Einrichtung von Mailversand und Dateiablage in der ProSonata Agentursoftware

Nach der ersten Grundkonfiguration der Agentursoftware können Sie weitere Funktionen einrichten: Den Mailversand und die Dateiablage.

E-Mail-Versand aus dem System

Im Bereich > System > Grundeinstellungen finden Sie im Reiter »E-Mail« die Einstellungen für den Mailversand aus dem System. ProSonata nutzt hierfür immer einen E-Mail-Account, über den alle Benutzer der Software die Mails versenden. Es wird also pro Benutzer kein separater E-Mail-Account benötigt.

Der Mailversand ist übrigens kein Ersatz für Ihre E-Mail Software – er dient dem schnellen Versand von Mails mit standardisierten Texten und nicht dem Mailempfang.

  • Aktivieren Sie den E-Mail-Versand. Damit werden alle Optionen und Felder des Bereichs eingeblendet.
  • Im linken Bereich geben Sie die Angaben zum Absender ein. Wir empfehlen, um Relay-Probleme beim Mailversand zu vermeiden, die Angabe des Absenders identisch zum Benutzername des SMTP-Servers zu wählen (siehe Angaben der rechten Seite).
  • Damit beim Versand über eine feste Absenderadresse die Empfänger der Mails trotzdem direkt dem ProSonata Benutzer antworten können (z.B. Antwort auf eine Angebots-E-Mail), sollten die Optionen für das Ergänzen der Absenderadresse als Reply-to-Adresse aktiviert werden. Hierbei wird die pro Benutzer hinterlegte Mailadresse beim Mailversand verwendet.
  • Optional können alle (oder je nach wählbarem Dokumenttyp) versendeten Mails CC oder BCC an je eine weitere Mailadresse gesendet werden. Hierdurch sind die Mails zentral sammelbar und können im Postfach archiviert werden.
  • Im rechten Bereich geben Sie bitte die Ihnen vorliegenden Daten des Postfachs ein. Optional können Sie den SSL-verschlüsselten Versand aktivieren. Bitte passen Sie den Port entsprechend an.
  • Bei dem späteren Mailversand eines Dokuments gibt ProSonata immer Rückmeldung über den erfolgreichen Versand bzw. Fehlermeldungen bei Problemen. Zusätzlich wird im System-Log jeder erfolgreiche Mailversand mit Benutzer, Empfänger und Datum/Uhrzeit vermerkt.

Nach dem Einrichten der Mailservereinstellungen können Sie die E-Mail Texte für Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Mahnungen im Bereich > System > E-Mail Texte festlegen. Diese wurden von uns bereits mit typischen Texten vorbereitet und können von Ihnen frei bearbeitet werden.

Dateiablage in der Agentursoftware

Im Bereich > System > Grundeinstellungen finden Sie im Reiter »Dateien« die Einstellungen für die Dateiverwaltung über das System. In ProSonata können Sie über den FTP-Client Dateien auf einem eigenen Webserver ablegen und zu Projekten, Aufgaben und Fremdkosten hochladen. Gerade Agenturen haben oft noch ungenutzten Webspace auf ihrem Webserver, der hierfür optimal verwendet werden kann.

Mit einem separaten Account der kostenpflichtigen meebox sind Projektdateien verwaltbar. Die Funktionen des FTP-Clients sind umfangreicher als die der meebox, daher finden Sie nachfolgend die Optionen der FTP-Anbindung erläutert.

  • Aktivieren Sie den FTP-Zugang. Damit werden alle Optionen und Felder des jeweiligen Bereichs eingeblendet.
  • Geben Sie bitte die Ihnen vorliegenden Daten des FTP-Zugangs ein. Optional können Sie die Datenübertragung geschützt per FTPS (FTP über SSL) aktivieren (es wird explizites FTPS unterstützt).
  • Standardmäßig können die FTP-Ordner im Projektbereich frei von Ihnen verwaltet werden. D.h. Sie müssen Unterordner erstellen und diese ggf. als Projektordner festlegen. Optional kann ProSonata auch automatisch die Ordnerstruktur verwalten. Bei Aufgaben und Fremdkosten verwaltet die Agentursoftware immer selbst die Ordnerstruktur.
  • Mit weiteren Optionen steuern Sie den standardmäßigen Übertragungsmodus und die Datei- und Ordnerrechte. Durch die Angabe einer Webadresse, die auf den Webspace verweist, sind die Dateien später direkt per Klick auf den Dateiname in einem neuen Browserfenster zu öffnen. Alternativ kann jede Datei über das entsprechende Icon immer direkt heruntergeladen werden.

Kontaktieren Sie uns, falls Sie Fragen zur Einrichtung haben.