Tipps & Hilfen
Wie Sie die Bereiche der Agentursoftware optimal einsetzen.
Nachdem die Grundeinrichtung abgeschlossen ist, kann mit der Anlage der ersten Projekte gestartet werden. Als ersten Überblick möchten wir Ihnen hierzu die Systematik und den grundlegenden Workflow in ProSonata erklären, damit Sie sich schneller einarbeiten können. Im folgenden gehen wir näher auf die einzelnen Schritte ein:
Grundsätzlich sind die Kunden und deren feste Kundennummer die oberste Gliederungsebene für die Projekte in ProSonata, da jedes Projekt einer Firma oder Kundengruppe zugeordnet werden muss. Daher ist es sinnvoll, sich bereits vorab auf dieser Ebene eine gute Struktur anzulegen. Die Kundennummer oder das Kundenkürzel werden dann in der Regel als Bestandteil des Projektnummernsystems eingesetzt (empfohlen!).
Im Menü unter Kontakte können Sie zu jeder Firma/Gruppe beliebig viele Adressen (auch gesonderte Rechnungsadressen) anlegen und zu diesen Ansprechpartner hinterlegen. Für jeden Kunden muss mindestens ein Ansprechpartner eingetragen werden, da die Auswahl eines Ansprechpartners bei der Projektanlage zwingend erforderlich ist!
Wenn Sie also beispielsweise ein Angebot für ein Projekt eines Neukunden anbieten möchten, legen Sie zuerst den Kunden und danach das Projekt an. Innerhalb des Projekts legen Sie dann das Angebot an, für welches zunächst der im Projekt angegebene Ansprechpartner vorausgewählt ist.
Tipps zum Import Ihrer Kontakte finden Sie auf unserer Website.
Die Projekte sind in ProSonata die nächste und wichtigste Gliederung für die gesamte Projektverwaltung. Alle Projekte werden immer einem Kunden zugeordnet und erhalten dadurch eine fortlaufende Projektnummer, deren Systematik Sie in den Grundeinstellungen vorab schon festlegen sollten (z.B. JJ-NN-ZZZ wird 24-01-123). Auf Grund dieser Systematik lassen sich Projekte später nicht mehr einem anderen Kunden zuweisen.
Neben der Projektnummer dient die Projektbezeichnung der genaueren Differenzierung, um welchen Job es sich dabei handelt. Daher empfehlen wir hier immer aussagekräftige Bezeichnungen zu wählen. Ein Beispiel: »Flyer« als alleinstehender Begriff ist nicht optimal differenzierbar, besser wäre die Ergänzung des Themas und der Ausgabe: »Flyer Produkt XY 01-2024«
Die Projekte sind eine Art Container und enthalten alle weiteren zugehörigen Daten, wie z.B. Angebote, Projektzeiten, Aufgaben, Fremdkosten und Rechnungen. Bei Projektanlage wählen Sie neben dem Kunden sofort den Ansprechpartner auf Kundenseite aus und sollten diesem Projekt auch intern eine/n Verantwortliche/n und die Mitarbeitenden Personen zuweisen. Das allgemeine »Projektinfos« Feld kann für wichtige Informationen und Anmerkungen verwendet werden. Sie können sich diese auch später bei der Abrechnung anzeigen lassen. Umfangreiche Projekte, die sich aus vielen Projektteilen zusammensetzen, können bei Bedarf auch als eine Projektgruppe mit mehreren Einzelprojekten angelegt werden (Erweiterungsmodul).
Das Projekt erhält zunächst den Status »offen« – solange dieser bestehen bleibt, können Projektzeiten erfasst werden. Ist ein Projekt »bereit zur Abrechnung« oder bereits »in Abrechnung«, wird der Status angepasst. Somit steht es für die Projektzeiterfassung nicht mehr zur Verfügung und fällt automatisch aus dem Bereich »meine Projekte«. Der Status »abgeschlossen« kann entweder manuell gewählt werden oder wird automatisch beim »bezahlt«-Markieren der Projektrechnung gesetzt. Die verschiedenen Status helfen auch bei der Filterung und Eingrenzung in der Übersicht aller Projekte.
Für Ihre Projektplanung können optional der Projektaufwand (geplante Zeit), der Endtermin und optional auch Projekt-Tags eingetragen werden. Ebenso kann es nützlich sein, Projekte als Vorlage zu markieren, wenn es sich dabei um häufige Standards handelt.
