Tipps zur Erstellung einer XRechnung in der Agentursoftware ProSonata

Die XRechnung wird ab Ende November 2020 verpflichtend für alle Unternehmen, die deutsche Behörden und öffentliche Stellen als Kunden haben und an diese Rechnungen mit einem Auftragswert über 1.000 € stellen. Sie finden weitergehende Informationen zur XRechnung und ZUGFeRD auf unserer Infoseite.

Doch welche Werte und Felder müssen konkret in der ProSonata Software ausgefüllt sein, um eine korrekte XRechnung zu erstellen, die bei der Einreichung akzeptiert wird?

Wichtige Felder einer XRechnung

Zunächst erstellen Sie in ProSonata eine »normale« Rechnung und fügen die Positionen mit Ihren erbrachten Leistungen ein.

In den Details der Rechnung muss der PDF-Standard »PDF/A ZUGFeRD 2.1.1 (XRechnung)« gewählt werden. Diese Einstellung können Sie für alle zukünftigen Rechnungen auch zentral in den Systemeinstellungen setzen oder pro Kunde (Adresse der Firma/Behörde) definieren. Mit diesem gewählten Standard steht weiterhin der PDF-Button zur Verfügung, mit dem Sie die Rechnung wie gewohnt im Browser als PDF öffnen und ansehen/prüfen können.

Um schließlich die XML-Datei der XRechnung zu erhalten, öffnen Sie das PDF (z.B. mit Adobe® Acrobat® Reader). Sie finden die XML-Datei als Anhang im PDF und können sie direkt speichern. Die XML-Datei wird dann im zentralen Portal des Bundes hochgeladen. Ausblick: Mit dem nächsten Update der Software wird auch ein direkter Download der XRechnung XML-Datei möglich sein.

Es gibt Pflichtfelder, die eine XRechnung enthalten muss, die wir im Folgenden aufzeigen möchten:

  • In den > System > Grundeinstellungen > Reiter »Basisdaten«:
    • Die allgemeinen »Stammdaten« Ihrer Firma sollten bereits komplett ausgefüllt sein.
    • Die »erweiterten Stammdaten« müssen den Ländercode (DE), eine Kontaktperson, eine zentrale Telefonnummer und E-Mail-Adresse enthalten.
  • In den > System > Grundeinstellungen > Reiter »Finanzdaten«:
    • Die Bankverbindung muss und die USt. ID-Nr. (falls vorhanden) kann ausgefüllt sein.
  • Bei der Adresse des Kunden (Behörde):
    • Die Firmierung bzw. der Behördenname inklusive der postalischen Adresse muss ausgefüllt sein.
    • Die »Leitweg-ID« muss ausgefüllt sein (dazu im Block Rechnungswesen die Felder »DUNS | GLN | Leitweg-ID | Lieferantennr.« aktivieren). Ist sie Ihnen nicht bekannt, erfragen Sie diese bei der Behörde.
    • Haben Sie eine Lieferantennummer bei der Behörde, können Sie diese im vorgesehenen Feld eintragen.
  • Die Rechnung selbst kann weitere Informationen enthalten:
    • Die Bestellnummer kann in den Rechnungsdetails im entsprechenden Feld ergänzt werden.
    • Sollten Sie eine Auftragsnummer erfassen müssen, können wir hierfür weitere Freifelder in Ihrem ProSonata-Account aktivieren.
  • Weitere wichtige Daten, wie die Rechnungsnummer, Positionen/Leistungen, Beträge oder der Leistungszeitraum, werden anhand der Rechnungsdaten automatisch in die XRechnung eingefügt. Der Abbindertext wird zu den »Zahlungsbedingungen« und der Introtext wird als Anmerkung ergänzt.

Es gibt vereinzelte Behörden und Institutionen des Bundes, die Sonderanforderungen stellen. So müssen z.B. Rechnungen an die »Deutsche Bahn AG« eine Positionsnummerierung in 10er Schritten ausweisen. Das ist in ProSonata standardmäßig nicht der Fall – wir können aber bei Bedarf individuelle Anpassungen der XRechnung-Ausgabe vornehmen und damit auf solche Sonderwünsche eingehen.

Archivierung der Rechnungsdaten

Wie beschrieben, wird von Ihnen die XRechnung XML-Datei in das Portal der Behörde hochgeladen bzw. per E-Mail an die gewünschte Adresse gesendet. Damit ist diese Datei auch die relevante Rechnungsdatei, die für die ordnungsgemäße Buchführung gemäß GoBD aufbewahrt/archiviert werden muss. Selbstverständlich bleiben in der ProSonata Software die Rechnungsdaten in beiden Formen – als PDF zur schnellen Ansicht im Browser und die XML-Datei – dauerhaft verfügbar.

Kontaktieren Sie uns, falls Sie weitere Fragen zur Umsetzung der XRechnung in ProSonata haben.