FAQ – Fragen und Antworten zur Agentursoftware ProSonata

Allgemeine Fragen

Ist der Einsatz von ProSonata auf die Agenturbranche beschränkt?

Nein, ProSonata ist eine Software, die in allen Branchen, in denen projektbasiert gearbeitet und fakturiert wird, gewinnbringend eingesetzt werden kann. Da die Möglichkeiten, die ProSonata bietet, sehr häufig in Agenturen und Designbüros gefordert sind, hat sich der Begriff Agentursoftware etabliert.

ProSonata kann in vielen Bereichen vom Benutzer grundlegend angepasst werden, sodass auch ein Einsatz z.B. bei Beratung/Consulting, bei der Softwareentwicklung, in Ingenieurbüros, bei Trainern etc. möglich ist. Egal, ob Freelancer oder kleines mittelständisches Unternehmen (KMU).

Kann man die ausgegebenen PDF-Dokumente gestalten?

Sie können Ihr Firmenlogo bzw. Ihren Briefbogen als Seitenhintergrund in das Standard Briefbogen-Design einladen und den Seitenfuß mit Ihren Firmendaten anpassen. Es stehen verschiedene freie Schriften zur Wahl und auch das Design der Tabellenköpfe ist änderbar. Das Standard-Design ist neutral gehalten und dürfte bereits vielen Benutzern vollkommen ausreichen.

Sollten die Anpassungsmöglichkeiten nicht ausreichen, um Ihre Vorstellungen umzusetzen, ist von uns die Erstellung eines individuellen PDF-Templates gegen Aufpreis möglich (einmalige Zahlung für die Einrichtung, Vorlage: JPG- oder PDF-Datei).

Kann die Farbe der Programmoberfläche geändert werden?

Wir bieten neben dem Standardaussehen verschiedene Farbthemes für die Programmoberfläche an, von denen Sie eines optional hinzubuchen können. Eine Übersicht der vorhandenen Themes finden Sie bei den Screenshots.

Falls Sie die Farbgebung Ihres eigenen Corporate Designs in der ProSonata Agentursoftware sehen möchten, bieten wir Ihnen auch die Erstellung eines individuellen Themes an. Spechen Sie uns hierzu gerne für ein Angebot an.

Wie verhält sich ProSonata auf verschieden großen Bildschirmen?

ProSonata ist responsive aufgebaut, d.h. wir decken hiermit Tablets und Desktop-Bildschirmgrößen gleichermaßen gut ab. Derzeit haben wir 1400 px Breite als maximale Stufe für Desktops vorgesehen – ein wie wir finden guter Kompromiss.

Das ProSonata UI bietet an sinnvollen Stellen Zusatzfenster/Pop-ups, die man parallel öffnen kann (wofür sich große Bildschirme bestens eignen):

  • Der »Projekt Timer« kann mehrfach geöffnet werden, um damit tagsüber einfach parallel mehrere Projekte erfassen und schnell »springen« zu können.
  • In der Angebots-/Rechnungsbearbeitung steht das wichtige »Projektinfos« Pop-up-Fenster zur Verfügung. Dieses zeigt – während der parallelen Bearbeitung der Rechnung – alle relevanten Daten zum Projekt an, wie erfasste Projektzeiten oder die Projektauswertung mit vorhandenen Angeboten, Fremdkosten etc. Ergänzend kann (z.B. auf einem zweiten Bildschirm) zusätzlich noch das »Vorschau« Pop-up-Fenster geöffnet und aktualisiert werden, während man die Positionen bearbeitet.
Gibt es einen Kalender?

ProSonata hat keine eigene Kalender-Komponente, da es hierfür etablierte Tools, wie z.B. Microsoft® Outlook/Exchange, Apple® iCal oder Google® Kalender, gibt. In ProSonata erfasste Aufgaben, Projekt Meilensteine (mit Datum), Urlaube (aus der Arbeitszeiterfassung) und Geburtstage der Kontaktpersonen stehen jeweils als iCalender .ics-Dateien zur Verfügung und können in Ihrer Kalender-Anwendung einfach abonniert werden!

Gibt es Möglichkeiten zur Projektplanung?