Im nächsten Schritt können optional Angebote anlegt werden. Die Angebotsnummer entspricht der Projektnummer. Um ein Angebot anzulegen, muss zunächst ein Ansprechpartner des Kunden gewählt werden. Diesen können Sie noch nachträglich im Angebot ändern oder auf die neutrale Anrede umstellen. Nun können Sie Ihre Angebotspositionen frei und manuell anlegen oder aus den zuvor selbst erstellten Kategorien und Leistungsvorlagen wählen. Häufig genutzte projekttypische Angebote können auch als Angebotsvorlagen gespeichern werden, auf welche Sie bei neuen Angeboten zurückgreifen können. Auch das Kopieren von vorhandenen Angeboten oder das Kopieren in eine Rechnung (und umgekehrt) ist möglich und beschleunigt die Arbeit.
Beim Versand der Angebote können Sie sich entscheiden, ob Sie Ihre Dokumente als PDFs exportieren und selbst über Ihr Mailprogramm versenden oder ob Sie diese direkt aus der Software heraus per E-Mail versenden möchten. Für letzteres können Sie ein SMTP Mailpostfach in den Grundeinstellungen des Systems konfigurieren. Ein Freigabeprozess für die Kundenfreigabe steht zur Verfügung – hierfür können die Angebote entsprechend freigegeben oder abgelehnt markiert werden. Ein weiterer Vorteil dieses Features: Ein freigegebenes Angebot erscheint in der Analyse unter »Ausblick« und wird als Prognose kommender Einnahmen berücksichtigt. Zudem steht für freigegebene Angebote eine Auftragsbestätigung zur Verfügung, die Sie mit einem Klick erstellen können.
Innerhalb eines Projektes können mehrere Angebote angelegt werden, welche sich dann durch einen Nummernzusatz differenzieren. Hierdurch sind Teilangebote, parallele Kostenvoranschläge, Alternativangebote oder Überarbeitungen möglich. Aber auch innerhalb der Angebote sind Unterpositionen oder optionale Positionen möglich, wodurch Sie ganz einfach Varianten einfügen oder auch Zwischensummen erstellen können. Durch inaktive Positionen können sogar intern Kosten kalkuliert werden, welche Sie dem Kunden dann aber nicht im Dokument zeigen.
Für eine optimale Projektorganisation sind optional Aufgaben einsetzbar. Mit deren Hilfe können sie Ihre Projekte in einzelne Schritte gliedern, im Team verteilen, priorisieren und terminieren. Gerade im Remote Work kann sich Ihr Team so auch ortsunabhängig abstimmen, Aufgaben verteilen und untereinander Kommentare in den Aufgaben mitteilen. Zudem können Sie mittels Aufgaben auch geplante und tatsächlich angefallene Zeitaufwände detaillierter controllen oder Meilensteine für Termine in der Planung einsetzen.
Aufgaben werden innerhalb eines Projektes angelegt und sind immer einem Mitarbeiter zugewiesen. In einer Aufgabe können Start- bzw. Zieldatum, Zeitaufwände und weiterführende Informationen samt verknüpfter Dateien (via FTP(S)-Client) definiert werden. Die in der Aufgabe geplante Zeit wird immer der Person zugeordnet (relevant für das Modul Projektplan & Ressourcenansicht). Ergänzend können auch Zuarbeiter einer Aufgabe hinzugefügt werden und auf diese Zeiten erfassen.
Für einen optimalen Überblick können Sie die Aufgaben und Meilensteine in verschiedenen Ansichten betrachten: in Kanban-Boards, Listen und in Gantt-Charts. Bei Bedarf können E-Mail-Benachrichtigungen zu den Aufgaben aktiviert werden (bei aktiviertem E-Mail-Versand).
Genauere Tipps und Details zum Einsatz von Aufgaben finden Sie ebenfalls im Bereich Tipps & Hilfen auf unserer Website.
Zu den Projekten und Aufgaben können Sie aufgewendete Zeiten auf einzelne Tätigkeiten erfassen. Der Bereich der Projektzeiterfassung ist bewusst getrennt von der Arbeitszeiterfassung. Die Zeiten beider Bereiche können allerdings auch miteinander abgeglichen werden.
Für die Erfassung der Zeiten gibt es verschiedene Wege: Die manuelle Schnellerfassung unter dem Menüpunkt »meine Projektzeiten« bietet eine Eingabemaske und zudem eine 3-Wochen-Darstellung innerhalb der man einen guten Überblick über alle eigenen Zeiteinträge des gewählten Tages erhält. Die Projektlisten »alle Projekte« und »meine Projekte« bieten über das Uhr-Icon einen direkten Weg zur Zeitübersicht eines Projekts mitsamt einer weiteren Möglichkeit zur Zeiterfassung. Alternativ steht auch ein praktischer »Projekt Timer« zur Verfügung. Dabei handelt es sich um eine Stoppuhr in einem Zusatzfenster, welches man parallel öffnet (auch mehrere Timer sind möglich).
