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Wie man sein Team davon überzeugt Projektzeiten zu erfassen? Auf die verschiedenen Argumente und Vorteile für Unternehmen, Mitarbeiter und Kunden gehen wir in diesem Beitrag näher ein.
Die Vorteile einer systematischen Projektzeiterfassung werden oft unterschätzt – die Wahrnehmung suggeriert es sei zeitaufwendig und bürokratisch – doch bietet sich ein entscheidender Mehrwert für die Projekt- und Ressourcenplanung!
Neben der gesetzlich vorgegebenen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung stehen Unternehmen nun also auch vor der Entscheidung zur Einführung einer digitalen Projektzeiterfassung. Aus Sicht des Inhabers bieten sich dabei neben der effizienten Planung auch optimale Bedingungen für eine genaue Abrechnung geleisteter Aufwände. Jedoch ist dabei die Akzeptanz im Team ein entscheidender Faktor!
Die Zeiterfassung per Timer oder Eintrag fühlt sich zunächst wie Mehraufwand oder Kontrolle an, doch genauer betrachtet gibt es jedem im Team Sicherheit und klare Strukturen. Jeder Einzelne kann einen besseren Überblick über seine anstehenden Aufgaben und die geleisteten Tätigkeiten behalten. Ein Unternehmen, das also konsequent Stunden auf Projekte schreibt, hat zunächst Überblick über die To-Dos jedes Teammitglieds, kann Zeiten zudem transparent und umfassend abrechnen und diese zuletzt effektiv auswerten. Schlussendlich kann ermittelt werden, wie rentabel das Unternehmen auf Projekten arbeitet.
Nach deren Einführung ist die kontinuierliche Zeiterfassung also wichtig, damit das Tool zielführend eingesetzt werden kann. Nur wer seine Zeiten umfassend erfasst, kann produktive Zeiten gänzlich in Umsatz umwandeln, die Effizienz des Unternehmens bewerten und den Workflow optimieren.
Im Arbeitsprozess erscheint die genaue, digitale Zeiterfassung zunächst unnötig. Doch spätestens bei der Projektsteuerung und in der Abrechnung bekommt diese hohe Relevanz, denn Ressourcen und Projektpläne sind deutlich leichter zu planen und Zeitaufwände schneller in Rechnung gestellt. Jeder weiß: Zeit ist Geld und Projekte werden nach Aufwand kalkuliert! Wer erst bei der Abrechnung angebotene und tatsächlich angefallene Zeiten vergleicht, erlebt manches Mal eine böse Überraschung. Es entstehen mitunter unbemerkt Kosten, auf denen das Unternehmen in vielen Fällen sitzen bleibt. Budgets lassen sich deutlich einfacher überwachen, wenn aktuelle Projektzeiten eingesehen werden können. So entstehen weder ein Minus, noch muss unnötig viel Puffer einkalkuliert werden, welcher die Angebote unattraktiv teuer macht. Und wenn ein Unternehmen erfolgreich wirtschaftet, profitieren auch die Mitarbeiter:innen davon.
Auch wenn jeder Einzelne sich lieber produktiv betätigt, als seine Zeiten zu dokumentieren, so hilft es jedem besser einzuschätzen, an welchen Stellen er selbst wieviel Zeit investiert. So kann jeder objektiv betrachten, wo er sein persönliches Zeitmanagement noch besser einteilen oder entspannt nutzen kann.
Ein weiterer Vorteil bietet sich dadurch, dass sich die Überstunden nicht mehr auf einem Rücken sammeln müssen – eine Überforderung kann durch Ausgleich der Stunden und Arbeitsumverteilung vermieden werden. Zudem kann bei einem guten Überblick über geplante oder geleistete Aufwände und vorhandene Kapazitäten, eine hohe Arbeitslast Einzelner vermieden werden. Die Kommunikation und Arbeitsauslastung im Team kann zusätzlich mit Hilfe eines Aufgaben-Tools verbessert werden. Die Aufgaben der Kollegen können untereinander umverteilt werden, so dass auch für jede/n Mitarbeiter:in im Team eine Entlastung entsteht und der Teamspirit gestärkt wird!
Aus der Erfahrung und Betrachtung bisher gelaufener und dokumentierter Projekte lassen sich neue Jobs besser kalkulieren und planen – Fehleinschätzungen werden vermieden und der Frust im Team für zu knappe Zeitfenster fällt künftig weg.
Bietet man seinen Mitarbeitern eine übersichtliche Einführung in das Tool zur Zeiterfassung an, so werden anfängliche Hemmnisse schnell beseitigt. Bedenken und Fragen aus dem Team sollten angehört und besprochen werden, um gemeinsam die passende Lösung zu finden – so kann sich jeder mit dem neuen Tool anfreunden. Zudem sollte die Stundenerfassung als klare Arbeitsanweisung mit Regeln für die Dokumentation formuliert werden. Gerade in der Anfangsphase der Umstellung auf ein neues System sind vielleicht noch weitere Einweisungen und zusätzliche Unterstützung nötig, damit alle Fuß fassen können.
Eine gut und einfach zu bedienende Agentursoftware bietet daher verschiedene Wege der Zeiterfassung an – einer der praktikabelsten ist sicherlich der Projekt-Timer, der einer Stoppuhr gleicht. Mit Hilfe solcher Tools, die sich auch parallel bedienen lassen, sind Anfang und Ende der Bearbeitungszeit schnell dokumentiert und Unterbrechungen wie Telefonate per Anhalten der Uhr leicht heraus gerechnet. Je besser das Team also die Software und deren Nutzen versteht, desto höher fallen Akzeptanz und Nutzung aus. Neben Erinnerung an vergessene Zeiten und Ermahnung sollten auch Lob und Belohnung verteilt werden, um eine positive und zuverlässige Einstellung hervor zu rufen – denn Anerkennung wirkt Wunder auf die Arbeitsmotivation!
Die digitale Projektzeiterfassung vereinfacht auch die Arbeit im HomeOffice, denn über eine Online-Lösung sind die wichtigen Inhalte jederzeit abrufbar und dokumentiert. Der Einsatz kann jedem Mitarbeiter persönlich zugutekommen, denn er ermöglicht unter anderem auch eine genauere Erfassung der Arbeitszeit mit Vergleich zu produktiven Zeiten, was zu einer faireren Vergütung und einer besseren Work-Life-Balance führen kann. Außerdem kann die Zeiterfassung helfen, Überstunden zu erkennen und zu reduzieren. Mit erfolgreichem Einsatz werden Teams effizienter und produktiver und erhalten optimale technische Unterstützung, um ihre Ziele zu erreichen. So trägt jeder etwas wesentliches zum Erfolg des Unternehmens bei.
Auch die Kundenseite wird zufriedener sein, wenn Projekte und Budgets genauer geplant und transparent nachvollzogen oder gar belegt werden können. Die Differenz zwischen Angebot und Schlussrechnung fällt auf Grund der besseren Einschätzung deutlich geringer aus. Mehraufwände und Nachkalkulation können rechtzeitig angekündigt oder vermieden werden. So wachsen Vertrauen und Kundenbindung ebenso gut wie die Rentabilität!
Die digitale Projektzeiterfassung bietet viele Win-Win-Faktoren für alle Beteiligten! Die Projektarbeit im Team kann klarer strukturiert werden, Mitarbeiter haben Ihre Leistung besser im Blick, Ressourcen und Budgets werden sinnvoller genutzt und die Fakturierung wird sowohl für das Unternehmen, als auch für den Kunden nachvollziehbarer und genauer. Ein gutes Stück Fairness für alle!