Ja, in ProSonata ist eine einfache Erfassung von Projektschritten und ToDos für Benutzer/Mitarbeiter möglich: Mit Hilfe der Projektaufgaben können Aufgaben übersichtlich angelegt und verwaltet werden – schnell und effizient.

ProSonata bietet dagegen keine Planungen mit Gantt-Charts. Und das aus gutem Grund: Sie kennen den Arbeitsalltag – es gibt viele zeitliche Variablen (Kunde verschiebt Termine oder liefert Material später, Abstimmungsprozesse dauern länger, …) und es müssten oft Anpassungen der Daten erfolgen – ein sehr hoher Zeitaufwand, der sich für kleine und mittelgroße Projekte unserer Meinung nach selten lohnt. Daher überlassen wir umfangreiche, komplexe Projektplanungen gerne spezialisierten Tools – und halten die ProSonata Agentursoftware schlank für die Alltagsaufgaben.

Gibt es bei Rechnungs-PDFs eine qualifizierte digitale Signatur?

ProSonata bietet keine qualifizierte digitale Signatur bei der PDF-Erzeugung. Aufgrund der gesetzlichen Entwicklungen (Stand 09/2011) besteht keine Veranlassung mehr, dieses Feature zu integrieren. Mehr dazu können Sie auf der Website der IHK Frankfurt lesen.

Auszug:

Für Umsätze, die ab dem 1. Juli 2011 ausgeführt werden, werden die vorstehend beschriebenen, strengen Anforderungen gelockert. Rechnungen können ab diesem Zeitpunkt ohne größere Hürde elektronisch versandt werden, zum Beispiel per Mail, gegebenenfalls mit pdf- oder Textdatei, per Serverfax oder auch als Web-Download. Stimmt der Rechnungsempfänger der elektronischen Übermittlung zu, sind spezielle technische Übermittlungsverfahren nicht mehr erforderlich. Allerdings ist zu beachten, dass die „Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet“ sein müssen. Hierunter versteht man die Sicherstellung der Identität des Rechnungsstellers, der Unverändertheit der Rechnungsangaben während der Übermittlung und die Erkennbarkeit „fürs menschliche Auge“. Ganz wichtig: An die Erfüllung dieser Kriterien werden keine überzogenen Anforderungen gestellt. Digitale Signaturen können so zwar weiterhin, müssen aber definitiv nicht weiter angewendet werden.

Quelle: Website IHK Frankfurt

Es steht Ihnen selbstverständlich frei, bei Bedarf die generierten PDFs selbst mit einem Programm wie z.B. Adobe® Acrobat® zu schützen bzw. bei einem Signatur-Dienstleister Ihrer Wahl qualifiziert signieren zu lassen.

Fragen zur Bedienung der Agentursoftware

Wie geht man in ProSonata am besten vor? Eine Checkliste.

Nachfolgend eine kompakte Übersicht, wie man die einzelnen Komponenten unserer Agentursoftware für Projekte in der Praxis verwendet:

  1. Firma, Adresse und Ansprechpartner anlegen
  2. Projekt zur Firma anlegen (es erhält den Status „offen“), Ansprechpartner (Kunde) und Mitarbeiter des Projekts zuordnen
  3. Optional: Angebot zum Projekt anlegen, dieses kann nach der Freigabe durch den Kunden entsprechend markiert werden (Vorteil: es erscheint in der Analyse unter „Ausblick“)
  4. Optional: Aufgaben zum Projekt für die Mitarbeiter einrichten
  5. Zeiterfassung der Mitarbeiter zum Projekt (entweder durch „manuelles“ Eintragen oder den Projekt Timer)
  6. Optional: Erfassung von Fremdkosten zum Projekt
  7. Nach Abschluss des Projekts: Der verantwortliche Mitarbeiter ändert den Projektstatus auf „bereit zur Abrechnung“
  8. Die Mitarbeiter des Rechnungswesens filtern die Projektansicht nach dem Projektstatus „bereit zur Abrechnung“ und erkennen abzurechnende Projekte
  9. Rechnung zum Projekt anlegen
  10. Einfügen der Rechnungspositionen entweder durch Kopie eines vorhandenen Angebots, Übernahme der vorhandenen Projektzeiten (über das „Projektinfos“ Popup-Fenster) oder manuelles Einfügen neuer Positionen
  11. Versand der Rechnung klassisch in papierform oder per E-Mail
  12. Nach erfolgter Bezahlung wird die Rechnung „bezahlt“ markiert; der Projektstatus ändert sich automatisch auf „abgeschlossen“
  13. Rechnungsdaten werden für die Umsatzberechnungen in der Analyse genutzt; ebenso stehen die erfassten Projektzeiten in der Auswertung zur Verfügung
  14. Optional: FiBu-Export der Rechnungsdaten und Übergabe an den Steuerberater/FiBu-Software
Gibt es zu ProSonata ein Handbuch?