Die Zeiten werden dabei von den Mitarbeitenden selbst eingetragen, einer der im System angelegten Kategorien zugewiesen und optional mit weiteren Detailbeschreibungen gespeichert. Somit können sie aus dem HomeOffice oder von unterwegs jederzeit online Projektzeiten erfassen. Der zeitliche Projektfortschritt ist überwachbar, wenn zuvor im Projekt und ggf. in den Aufgaben der geplante Zeitbedarf hinterlegt ist. So zeigen Ihnen die Statusampel und der Fortschrittsbalken in der Übersicht der Projekte, wenn die geplante Zeit fast erreicht oder überschritten ist. Werden all diese Funktionen kombiniert ist ein optimales Projektcontrolling möglich.
Auf die Informationen in den Projektzeiten wird auch in der Rechnungserstellung zurückgegriffen, was eine detaillierte und stundengenaue Abrechnung der einzelnen Leistungen ermöglicht. Aus diesem Hintergrund sind Zeiteinträge nur in »offenen« Projekten vorgesehen, damit diese vor Rechnungsstellung abgeschlossen und komplett sind. Für fortlaufende Projekte, Ergänzungen oder Korrektureinträge kann der Status des Projekts auch wieder manuell geändert werden.
Die einzelnen Zeiteinträge zu den Kategorien können sowohl im Projekt als auch global in den verschiedenen Analysen ausgewertet werden. Ebenso kann bei Bedarf einfach eine Liste der Projektzeiteinträge als PDF dem Kunden vorgelegt werden.
Neben den Zeiten können auch externe Kosten in Form von Fremdkostenangeboten und Eingangsrechnungen in ProSonata erfasst und den Projekten zugeordnet werden. Die Fremdkosten können theoretisch auch einfach als Position in einem Faktura Dokument eingefügt werden. Für eine genauere Projektauswertung ist es allerdings zielführender, die eingehenden Kosten als eigene Fremdkostendokumente anzulegen, welche dann einem Projekt zugewiesen werden. Diese Dokumente können wiederum als Position eingeladen, bzw. verknüpft werden. Mit diesen Daten ist somit eine Analyse der Erlöse und Kosten (Rohertrag) möglich.
Für die Anlage Ihrer Eingangsdokumente können Sie eine Adresse Ihrer Lieferanten und Dienstleister wählen, Beträge samt Aufschlägen definieren und neben Angebots- und Rechnungsnummern auch Zahlungsmodalitäten und detaillierte Leistungsbeschreibungen in Positionen festhalten. Auch im Bereich der Fremdkosten sind interne Freigabeprozesse abbildbar.
Ist das jeweilige Projekt final bearbeitet, können die Mitarbeitenden den Projektstatus »bereit zur Abrechnung« auswählen. Damit finden die Mitarbeiter des Rechnungswesens schnell diese Projekte für die Rechnungsstellung. Beim Anlegen einer Rechnung kann einfach die Empfängeradresse des Kunden gewählt werden.
Mittels einer Kopie eines vorhandenen Angebots können die Rechnungspositionen schnell übernommen und die Projekte 1:1 wie angeboten abgerechnet werden. Alternativ können Positionen auch ergänzt, bearbeitet, komplett frei oder aus Vorlagen angelegt werden. Auch die Anzahl der Rechnungen zu einem Projekt ist unbegrenzt. Jede Rechnung erhält eine eigene Rechnungsnummer. Das Rechnungsnummern-Schema wird auch in den Grundeinstellungen festgelegt und von ProSonata mit fortlaufender Nummer weiter gezählt.
Ebenso praktisch und hilfreich kann die Übernahme der konkret vorhandenen Projektzeiten in eine Rechnung mit dem »Zeiten & Kosten«-Fenster sein. Die Abrechnung auf Stundenbasis kann alle wichtigen Informationen, wie die Kategorien, Detailbeschreibungen oder Datumsangaben zu einzelnen Einträgen automatisch als Positionen übertragen. Das »Zeiten & Kosten«-Fenster bietet dabei einen Überblick über alle Projektzeiten, Projektinformationen und die Projektauswertung. Ebenso können damit vorhandene Fremdkosten übernommen und verknüpfte werden. Sowohl die Projektzeiten als auch die Fremdkosten werden über diesen Weg automatisch »berechnet« markiert.
