Tipps zum Einstieg

Kontakte vorbereiten und in die Agentursoftware importieren

Schritt für Schritt vorhandene Daten übernehmen für einen optimalen Datenbestand.

Viele unserer Kunden nutzen den Start mit ProSonata, um zunächst mit einem leeren System zu beginnen und nach und nach die benötigten Kontakte manuell in der Software anzulegen.

Du hast bereits eine Kontaktliste, die entweder manuell gepflegt oder aus einer früher genutzten Software exportiert wurde? Das ist eine gute Basis, um diese Daten für den Import in die Agentursoftware ProSonata zu verwenden.

• Bereinige zunächst die vorhandene Liste, um »Altlasten« und Kontakte zu entfernen, die gar nicht mehr relevant sind. Es kann sinnvoll sein, den Kontakte Import in mehreren Schritten, aufgeteilt nach Kunden, Lieferanten und ggf. sonstigen Kontakten vorzunehmen.
• Lade dir in der ProSonata Software unter > Kontakte > Kontakte Import die Vorlage für Excel bzw. OpenOffice herunter. Diese enthält alle zur Verfügung stehenden Felder (siehe die erste Zeile). Die zweite Zeile zeigt einen beispielhaften Datensatz (und kann dann gerne entfernt werden).
• Die erste Zeile im Dokument mit den Spaltenbezeichnungen muss auf jeden Fall erhalten bleiben. Damit ordnet ProSonata die Felder intern zu.
• Basis des Imports ist die »kleinste Einheit«, der Ansprechpartner (AP). Beim Import sollte im Idealfall für jede Firma also zumindest ein/e Ansprechpartner/in vorhanden sein. Sind bei Lieferantendaten keine APs vorhanden, ist das später bei der Kostenerfassung kein Problem – bei Kunden muss aber spätestens beim Anlegen eines Projekts ein AP erfasst werden. Gibt es in der Excel-Liste mehrere APs bei einer Firma, müssen in jeder Zeile die Firmierung und die Adressdaten in identischer Schreibweise vorhanden sein. ProSonata versucht beim Import jedes APs zu erkennen, ob die Firma bzw. Adresse bereits vorhanden ist und ordnet diese dann automatisch zu. Es bleibt beim Import aber immer die Kontrollmöglichkeit des Benutzers, ob die Zuordnung und Erkennung der Felder passt – man geht während des Imports alle APs schrittweise und nacheinander durch.
• Das Feld »name1« ist für die komplette Firmierung (z.B. »Musterfirma GmbH & Co. KG«) gedacht, diese erscheint auf Dokumenten an die Firma. Reicht die Zeile nicht aus, sind die Zeilen »name2« und »name3« zu verwenden (auch für die Ergänzung von Abteilungen etc.). Handelt es sich um keinen Firmenkontakt, ist das Feld »addressName« nutzbar, um z.B. den Namen der Person einzutragen – damit ist die Adresse später in der Faktura eindeutig erkenn- und zuordenbar.
• Das Feld »customerName« soll ebenfalls den Firmenname enthalten. Dieses Feld wird allerdings nur intern in ProSonata verwendet, z.B. bei den verschiedenen Listenausgaben (z.B. der Projektliste). Daher kann hier eine Kurzform des Kunden genutzt werden (also z.B. »Musterfirma« anstatt »Musterfirma GmbH & Co. KG«).
• Die Felder »title«, »firstName« und »lastName« des AP sollten befüllt sein. Gibt es keinen AP, können die Felder leer bleiben und es wird zu der Firma kein AP gespeichert.
• Das Feld »customerNo« wird automatisch von ProSonata mit einer hochzählenden Firmennummer befüllt, falls man das Feld leer belässt.
• Alle weiteren Felder sind optional.
• Gewünschte Tags zur Gliederung lassen sich für Firmen (»companyTags«) und/oder Adressen (»addressTags«) übernehmen (mehrere Tags pro Eintrag bitte kommasepariert). Bitte beachte, dass die Tags dann auch in den > System > Grundeinstellungen eingetragen werden sollten, um dann zentral in der Software für die Zuordnung zu anderen Firmen zur Verfügung zu stehen.
• Gibt es gewünschte individuelle Kontaktfilter für die Gliederung der Ansprechpartner, solltest du diese zuerst vorab in den > System > Grundeinstellungen anlegen (bis zu 10 sind möglich). In der Tabelle kannst du dann einfach die Spalten »contactFilter1«, »contactFilter2«, usw. ergänzen und pro Ansprechpartner jeweils den Wert 1 oder 0 (für aktiv oder nicht aktiv) eintragen.
• Die Tabelle sollte für die Übernahme im XLS(X), ODT oder CSV-Format gespeichert werden.
• In ProSonata öffnest du wieder die Seite > Kontakte > Kontakte Import und importierst die Datei ins System.
• Nach dem Hochladen sehst du die Eingabemaske des Importassistenten mit dem ersten Datensatz. Alle erkannten Felder werden mit den entsprechenden Daten befüllt. Du hast noch die volle Kontrolle, d.h. du kannst ggf. Daten anpassen und die Zuordnung der Firma/Gruppe und Adresse ändern. Ziel ist, dass bei mehrere Ansprechpartnern einer Firma die Adresse nicht mehrfach erfasst wird. ProSonata versucht daher, bereits vorhandene Firmendaten zu erkennen und zuzuordnen.

Mit etwas Vorbereitung und etwas Zeit erhält man so eine aktuelle und komplette Kontaktliste zum Start in der ProSonata Agentursoftware.

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