sie die Ereignisse in Ihre Kalender-Tools einbinden.

Angebote und Rechnungen

ProSonata ist ein Faktura-Tool für Angebote und Rechnungen, das Spaß macht: Häufig genutzte Angebots- und Rechnungspositionen müssen nicht wiederholt eingegeben werden: Mit den »Leistungsvorlagen« können Sie Texte samt Preisen nach Kategorien erfassen und je nach Bedarf als Positionen in die Dokumente einfügen. Selbstverständlich lassen sich Angebote und Rechnungen kopieren oder bereits erstellte Angebote in Rechnungen überführen. Projekte mit Abrechnung nach Aufwand sind ebenfalls möglich; hierbei sind auf Wunsch erfasste Projektzeiten einfach in Positionen übernehmbar.

Bei Zahlungseingang sind Rechnungen als »bezahlt« markierbar. Nicht bezahlte Rechnungen erscheinen nach Ablauf des Zahlungsziels automatisch im Mahnwesen.

In die ausgegebenen PDFs der Dokumente können Sie im Standard-Design Ihr Logo einladen und Firmendaten im Seitenfuß eintragen. Auf Wunsch ist von uns Ihr Corporate Design als Vorlage im System hinterlegbar (aufpreispflichtig).

Abo-Rechnungen und Mahnungen

Für in einem regelmäßigen Intervall wiederkehrende Rechnungen (klassisches Beispiel: Hosting Rechnungen) ist der Bereich »Abo-Rechnungen« ideal. Dabei werden Sie von ProSonata automatisch an fällige Rechnungen erinnert und können mit nur einem Klick die neue Rechnung auf Basis der letzten Rechnung erstellen. Änderungen sind an der neu generierten Rechnung problemlos möglich. Bei Bedarf können mehrere Abo-Rechnungen als Sammelbearbeitung in einem Schritt erstellt (und per E-Mail versendet) werden.

Auf fällige Mahnungen aufgrund überschrittener Zahlungsfristen weist Sie die Software automatisch hin. Die Erstellung einer Mahnung geschieht mit einem Klick und sie kann - wie Angebote und Rechnungen - einfach als PDF exportiert bzw. gedruckt oder direkt per E-Mail versendet werden.

Fremdkosten und Projektauswertung

ProSonata bietet die Möglichkeit, die zu einem Projekt anfallenden Fremdkosten einfach zu erfassen. Hierbei können sowohl Angebote als auch Rechnungen von Lieferanten berücksichtigt werden. Mit aktiviertem FTP-Client steht auch der Upload von Dateien (z.B. für Scans/Fotos der Originalbelege) in diesem Bereich zur Verfügung.

Die vorhandenen Rechnungsdaten werden genutzt, um pro Projekt eine kompakte Auswertung der Erlöse/Fremdkosten mit Rohertrag und Deckungsbeitrag zu erhalten.

Für Agenturen interessant: Fremdrechnungen, die für die Künstlersozialkasse (KSK) relevant sind, lassen sich entsprechend markieren und später einfach filtern. Im Bereich Analyse ist eine Übersicht der insgesamt in einem Jahr bezahlten »KSK Rechnungen« vorhanden.

Kontaktverwaltung

Die Kontaktverwaltung hilft bei der zentralen Erfassung und Organisation Ihrer Firmenkontakte. Eine beliebige Anzahl von Firmen, Adressen und Ansprechpartnern bietet dabei optimale Flexibilität.

Sie können Kontaktdaten im CSV- und vCard-3.0-Format (z.B. aus Google® Kontakte oder Apple® Mail) importieren. Auch der Export einer Kontaktliste ist jederzeit möglich: ProSonata unterstützt das CSV-, vCard-3.0- (Google® Kontakte, Apple® Mail) und LDIF-Format (z.B. Mozilla® Thunderbird).

Notizen/To-Dos

Um die Anzahl von Zetteln auf dem Schreibtisch zu reduzieren, können in ProSonata Notizen organisiert werden. Dabei lassen sich die Priorität, ein Datum sowie ein ausführlicher Text pro Notiz erfassen. So gehen im Alltag keine Infos verloren - Notizen erscheinen automatisch am gewählten Datum nach dem Einloggen auf Ihrer Startseite in ProSonata. 

Notizen können optional allen Mitarbeitern angezeigt werden - so ist der Bereich z.B. auch für interne News und Infos nutzbar.

Analyse

Die erfassten Rechnungen und Zeitdaten werden im Bereich »Analyse« als Reports ausgewertet und mit übersichtlichen Grafik-Charts ergänzt.

In der Jahresübersicht erhalten Sie eine Darstellung der Umsatzentwicklung und Projektzeiten für das aktuelle Jahr und auf Wunsch einen 5-Jahres-Vergleich.

Ebenso stehen ausführliche Reports für frei wählbare Zeiträume zur Verfügung. In den entsprechenden Menüpunkten finden Sie z.B. Umsatzzahlen und offene Rechnungen pro Kunde/Lieferant (inkl. Rohertrag und Deckungsbeitrag), Zahlungsein- und -ausgänge sowie die Projektzeiten (u.a. geordnet nach Kunden und Mitarbeitern) übersichtlich dargestellt.

Der Menüpunkt »Ausblick« bietet eine Übersicht über die freigegebenen Angebote der offenen Projekte für die zu erwartenden Einnahmen.

