Tipps zur Konfiguration der Stundensätze in der Agentursoftware

Die ProSonata Agentursoftware unterscheidet bei der Konfiguration der Stundensätze zwischen dem innerbetrieblichen Kostensatz und dem extern berechneten Stundensatz. Der innerbetriebliche Kostensatz definiert die Kosten, die durch eine Arbeitsstunde entstehen – ist also letztlich vom Gehalt abhängig – und wird bei den Auswertungen und Analysen zur Berechnung des Deckungsbeitrags verwendet. Dieser Stundensatz wird pro Benutzer in der Benutzerverwaltung festgelegt – und bleibt immer gleich.

Der extern berechnete Stundensatz greift bei der Projektauswertung (siehe ein Projekt oder das »Projektinfos« Fenster bei Angeboten/Rechnungen) zur Berechnung der Zeitkosten für den Kunden. Ebenso wird er beim Einladen von Leistungsvorlagen in Angebote/Rechnungen genutzt, sofern bei der Vorlage die Option »Leistung auf Stundensatzbasis« aktiviert ist. Der externe Stundensatz kann – je nach Firma und den Vereinbarungen mit Kunden – verschiedenartig definiert sein:

Mögliche Konfigurationen der externen Stundensätze

Folgende Szenarien zur Festlegung der berechneten Stundensätze können in der Agentursoftware abgebildet werden:

  • Bei dem Benutzer kann neben dem innerbetrieblichen Stundensatz direkt ein extern berechneter Stundensatz eingetragen werden. Auf diese Art ist eine Unterscheidung nach Mitarbeitern und Qualifikationen möglich. Wird an anderer Stelle kein weiterer Stundensatz festgelegt, greift immer dieser Stundensatz des Benutzers.
  • Falls ein fester Stundensatz mit einem Kunden vereinbart ist, kann dieser bei der angelegten Firma/Gruppe des Kunden eingetragen werden. Dieser Wert hat Vorrang vor dem Stundensatz der Benutzer.
  • Der Stundensatz kann auch individuell für ein Projekt festgelegt werden. Dieser Wert hat Vorrang vor der Definition bei der Firma und dem Benutzer. Ein bei einer Firma/Gruppe eingetragener Stundensatz wird übrigens automatisch in die (neu angelegten) Projekte des Kunden übernommen. So bleibt eine korrekte Zuordnung und Auswertung für Projekte erhalten, auch falls sich der Stundensatz bei dem Kunden (Firma/Gruppe) später einmal ändern sollte.
  • Mit Vorrang vor allen anderen Definitionen kann der Stundensatz bei den Kategorien der Projektzeiterfassung festgelegt werden. Auf diese Weise können für einzelne Tätigkeiten verschiedene Stundensätze genutzt werden und sind somit komplexere Setups abbildbar. Für kundenspezifische Stundensätze einzelner Kunden lässt sich optional eine Gruppe der Projektzeitkategorien fest einem Kunden zuordnen. Bei der täglichen Projektzeiterfassung erscheinen den Mitarbeitern bei Projekten dieser Kunden nur die fest zugeordneten Zeitkategorien. Bei allen anderen Kunden sind diejenigen Zeitkategorien verfügbar, die nicht explizit einem anderen Kunden zugeordnet sind.

Es ist auch ein »Mischbetrieb« der verschieden definierten Stundensätze möglich, um der Aufstellung möglichst vieler Agenturen gerecht zu werden. Entscheidend ist dann die oben aufgezeigte Hierarchie.

Kontaktieren Sie uns, falls Sie weitere Fragen zur Thematik der Stundensätze haben.