Fragen zur Bedienung

Wie geht man in ProSonata am besten vor? Eine Checkliste.

Nachfolgend eine kompakte Übersicht, wie man die einzelnen Komponenten unserer Projektsoftware in der Praxis verwendet:

  1. Firma, Adresse und Ansprechpartner anlegen
  2. Projekt zur Firma anlegen (es erhält den Status „offen“), Ansprechpartner (Kunde) und Mitarbeiter des Projekts zuordnen
  3. Optional: Angebot zum Projekt anlegen, dieses kann nach der Freigabe durch den Kunden entsprechend markiert werden (Vorteil: es erscheint in der Analyse unter „Ausblick“)
  4. Optional: Aufgaben zum Projekt für die Mitarbeiter einrichten
  5. Zeiterfassung der Mitarbeiter zum Projekt (entweder durch „manuelles“ Eintragen oder den Projekt Timer)
  6. Optional: Erfassung von Fremdkosten zum Projekt
  7. Nach Abschluss des Projekts: Der verantwortliche Mitarbeiter ändert den Projektstatus auf „bereit zur Abrechnung“
  8. Die Mitarbeiter des Rechnungswesens filtern die Projektansicht nach dem Projektstatus „bereit zur Abrechnung“ und erkennen abzurechnende Projekte
  9. Rechnung zum Projekt anlegen
  10. Einfügen der Rechnungspositionen entweder durch Kopie eines vorhandenen Angebots, Übernahme der vorhandenen Projektzeiten (über das „Projektinfos“ Popup-Fenster) oder manuelles Einfügen neuer Positionen
  11. Versand der Rechnung klassisch in papierform oder per E-Mail
  12. Nach erfolgter Bezahlung wird die Rechnung „bezahlt“ markiert; der Projektstatus ändert sich automatisch auf „abgeschlossen“
  13. Rechnungsdaten werden für die Umsatzberechnungen in der Analyse genutzt; ebenso stehen die erfassten Projektzeiten in der Auswertung zur Verfügung
  14. Optional: FiBu-Export der Rechnungsdaten und Übergabe an den Steuerberater/FiBu-Software
Gibt es zu ProSonata ein Handbuch?

Zu ProSonata gibt es kein separates Handbuch, denn unsere Erfahrung hat gezeigt, dass eine kurze Schulung/Einführung - z.B. über eine Skype®-Session - schneller und effektiver alle Fragen klärt. Generell stehen wir immer gerne für Ihre Fragen zur Verfügung und unterstützen Sie bei dem Prozess der Einführung der Agentursoftware!

Wir hatten bei der Entwicklung von ProSonata den Anspruch, eine Software zu kreieren, die in weiten Teilen selbsterklärend sein sollte. Nach Rückmeldungen vieler unserer Kunden ist uns das gelungen. Testen Sie unsere kostenlose Demo und machen Sie sich selbst einen Eindruck von der klaren und konsistenten Bedienung!

Hinter jedem Menüpunkt der Hauptnavigation findet sich eine Seite mit einer Kurzhilfe, die jeden Untermenüpunkt kurz erläutert. Ferner sind viele Eingabefelder direkt oder beim Überfahren mit der Maus mit einem Hinweis zu deren Bedeutung versehen, sodass in der Praxis bei der Einführung der Agentursoftware nur wenige Fragen auftauchen sollten.

Für einen ersten Einblick können auch unsere Videos dienen.

Kann man mehrere Rechnungen pro Projekt erstellen?

Ja, generell kann man beliebig viele Rechnungen pro Projekt erstellen. ProSonata bietet dabei die Möglichkeit, zunächst Rechnungen vom Typ »Anzahlungsrechnung« (Anzahlung bevor eine Leistung erbracht wird) und »Abschlagsrechnung« (Zwischenabrechnung bereits erbrachter Leistungen) zu erstellen.

Die finale Rechnung vom Typ »Endrechnung« entspricht der von der Finanzverwaltung gewünschten Systematik, d.h. sie sollte noch einmal alle erbrachten Leistungspositionen beinhalten und die bereits gestellten Abschlagsrechnungen werden automatisch aufgelistet und subtrahiert. Der zu zahlende Endbetrag wird ebenfalls von ProSonata automatisch eingefügt.

Kann in Angebots- und Rechnungspositionen auch die Menge und der Einzelpreis ausgegeben werden?

Ja, aber nur in einem individuell angepassten PDF-Template (kostenpflichtig).