Benutzer und Benutzergruppen

Die Benutzeranzahl von ProSonata ist theoretisch unbegrenzt. Sie entscheiden sich bei der Bestellung für Ihr benötigtes ProSonata-Paket, wobei Upgrades sofort und Downgrades zum nächsten Abrechnungszeitraum möglich sind. Der Funktionsumfang ist in allen erhältlichen Programmpaketen identisch.

Ihr erster (von uns voreingerichteter) Benutzer besitzt Adminrechte. Mit diesem Nutzer können Sie für Ihre Mitarbeiter alle weiteren Zugänge anlegen. Dabei gibt es 6 Benutzergruppen: vom Zeiterfasser, der nur Projektzeiten eintragen kann, bis zu weiteren Admins, die alle Rechte besitzen.

Dateiverwaltung

ProSonata bietet die Möglichkeit, mittels eines FTP(S)-Clients Dateien auf einen eigenen Webserver hochzuladen und einzubinden. Auf diesem Weg sind Dateien zu Projekten, Aufgaben und erfassten Fremdkosten ablegbar. Dabei können Ordner frei angelegt und Dateien bis zu einer Größe von 100 MB pro Datei hochgeladen werden. Der verfügbare Speicherplatz hängt hier nur von der Größe Ihres Servers ab! Besitzen Sie keinen Server bzw. kein eigenes Hosting Paket, geben wir Ihnen gerne Empfehlungen.

Ergänzend zum FTP-Client bietet ProSonata eine Anbindung an die Online-Dateiverwaltung meebox.de, die ein umfangreiches Rechtemanagement vorhält, um Dateien an frei anlegbare meebox-Benutzer zu verteilen bzw. mit ihnen auszutauschen.

Direkter Versand per E-Mail

In den Systemeinstellungen der Software können Sie ein Mailkonto Ihres E-Mail SMTP-Servers eingeben und Angebote, Rechnungen und Mahnungen direkt aus ProSonata heraus versenden. Auf Wunsch können die Mails CC bzw. BCC an den Absender (ProSonata Benutzer) oder feste E-Mail-Adressen gesendet werden, sodass der Versand im Mailprogramm nachvollziehbar ist.

Die E-Mail-Texte werden zentral in den Systemeinstellungen hinterlegt und lassen sich mit Platzhaltern personalisieren.

Export von Datensätzen

In allen wichtigen Bereichen, wie den Projekten, Angeboten, Rechnungen und der Kontaktverwaltung, können Sie die Datensätze als CSV- oder Excel®-Dateien exportieren. Diese lassen sich z.B. in einer Tabellenkalkulation wie Excel® oder OpenOffice® öffnen und weiterverarbeiten.

Der FiBu-Export erlaubt den Datev-kompatiblen Export der Rechnungsdatensätze zur Übergabe an Ihren Steuerberater.

Optionale Erweiterungsmodule

Das günstige ProSonata Grundpaket bietet bereits alle wichtigen Funktionen für einen typischen Arbeitsworkflow. Trotzdem haben sich über die Jahre durch Kundenwünsche einige Erweiterungsmodule ergeben, die gegen eine monatliche Zusatzgebühr hinzubuchbar sind:

  • Projektkorrespondenz
    Erfassen Sie auch Briefkorrespondenz zu Projekten in ProSonata und geben Sie diese mit dem hinterlegten PDF-Template als PDF/Druck aus. Für standardisierte Schreiben können Sie in den Systemeinstellungen Korrespondenzvorlagen anlegen.
  • Projektgruppen und Sammelrechnungen
    Bei großen Projekten ist es manchmal hilfreich, diese in kleinere Teilprojekte zu untergliedern. Letztere entsprechen in der ProSonata-Logik den »normalen« Projekten und mehrere Projekte können zu einer Projektgruppe zusammengefasst werden. Für Gruppen steht eine gemeinsame Auswertung zur Verfügung (Kosten, Zeiten, Ertrag, DB) und es sind einfach Sammelrechnungen für Kleinprojekte erstellbar.
  • Aufgaben- und Ressourcenübersicht
    Das Modul bietet eine Übersicht über alle vorhandenen Aufgaben offener Projekte aller Mitarbeiter in Listenform. Zusätzlich enthält es mit einer kalenderartigen Darstellung der Ressourcen eine Übersicht über die aktuelle Auslastung der Mitarbeiter mit Aufgaben. Das Modul steht Mitarbeitern der Benutzergruppe »Teamleiter« (oder höher) zur Verfügung.
  • Lieferscheine
    Mit dem Modul können schnell und einfach Lieferscheine zu Projekten erstellt werden. Dabei lassen sich Angebote und Rechnungen als Lieferscheine kopieren.
  • CRM
    Zu Ansprechpartnern lassen sich Ereignisse samt Wiedervorlage an einem gewünschten Datum speichern und ergeben so eine Kontakthistorie. Ein eigener Menüpunkt bietet zusätzlich eine Übersicht über alle erfassten Ereignisse – so lassen sich Kundenbeziehungen einfach in ProSonata pflegen. Erfasste Ereignisse sind optional Projekten zuzuordnen und auch pro Firma/Gruppe werden alle Ereignisse der Firmenansprechpartner dargestellt. Ergänzend sind bei den Firmen und Ansprechpartnern alle vorhandenen Angebote und Rechnungen inklusive deren Gesamtumsätze aufgelistet.

Alle Module können auch mit der Demo unserer Projektsoftware getestet werden (Auswahl beim Log-in).