Bei der manuellen Zusammenstellung der Rechnungen kann auf die im System angelegten Textbausteine in den Leistungsvorlagen zurückgegriffen werden, welche über die zugeordneten Leistungskategorien schnell gefunden werden. Hierdurch ist eine solche Rechnung schnell aufgesetzt und kann auf Basis der Vorlagen jederzeit noch angepasst werden. Ebenso sind auch frei formulierte Positionen und Beträge möglich. Auch diese Dokumente lassen sich als Rechnungsvorlage in andere Projekte als Rechnung oder Angebot kopieren.
Neben den normalen Rechnungen bietet ProSonata auch weitere Möglichkeiten an, wie Anzahlungsrechnungen, Abschlagsrechnungen, Endrechnungen/Schlussrechnungen. Ebenso gibt es Abo-Rechnungen, Sammelrechnungen oder wiederkehrende Projekte mit jeweiliger Rechnung.
Details zu den verschiedenen Rechnungstypen finden Sie auf unserer Website im Bereich Tipps und Hilfen.
Wie bei den Angeboten können Sie aus dem System auch Rechnungen per E-Mail versenden (optional inklusive Dateianhängen) oder als PDF herunterladen. Dabei sind auch weitere Mail-Empfänger ergänzbar oder die Mail kann gezielt an eine hinterlegte Rechnungsadresse des Kunden versendet werden. Die Textvorlagen für die Mails werden unter > System > E-Mail Texte im Vorfeld festgelegt. Pro Dokument kann bei Bedarf der Mailtext noch geändert werden. Beim Versand aus dem System können Sie die Mails immer zusätzlich an weitere E-Mail-Adressen CC/BCC versenden, z.B. um die Mails in einem Postfach Ihrer Wahl zu archivieren. Über das System versendete Dokumente werden als »versendet« gekennzeichnet und sind für eine nachträgliche Bearbeitung gesperrt. Manuell versendete Rechnungen können ebenfalls »versendet« markiert werden.
Durch Nutzung des Projektstatus sind Sie immer im Bilde, welche Projekte »bereit zur Abrechnung« oder »in Abrechnung« sind. Die entsprechend markierten Projekte erscheinen beispielsweise nicht mehr in der Projektauswahl bei der Zeiterfassung und können zudem in den Projektübersichten herausgefiltert werden, wodurch Sie mehr Überblick über Ihre laufenden Projekte haben.
Auf fällige Rechnungen wird automatisch im integrierten Mahnwesen hingewiesen. Dort können Sie die Mahnung (bis zur 3. Stufe) mit einem Klick erstellen und exportieren oder versenden.
Nach erfolgter Bezahlung kann und sollte die Rechnung »bezahlt« markiert werden. Handelt es sich dabei um die letzte offene Rechnung bei einem »in Abrechnung« stehenden Projekt, wird der Projektstatus durch diese Aktion automatisch auf »abgeschlossen« gesetzt.
Die Rechnungsdaten werden für die Projektauswertung und für die Umsatzberechnungen in der Analyse genutzt. So können Sie Ihre Umsatzanalyse detailliert auf Projektebene, für den Kunden und auch global betrachten und die Rentabilität der Projekte prüfen.
Als ergänzende Funktion steht Ihnen der FiBu-Export der Rechnungsdaten (Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen/Fremdkosten) für die Übergabe an Ihren Steuerberater oder an eine FiBu-Software zur Verfügung. ProSonata bietet das »DATEV-Format« (CSV-Datei) sowie alternativ einen CSV/ASCII-Export. Bei dem FiBu-Export werden den Buchungssätzen die Erlöskonten der Steuersätze und die hinterlegten Debitorenkonten bzw. Kreditorenkonten automatisch zugeordnet.
Ein Möglichkeit zur Bankanbindung bietet sich mit den SEPA-Lastschriften und SEPA-Überweisungen. In diesen beiden Programmbereichen können Sie aus den vorhandenen Rechnungsdaten Bank-Transaktionen als XML-Dateien erstellen. Diese lassen sich einfach in Ihrem Online Banking hochladen und ausführen. Für offene Ausgangsrechnungen, zu deren Empfänger ein SEPA-Lastschriftmandat vorliegt, können Sammellastschriften erstellt werden. Für offene Eingangsrechnungen (Bereich Fremdkosten) sind Sammelüberweisungen generierbar. Diese müssen hierfür nur den Bezahlstatus »Banküberweisung« haben.
Weitere Informationen finden Sie auf der Hilfeseite zum Thema SEPA XML.
Kontaktieren Sie uns, falls Sie Fragen zum optimalen Workflow haben oder Unterstützung bei der Projektverwaltung benötigen.
