Tipps zum Einstieg in die Agentursoftware ProSonata

Nach Erhalt der Vertragsunterlagen erstellen wir Ihren ProSonata-Account und senden Ihnen die Zugangsdaten per E-Mail. Damit Ihnen der Einstieg schnell und einfach gelingt, finden Sie nachfolgend einige Tipps für die ersten Schritte in der Agentursoftware.

Die Grundeinstellungen

Im Bereich > System > Grundeinstellungen finden Sie alle grundlegenden Optionen der Software. Ihre Firmenstammdaten sind von uns bereits eingetragen worden.

  • In den Basisdaten wählen Sie das gewünschte Zeitraster der Projektzeiterfassung, können das Schema der generierten Projektnummern anpassen und optional interne Abteilungen Ihrer Firma eintragen.
  • In den Finanzdaten geben Sie den standardmäßig genutzten Steuersatz der Angebote und Rechnungen ein, passen das Schema der Rechnungsnummern an und legen die standardmäßigen Zahlungsziele bzw. Mahnzeiträume fest.
  • Die PDF-Optionen dienen der Anpassung der PDF-Ausgabe an Ihre Wünsche. Sie können Ihr Logo oder den gesamten Firmenbriefbogen als JPG Bilddatei in den Seitenhintergrund einladen und die Platzierung festlegen. Die Ausgabe und das Design der Inhalte lässt sich über verschiedene Optionen beeinflussen, inkl. Wahl einer anderen Schriftart. Um die PDF Ausgabeoptionen zu prüfen, legen Sie am besten später ein erstes (z.B. internes) Projekt und hierfür ein Angebot an.
  • Die weiteren Bereiche Druck & Export (FiBu Export), Filter (Filter der Ansprechpartner), E-Mail (E-Mail-Optionen für den direkten Mailversand aus ProSonata) und Dateien (Optionen des FTP-Clients zur Einbindung Ihres Webservers, meebox) sind für die Ersteinrichtung noch nicht relevant und können von Ihnen zu einem späteren Zeitpunkt in der Agentursoftware konfiguriert werden.

Benutzer

Im nächsten Schritt sollten Sie alle Mitarbeiter als Benutzer einrichten. Mit unserer E-Mail haben Sie die Zugangsdaten für einen ersten Benutzer mit Administratorrechten erhalten (bitte ändern Sie noch den Benutzernamen und das Passwort!). Mit diesem können Sie sich einloggen und haben Vollzugriff auf alle Optionen und Bereiche der Agentursoftware. Im Menüpunkt > Benutzer legen Sie die weiteren Benutzeraccounts bis zur Grenze Ihres gebuchten Benutzerpakets an.

  • Neben dem Benutzernamen und dem Passwort ist die E-Mail-Adresse eine Pflichtangabe. Die E-Mail-Adresse wird auch für »Passwort-vergessen«-Anfragen genutzt.
  • Die Wahl der Benutzergruppe entscheidet, welche Rechtestufe der Benutzer erhält und welche Programmbereiche freigeschaltet werden. Die Rechtestufen sind fest definiert und der gängigen Praxis einer Agentur bzw. einem projektbasiert arbeitenden kleinen und mittelständischen Unternehmen entnommen.
  • Die Angabe von Stunden- und Kostensätzen, Arbeitszeiten (Soll) und Urlaubstagen ist optional und kann noch später vorgenommen werden.

Jeder Benutzer, egal welcher Rechtestufe, kann für sich selbst Anpassungen einiger Einstellungen in den > System > Benutzereinstellungen vornehmen.

Faktura Texte

Bei der Ausgabe der Dokumente werden Introtexte und Abschlusstexte (Abbinder) an festgelegten Stellen automatisch eingefügt. Diese Standardtexte wurden von uns bereits beispielhaft eingegeben und sind hier von Ihnen frei bearbeitbar. Übrigens, pro Dokument können Sie später bei Bedarf auch individuelle Texte einfügen und sind nicht auf die Standardtexte fixiert. Vordefinierbar sind die Texte für Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Mahnungen und Lieferscheine (bei aktiviertem Modul »Lieferscheine«).

Die Standardtexte lassen sich durch Platzhalter pro Dokument automatisch befüllen – am Ende der Seite sehen die jeweils verfügbaren Platzhalter.