Zu ProSonata gibt es kein separates Handbuch, denn unsere Erfahrung hat gezeigt, dass eine kurze Schulung/Einführung - z.B. über eine Skype®-Session - schneller und effektiver alle Fragen klärt. Generell stehen wir immer gerne für Ihre Fragen zur Verfügung und unterstützen Sie bei dem Prozess der Einführung der Agentursoftware!

Wir hatten bei der Entwicklung von ProSonata den Anspruch, eine Software zu kreieren, die in weiten Teilen selbsterklärend sein sollte. Nach Rückmeldungen vieler unserer Kunden ist uns das gelungen. Testen Sie gerne unsere Demo und machen Sie sich selbst einen Eindruck von der klaren und konsistenten Bedienung!

Hinter jedem Menüpunkt der Hauptnavigation findet sich eine Seite mit einer Kurzhilfe, die jeden Untermenüpunkt kurz erläutert. Ferner sind viele Eingabefelder direkt oder beim Überfahren mit der Maus mit einem Hinweis zu deren Bedeutung versehen, sodass in der Praxis bei der Einführung der Agentursoftware nur wenige Fragen auftauchen sollten.

Für einen ersten Einblick können auch unsere Videos dienen.

Kann man mehrere Rechnungen pro Projekt erstellen?

Ja, generell kann man beliebig viele Rechnungen pro Projekt erstellen. Die ProSonata Agentursoftware bietet dabei die Möglichkeit, zunächst Rechnungen vom Typ »Anzahlungsrechnung« (Anzahlung bevor eine Leistung erbracht wird) und »Abschlagsrechnung« (Zwischenabrechnung bereits erbrachter Leistungen) zu erstellen.

Die finale Rechnung vom Typ »Endrechnung« entspricht der von der Finanzverwaltung gewünschten Systematik, d.h. sie sollte noch einmal alle erbrachten Leistungspositionen beinhalten und die bereits gestellten Abschlagsrechnungen werden automatisch aufgelistet und subtrahiert. Der zu zahlende Endbetrag wird ebenfalls von ProSonata automatisch eingefügt.

Wie erstellt man eine Storno bzw. Rechnungskorrektur (Gutschrift)?

Falls eine erstellte Rechnung korrigiert werden muss, gibt es verschiedene Möglichkeiten.

Eine noch nicht versendete Rechnung kann stets von Ihnen geändert und neu ausgegeben werden.

Ist die Rechnung als »versendet« markiert, können Sie in ProSonata über den entsprechenden Button in der Rechnungsübersicht die betreffende Rechnung stornieren. Es wird damit eine Stornorechnung (mit neuer Rechnungsnummer) erzeugt, die sofort exportierbar ist.

Alternativ kann mit einem weiteren Button eine Rechnungskorrektur (»kaufmännische Gutschrift«) zu einer Rechnung angelegt werden, welche ebenfalls eine neue Rechnungsnummer erhält. Die Positionen der Korrektur sind frei erstell- bzw. änderbar.

Kann in Angebots- und Rechnungspositionen auch die Menge und der Einzelpreis ausgegeben werden?

Ja, mit dem neuesten Update kann pro Angebot und Rechnung flexibel gewählt werden, ob Mengen/Einheiten und Einzelpreise in den Positionszeilen ausgegeben werden sollen.

In den »PDF-Optionen« der > System > Grundeinstellungen ist als Voreinstellung wählbar, welche Darstellungsvariante standardmäßig für neue Dokumente gewünscht ist.

Sind Projektzeiten direkt in eine Rechnung übernehmbar?

