Erfahrungsbericht – Teil 3

Die Agentur »wildefreunde« aus München hat uns freundlicherweise ihre Erfahrungen bei der Einführung unserer Agentursoftware zusammengefasst.

TEIL 3

Implementierung einer neuen Agentursoftware – wildefreunde GmbH, München
Erfahrungsbericht von Sandra Schlüter – Assistenz der Geschäftsleitung

Dezember 2018 – Fazit nach längerer Nutzungszeit

Ein halbes Jahr liegt die Implementierung von ProSonata als unsere Agentursoftware nun schon zurück. Mittlerweile arbeiten alle in der Agentur mit ProSonata. Die Kreativen erfassen täglich ihre Arbeitszeiten, verwalten mit ProSonata Ihre Projekte und Aufgaben und nutzen das Tool der Kalender- und Urlaubsübersicht. Um gerade für die Kreation den Verwaltungsanteil so niedrig wie möglich zu halten, haben wir die gewünschten Benutzerrechte passgenau zugewiesen, somit ist die Programmoberfläche selbsterklärend und übersichtlich.

Geschäftsleitung und Kundenbetreuung schöpfen mit Ihren Benutzerrechten aus dem Vollen und haben somit Zugriff auf alle Bereiche in der ProSonata Welt. Eines vorweg: Nachdem mittlerweile alle Fragen beantwortet sind – können wir uns die klassischen Agenturabläufe ohne ProSonata nicht mehr vorstellen. Bereits in der Testphase wurde deutlich, dass die Angebots- und Rechnungserstellung in ProSonata schnell und vielversprechend ist. Nachdem wir zügig nach der Einführung unsere Leistungen als Leistungsvorlagen formuliert und hinterlegt haben, können Angebote und darauf basierende Rechnungen jetzt minutenschnell erstellt werden.

Da ProSonata einige Analysemöglichkeiten bietet, haben wir die Implementierung zum Anlass genommen unsere Preisstruktur auf den Prüfstand zu stellen. Nachdem wir die Stundensätze der verschiedenen Sparten intern und extern genau berechnet und in ProSonata hinterlegt hatten, ist jetzt für alle Projektverantwortlichen durch die Auswertung in ProSonata auf einen Blick der Deckungsbeitrag je Projekt ersichtlich. Diese Controllingmöglichkeit schätzen wir sehr.

Durch die Zeiterfassung wurde bereits nach ein paar Monaten ersichtlich auf welche Projekte und bei welchen Kunden bspw. sehr viel Traffic und Handlingzeiten erfasst werden. Die Auswertung der Analysen hat uns ermöglicht neue Strukturen einzufügen. Selbstverständlich hatten wir auch in unserem vorherigen Agenturprogramm Analyse-Möglichkeiten, großartig genutzt wurden sie aufgrund der Komplexität nicht. Hier besticht ProSonata durch die Einfachheit in der Anwendung und Auswertung. Für uns ein unschätzbarer Vorteil im Vergleich zu anderen Softwarelösungen.

Auch unsere Kunden profitieren mittlerweile von unserem Umstieg. Eine wöchentliche Stundenübersicht zum aktuellen Projektstatus ist Dank ProSonata schnell erstellt und versendet und garantiert Transparenz auf beiden Seiten.

Besonders bedanken möchte ich mich an dieser Stelle nochmals erneut für den absolut erstklassigen Support, den Sie Herr Bopp und Ihr Team leisten. Nachdem wir den ein oder anderen Wunsch bzw. Fragen hinsichtlich Umsetzung bei ProSonata platziert haben, finden wir jetzt abschließend in dem letzten großen Update tolle Lösungen wieder.

Großartig.

Ein herzliches Dankeschön für diese funktionale, tolle, dynamische Software.

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