Kategorien

Die Kategorien dienen der Gliederung aller Zeiteinträge der Projektzeiterfassung und Leistungen in Angeboten und Rechnungen. Diese sind von uns mit einigen Einträgen beispielhaft (für eine Grafik-Agentur) befüllt, können von Ihnen aber frei bearbeitet oder gelöscht und neu erstellt werden. Die Software ist damit flexibel in verschiedenen Branchen einsetzbar – auch außerhalb des Agenturbereichs.

  • Im linken Bereich finden Sie die Projektzeitkategorien für die Zeiterfassung. Diese gelten für alle Benutzer und alle Formen der Zeiterfassung (manuell, Projekt Timer, Schnellerfassung). Optional lassen sich Zeitkategorien mit einem Stundensatz versehen (es gibt noch drei weitere Stellen, an denen dieser konfigurierbar ist, siehe die Hilfeseite zu Stundensätzen). Gruppen von Zeitkategorien sind optional fest mit einem Kunden (Firma/Gruppe) verknüpfbar, sodass auf diesem Weg kundenspezifische Kategorien und Stundensätze zuordenbar sind.
  • Im rechten Bereich sehen Sie die Leistungskategorien. Jede Position eines Angebots und einer Rechnung wird mit einer solchen Kategorie verknüpft, sodass später z.B. eine Analyse der Umsätze nach Kategorien möglich ist. Die Leistungsvorlagen, die Ihre gängigen Textbausteine beinhalten, werden ebenfalls den Kategorien zugeordnet. Dies sorgt beim Erstellen neuer Positionen für eine schnelle Auswahl der Textvorlagen: Nach der Wahl der Kategorie stehen im zweiten Drop-down-Menü alle vorhandenen Leistungsvorlagen der Kategorie zum Einladen zur Verfügung.

Leistungsvorlagen für Angebote und Rechnungen

Um schnell und effektiv Angebote und Rechnungen erstellen zu können, sollten Sie die Leistungsvorlagen mit Ihren typischen Leistungstexten vorbereiten und nutzen. Diese können sie später nach Auswahl einer Leistungskategorie einfach einladen und bei Bedarf individuell für das Dokument ändern.

  • Die Vorlagen werden zweisprachig (deutsch/englisch) erstellt, sodass später je nach Dokumentsprache der passende Text genutzt wird.
  • Die Bezeichnung wird nur intern in der Agentursoftware verwendet und sollte aussagekräftig gewählt werden.

Anlegen oder Import von Kontaktdaten in der ProSonata Agentursoftware

Vor dem ersten Anlegen oder dem Import von Adressdaten/Kontaktdaten sollten Sie deren Strukturierung planen und im Programm vorbereiten. Falls es Kleinkunden (mit sehr wenigen Projekten), Lieferanten (Druckereien, Bildagenturen etc.) oder reine Akquiseadressen gibt, könnten Sie diese in ProSonata jeweils in einer eigenen Firma/Gruppe zusammenfassen. Empfehlung: Man sollte die ersten Nummern 01 bis 09 für diese Sondergruppen reservieren, um dann z.B. ab der Nummer 10 nur noch die Hauptkunden anzulegen – das schafft Ordnung.

Grundsätzlich sind Sie bei der Nummernvergabe und -sortierung aber völlig frei. Man kann übrigens nach dem Anlegen einer Firma/Gruppe noch nachträglich deren Nummer ändern – was man vornehmen sollte, bevor Projekte für die Firma angelegt werden, da ProSonata bereits generierte Projektnummern nachträglich nicht mehr ändert.

Der optionale Import der Kontakte läuft über einen halbautomatischen Assistenten. Bereiten Sie zuvor eine Liste gemäß unserer Vorlage in Excel oder OpenOffice vor (die Bezeichnung der Tabellenspalten (erste Zeile) muss erhalten bleiben!) und exportieren Sie diese im CSV-Format. Die CSV-Datei laden Sie in der ProSonata Agentursoftware hoch und können anschließend Kontakt für Kontakt ansehen und übernehmen. Ziel ist, dass bei mehrere Ansprechpartnern einer Firma die Adresse nicht mehrfach erfasst wird. ProSonata versucht daher, bereits vorhandene Firmendaten zu erkennen und zuzuordnen.

Kontaktieren Sie uns, falls Sie Fragen zur Einrichtung haben oder Unterstützung bei dem Upload Ihres Logos oder dem Import von Adressdaten benötigen.