Ja, ProSonata unterstützt Sie beim Rechnungsschreiben mit allen wichtigen Details: Die Projektzeiten werden im »Projektinfos« Pop-up-Fenster einzeln und z.B. nach Kategorien summiert angezeigt, wobei auch der zu erstellende Rechnungsbetrag (auf Basis der hinterlegten Stundensätze) berechnet wird.

So kann man schnell und einfach die einzelnen Positionen entweder aus Zeiteinträgen (samt auf Stundensatzbasis berechneten Beträgen) übernehmen oder Textvorlagen einladen (bzw. Text frei verfassen) und mit den entsprechenden Beträgen versehen.

Selbstverständlich lässt sich ein vorhandenes Angebot vorher auch als Rechnung kopieren und beliebig weiter bearbeiten.

Sind Fremdkosten direkt in ein Angebot/eine Rechnung übernehmbar?

Ja, erfasste Fremdkosten lassen sich direkt über einen Button im »Projektinfos« Pop-up-Fenster als neue Position übernehmen.

Zugleich wird damit eine Verknüpfung angelegt: Sollte sich der Fremdkostenbetrag noch einmal ändern (z.B. geänderte Produktionskosten einer Druckerei), wird der neue Betrag auch in ein verknüpftes Angebot (oder verknüpfte Rechnung) übernommen.

Können Angebote und Rechnungen direkt per E-Mail versendet werden?

Ja, PDFs können direkt aus der ProSonata Agentursoftware heraus per E-Mail versendet werden. Aktivieren Sie dazu in > System > Grundeinstellungen > Reiter »E-Mail« die Option und tragen Sie die Daten für ein Postfach Ihres SMTP-Servers ein. Danach steht bei der Bearbeitung von Angeboten, Rechnungen und Mahnungen zusätzlich ein Button »Mail« zur Verfügung. Im Menüpunkt > System > E-Mail Texte sind die Standardtexte für die E-Mails frei bearbeitbar.

Der Zeilenumbruch der Vorschau weicht gelegentlich leicht von der finalen PDF-Ausgabe ab. Was kann man tun?

Wir sind bemüht, die Darstellung in der Vorschau und die PDF-Ausgabe möglichst identisch anzupassen. Die PDF-Erzeugung erfolgt über eine eigene Engine in ProSonata, deren Ausgabe immer gleich ist – egal welchen Webbrowser Sie nutzen. Die Darstellung der Vorschau dagegen kann, abhängig von Ihrem verwendeten Betriebssystem und Webbrowser, leicht variieren.

Daher ist es in den > System > Grundeinstellungen (Reiter »Druck & Export«) möglich, die Seitenbreite der Vorschau bei Bedarf anzupassen. Der von uns voreingegebene Wert von 170 mm Inhaltsbreite kann bei Bedarf einfach geändert werden.

Fragen zur Technik der Agentursoftware

Mit welchem Webbrowser kann man ProSonata nutzen?

Für die Nutzung der ProSonata Agentursoftware empfehlen wir einen zeitgemäßen Webbrowser, wie den Mozilla Firefox, Apple® Safari, Google® Chrome oder Microsoft® Edge in den jeweils aktuellsten Versionen.

Auch die Verwendung des Microsoft® Internet Explorer ist möglich, wobei es bei älteren Versionen zu Einschränkungen in der Darstellung kommen kann. Wir empfehlen auch hier schon aus Sicherheitsgründen den Einsatz der neuesten Version – Microsoft® unterstützt aktuell nur noch Version 11 mit Sicherheitsupdates!

Sind besondere Sicherheitsmaßnahmen bei der täglichen Arbeit zu beachten?

Für ProSonata gelten die üblichen Vorgehensweisen und Empfehlungen, wie sie für internetbasierte Dienste, wie z.B. Online-Banking, generell wichtig sind.

So sollten auf Ihrem Betriebssystem stets alle vorhandenen Sicherheitsupdates installiert sein und ein aktueller Virenscanner und Webbrowser laufen. Denken Sie bitte auch daran, eventuell vorhandene Plug-ins (z.B. Flash, Java) umgehend zu aktualisieren, wenn Sicherheitsupdates vorliegen. Falls möglich, öffnen Sie ProSonata in einem eigenen Fenster bzw. eigenen Webbrowser, wenn Sie parallel auf anderen Websites surfen.

