Kontakte vorbereiten und in die Agentursoftware importieren

Viele unserer Kunden nutzen den Start mit ProSonata, um zunächst mit einem leeren System zu beginnen und nach und nach die benötigten Kontakte manuell in der Software anzulegen.

Sie haben bereits eine Kontaktliste, die entweder manuell gepflegt oder aus einer früher genutzten Software exportiert wurde? Das ist eine gute Basis, um diese Daten für den Import in die Agentursoftware ProSonata zu nutzen.

So gehen Sie am besten vor:

  • Bereinigen Sie zunächst die vorhandene Liste, um »Altlasten« und Kontakte zu entfernen, die gar nicht mehr relevant sind. Es kann sinnvoll sein, den Kontakte Import in mehreren Schritten, aufgeteilt nach Kunden, Lieferanten und ggf. sonstigen Kontakten vorzunehmen.
  • Laden Sie sich in der ProSonata Software unter > Kontakte > Kontakte Import die Vorlage für Excel bzw. OpenOffice herunter. Diese enthält alle zur Verfügung stehenden Felder (siehe die erste Zeile). Die zweite Zeile zeigt einen beispielhaften Datensatz (und kann dann gerne entfernt werden).
  • Die erste Zeile im Dokument mit den Spaltenbezeichnungen muss auf jeden Fall erhalten bleiben. Damit ordnet ProSonata die Felder intern zu.
  • Basis des Imports ist die »kleinste Einheit«, der Ansprechpartner (AP). Beim Import sollte für jede Firma also zumindest ein/e Ansprechpartner/in vorhanden sein. In der Excel-Liste müssen trotzdem bei mehreren APs einer Firma in jeder Zeile die Firmierung und die Adressdaten exakt identisch vorhanden sein. ProSonata versucht beim Import jedes APs zu erkennen, ob dieselbe Firma und Adresse bereits vorhanden sind und ordnet diese dann automatisch zu. Es bleibt beim Import aber immer bei der Kontrollmöglichkeit des Benutzers, ob die Zuordnung und Erkennung der Felder passt – man geht alle APs nacheinander durch.
  • Das Feld »name1« ist für die komplette Firmierung (z.B. »Musterfirma GmbH & Co. KG«) gedacht, diese erscheint auf Dokumenten an die Firma. Reicht die Zeile nicht aus, sind die Zeilen »name2« und »name3« zu verwenden (auch für die Ergänzung von Abteilungen etc.). Handelt es sich um keinen Firmenkontakt, ist das Feld »addressName« nutzbar, um z.B. den Namen der Person einzutragen – damit ist die Adresse später in der Faktura eindeutig erkenn- und zuordenbar.
  • Das Feld »customerName« soll ebenfalls den Firmenname enthalten. Dieses Feld wird allerdings nur intern in ProSonata verwendet, z.B. bei den verschiedenen Listenausgaben. Daher kann hier eine Kurzform des Kunden genutzt werden (also z.B. »Musterfirma« anstatt »Musterfirma GmbH & Co. KG«).
  • Die Felder »title«, »firstName« und »lastName« des AP müssen befüllt sein. Gibt es keinen AP, kann als Dummy z.B. »Max Mustermann« eingegeben werden. Der Dummy-AP ist später in der Übersicht der APs löschbar.
  • Das Feld »customerNo« wird automatisch von ProSonata mit einer hochzählenden Firmennummer befüllt, wenn man das Feld leer belässt.
  • Alle weiteren Felder sind optional.
  • Exportieren Sie die Tabelle im CSV-Format.
  • In ProSonata öffnen Sie wieder die Seite > Kontakte > Kontakte Import und importieren die CSV-Datei ins System. Bitte beachten Sie den zu wählenden Zeichensatz (OpenOffice: UTF-8, Excel Mac: MacRoman oder Excel Windows: Windows-1252). Ist der Zeichensatz nicht korrekt gewählt, sehen Sie das an falsch dargestellten Umlauten der Daten. Brechen Sie in diesem Fall den Import ab und laden Sie bitte die Datei erneut mit geändertem Zeichensatz hoch.
  • Nach dem Hochladen sehen Sie die Eingabemaske des Importassistenten mit dem ersten Datensatz. Alle erkannten Felder werden mit den entsprechenden Daten befüllt. Sie haben noch die volle Kontrolle, d.h. Sie können ggf. Daten anpassen und die Zuordnung der Firma/Gruppe und Adresse ändern. Ziel ist, dass bei mehrere Ansprechpartnern einer Firma die Adresse nicht mehrfach erfasst wird. ProSonata versucht daher, bereits vorhandene Firmendaten zu erkennen und zuzuordnen.

Mit etwas Vorbereitung und etwas Zeit erhält man so eine aktuelle und komplette Kontaktliste zum Start in der ProSonata Agentursoftware.

Kontaktieren Sie uns, falls Sie weitere Fragen zum Thema haben.