Tipps zum Einstieg

Tipps zur Konfiguration der Stundensätze – intern und für Kunden

Eine Übersicht zur Abbildung Ihrer Stundensätze in ProSonata.

Die ProSonata Agentursoftware unterscheidet bei der Konfiguration der Stundensätze zwischen dem innerbetrieblichen Kostensatz und dem extern berechneten Stundensatz. Der innerbetriebliche Kostensatz definiert die Kosten, die durch eine Arbeitsstunde entstehen – ist also letztlich vom Gehalt abhängig – und wird bei den Auswertungen und Analysen zur Berechnung des Deckungsbeitrags verwendet. Dieser Stundensatz wird pro Benutzer in der Benutzerverwaltung festgelegt – und bleibt immer gleich.

Der extern berechnete Stundensatz greift bei der Projektauswertung zur Berechnung der Zeitkosten für den Kunden. Die Auswertung ist bei jedem Projekt oder im Zusatzfenster »Zeiten & Kosten« bei Angeboten/Rechnungen verfügbar. Ebenso wird der externe Stundensatz beim Einladen von Leistungsvorlagen in Angebote/Rechnungen verwendet, sofern bei der Vorlage die Option »Leistung auf Stundensatzbasis« aktiviert ist.

Der externe Stundensatz kann – je nach Firma und den Vereinbarungen mit Kunden – verschiedenartig definiert sein:

Mögliche Konfigurationen der externen Stundensätze

Folgende Szenarien zur Festlegung der berechneten Stundensätze können in der Agentursoftware abgebildet werden:

  • Bei dem Benutzer kann neben dem innerbetrieblichen Stundensatz direkt ein extern berechneter Stundensatz eingetragen werden. Auf diese Art ist eine Unterscheidung nach Mitarbeitern und Qualifikationen möglich. Wird an anderer Stelle kein weiterer Stundensatz festgelegt, greift immer dieser Stundensatz des Benutzers.
  • Falls ein fester Stundensatz mit einem Kunden vereinbart ist, kann dieser bei der angelegten Firma/Gruppe des Kunden eingetragen werden. Dieser Wert hat Vorrang vor dem Stundensatz der Benutzer.
  • Der Stundensatz kann auch individuell für ein Projekt festgelegt werden. Dieser Wert hat Vorrang vor der Definition bei der Firma und dem Benutzer. Ein bei einer Firma/Gruppe eingetragener Stundensatz wird übrigens automatisch in die (neu angelegten) Projekte des Kunden übernommen. So bleibt eine korrekte Zuordnung und Auswertung für Projekte erhalten, auch falls sich der Stundensatz bei dem Kunden (Firma/Gruppe) später einmal ändern sollte.
  • Mit Vorrang vor allen anderen Definitionen kann der Stundensatz bei den Kategorien der Projektzeiterfassung festgelegt werden. Auf diese Weise können für einzelne Tätigkeiten verschiedene Stundensätze genutzt werden und es sind damit komplexere Setups (wie das Anlegen von Preislisten) abbildbar. Für kundenspezifische Stundensätze einzelner Kunden (also eine Preisliste pro Kunde) lässt sich optional eine Gruppe der Projektzeitkategorien fest einem Kunden zuordnen. Alternativ können auch Preisgruppen gebildet werden, die dann mehreren Kunden zuordenbar sind. Bei der täglichen Projektzeiterfassung erscheinen den Mitarbeitern bei Projekten dieser Kunden nur deren zugeordneten Zeitkategorien. Bei allen anderen Kunden sind nur diejenigen Zeitkategorien verfügbar, die keinem Kunden und keiner Preisgruppe zugeordnet sind.

Es ist auch ein »Mischbetrieb« der verschieden definierten Stundensätze möglich, um der Aufstellung möglichst vieler Firmen gerecht zu werden. Entscheidend ist dann die oben aufgezeigte Hierarchie.

Kontaktieren Sie uns, falls Sie weitere Fragen zur Thematik der Stundensätze haben.