Wir orientieren uns beim Aufbau der Angebote/Rechnungen im Standard-Template an einer in der Agenturbranche üblichen Ausgabe ohne Angabe von Menge/Einzelpreis mit eigenen Spalten. Sollten diese Angaben für eine Position einmal gewünscht bzw. notwendig sein, lassen sich diese natürlich einfach im Freitext ergänzen.

Da die Angaben von Menge, Einheit und Einzelpreis grundsätzlich bei den Positionen vorhanden sind, können wir diese im Rahmen eines individuell angepassten PDF-Templates auch problemlos einbinden. Die zusätzlichen Spalten erscheinen dann in jedem Angebot und in jeder Rechnung.

Fragen Sie uns einfach, welche Kosten für eine Einbindung in Ihrem Fall entstehen würden. Falls wir sowieso Ihren Briefbogen als individuelles PDF-Template integrieren sollten, können wir in diesem Schritt auch die Einbindung der beiden Spalten vornehmen.

Sind Projektzeiten direkt in eine Rechnung übernehmbar?

Ja, ProSonata unterstützt Sie beim Rechnungsschreiben mit allen wichtigen Details: Die Projektzeiten werden im »Projektinfos« Pop-up-Fenster einzeln und z.B. nach Kategorien summiert angezeigt, wobei auch der zu erstellende Rechnungsbetrag (auf Basis der hinterlegten Stundensätze) berechnet wird.

So kann man schnell und einfach die einzelnen Positionen entweder aus Zeiteinträgen (samt auf Stundensatzbasis berechneten Beträgen) übernehmen oder Textvorlagen einladen (bzw. Text frei verfassen) und mit den entsprechenden Beträgen versehen.

Selbstverständlich lässt sich ein vorhandenes Angebot vorher auch als Rechnung kopieren und beliebig weiter bearbeiten.

Sind Fremdkosten direkt in ein Angebot/eine Rechnung übernehmbar?

Ja, erfasste Fremdkosten lassen sich direkt über einen Button im »Projektinfos« Pop-up-Fenster als neue Position übernehmen.

Zugleich wird damit eine Verknüpfung angelegt: Sollte sich der Fremdkostenbetrag noch einmal ändern (z.B. geänderte Produktionskosten einer Druckerei), wird der neue Betrag auch in ein verknüpftes Angebot (oder verknüpfte Rechnung) übernommen.

Können Angebote und Rechnungen direkt per E-Mail versendet werden?

Ja, PDFs können direkt aus ProSonata heraus per E-Mail versendet werden. Aktivieren Sie dazu in System > Grundeinstellungen > Reiter »E-Mail« die Option und tragen Sie die Daten für ein Postfach Ihres SMTP-Servers ein. Danach steht bei der Bearbeitung von Angeboten, Rechnungen und Mahnungen zusätzlich ein Button »Mail« zur Verfügung. Im Menüpunkt System > E-Mail Texte sind die Standardtexte für die E-Mails frei bearbeitbar.

Der Zeilenumbruch der Vorschau weicht gelegentlich leicht von der finalen PDF-Ausgabe ab. Was kann man tun?

Wir sind bemüht, die Darstellung in der Vorschau und die PDF-Ausgabe möglichst identisch anzupassen. Die PDF-Erzeugung erfolgt über eine eigene Engine in ProSonata, deren Ausgabe immer gleich ist – egal welchen Webbrowser Sie nutzen. Die Darstellung der Vorschau dagegen kann, abhängig von Ihrem verwendeten Betriebssystem und Webbrowser, leicht variieren.

Daher ist es in den –> System –> Grundeinstellungen (Reiter »Druck & Export«) möglich, die Seitenbreite der Vorschau bei Bedarf anzupassen. Der von uns vorgegebene Wert von 170 mm Inhaltsbreite kann bei Bedarf von Ihnen geändert werden.

Wie erstellt man eine Storno bzw. Rechnungskorrektur (Gutschrift)?

Falls eine erstellte Rechnung korrigiert werden muss, gibt es verschiedene Möglichkeiten.

Eine noch nicht verbuchte/versandte Rechnung kann stets von Ihnen geändert und neu ausgegeben werden.

Ist die Buchung bereits erfolgt, können Sie in ProSonata über den entsprechenden Button in der Rechnungsübersicht die betreffende Rechnung stornieren. Es wird dadurch eine Stornorechnung (mit neuer Rechnungsnummer) erzeugt, die sofort exportierbar ist.

Alternativ kann mit einem weiteren Button eine Rechnungskorrektur (»kaufmännische Gutschrift«) zu einer Rechnung angelegt werden, welche ebenfalls eine neue Rechnungsnummer erhält. Die Positionen der Korrektur sind frei änderbar.