Zum Beenden der Arbeit empfehlen wir das Abmelden mit dem entsprechenden Button, damit die aktuelle Session sofort geschlossen wird.

Kann man ProSonata auch auf einem eigenen Server installieren?

Nein, die Agentursoftware wird nur als »Software as a Service«-Lösung (SaaS) angeboten. Wir haben uns für dieses Modell entschieden, da es viele Vorteile bietet, wie z.B. eine hohe Frequenz bei Updates und den deutlich geringeren Supportbedarf – was letztlich auch die günstigen Nutzungsgebühren ermöglicht. Mit den Gebühren wird zusätzlich die kontinuierliche Weiterentwicklung der Software sichergestellt.

Wir sind uns der Verantwortung, die mit dem Hosting der Kundendaten einhergeht, sehr bewusst. Wenn Sie sich für ProSonata entscheiden, erhalten Sie schriftlich unsere Vertragsunterlagen, in denen alle Details zum Server, Datensicherheit und Backup beschrieben sind.

Sind die Daten sicher abgelegt?

Ihre Daten werden auf unserem Webserver gespeichert. Dieser steht in einem Rechenzentrum eines Qualitätshosters in Deutschland, der selbstverständlich alle Bestimmungen des deutschen Datenschutzrechts erfüllt. Der Server nutzt ein RAID Plattensystem. Sollte eine Festplatte ausfallen, würde die zweite Festplatte weiterhin die Daten ohne Ausfallzeit liefern. Der Server ist über eine Firewall geschützt an das Netzwerk angeschlossen. Austausch-Server für Hardware-Schäden stehen direkt zur Verfügung. Mehr erfahren Sie hier.

Fragen zum Vertrag

Welche Bezahlmodi sind für ProSonata möglich?

Die Bezahlung erfolgt immer per Bankeinzug. Nach der Bestellung der ProSonata Agentursoftware erhalten Sie von uns alle Vertragsunterlagen. Das dabei enthaltene SEPA-Lastschriftmandat füllen Sie bitte aus und senden dieses mit den übrigen Vertragsunterlagen postalisch an uns zurück.

Der Bankeinzug erfolgt Kalender quartalsweise zu Quartalsbeginn. Der Zeitraum von der Bestellung bis zum nächsten Kalenderquartal wird entsprechend anteilig berechnet.

Kann man das ProSonata-Paket/die Benutzeranzahl und die gebuchten Erweiterungsmodule ändern?

Sie können jederzeit zu einem Paket mit mehr Benutzerkonten wechseln und Erweiterungsmodule hinzubuchen. Der Mehrbetrag der monatlichen Nutzungsgebühr wird dabei anteilig für die restliche Laufzeit des aktuellen Quartals nachberechnet und für die zukünfigen Quartale entsprechend angepasst.

Der Wechsel auf ein kleineres Agentursoftware Paket mit weniger Benutzerkonten und die Abbestellung von Erweiterungsmodulen ist ab dem jeweils nächsten Kalenderquartal möglich und ist uns mit Frist von einem Monat zum aktuellen Quartalsende (31. März, 30. Juni, 30. September, 31. Dezember) schriftlich mitzuteilen. Die monatliche Nutzungsgebühr wird entsprechend angepasst.

Gibt es eine Mindestlaufzeit bzw. wie ist die Kündigungsfrist?

Es gibt keine lange Mindestlaufzeit von z.B. einem Jahr. Der Vertrag kann jederzeit ohne Angabe von Gründen mit einer Frist von einem Monat zum Ende des aktuellen Kalenderquartals (31. März, 30. Juni, 30. September, 31. Dezember) gekündigt werden. Die Kündigung muss in schriftlicher Form erfolgen.

Was passiert mit den Daten nach Vertragsende?

Nach Ende der Vertragslaufzeit haben Sie keinen Zugriff mehr auf die in der ProSonata Agentursoftware gespeicherten Daten. Ihnen obliegt es, Ihre Daten rechtzeitig zu exportieren und auf eigenen Rechnern zur weiteren Verwendung zu sichern oder hierfür auszudrucken. Wir sind berechtigt die Daten nach Ende der Vertragslaufzeit endgültig zu löschen und werden dies dann umgehend durchführen.