Einrichtung und optimale Nutzung der Arbeitszeiterfassung

Neben der eigentlich immer genutzten Projektzeiterfassung bietet die ProSonata Agentursoftware optional eine ergänzende Arbeitszeiterfassung an.

Konfiguration der Benutzer

Basis für die Berechnung von Überstunden, aber auch für die Ressourcenübersicht (Zusatzmodul), ist die Eingabe der Sollstunden der einzelnen Mitarbeiter im Bereich > Benutzer. Dabei werden auch Teilzeitmodelle unterstützt, d.h. es kann für jeden Wochentag von Montag bis Samstag die Sollstundenzahl eingetragen werden.

Das Startdatum der Arbeitzeiterfassung muss gesetzt werden – so kann ein neuer Benutzer auch unterjährig mit der Zeiterfassung starten und hat ein korrektes Überstundenkonto.

Über die Überstundenkorrektur können neue Kunden unserer Agentursoftware auch vorhandene Überstunden der Mitarbeiter übernehmen. Gleichzeitig ist auch ein Auszahlen von Überstunden möglich – der entsprechende Überstundenwert kann mit der Korrektur subtrahiert werden.

Die den Mitarbeitern im aktuellen Jahr zustehenden Urlaubstage können im entsprechenden Feld eingetragen werden und werden in den Analysen angezeigt.

Arbeitszeiterfassung in der Agentursoftware

Bei der täglichen Arbeit gestaltet sich der Eintrag der Arbeitszeiten als schnell und einfach.

  • Im Menüpunkt > Projekte > Zeiterfassung können die Mitarbeiter ergänzend zu den Projektzeiten auch die Arbeitszeiten mit Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende eintragen.
  • Bei einem abgeschlossenen Arbeitstag zeigt ProSonata sofort die Arbeitszeit an und sie kann mit den bisher erfassten Projektzeiten des Tages verglichen werden. Große Diskrepanzen fallen dem Mitarbeiter hier sofort auf.
  • Es gibt verschiedene Typen von Tagen, mit Arbeit, Urlaub, Krankheit, Feiertag und Schule. Jeder Tag wird immer mit den vollen Ist-Arbeitsstunden erfasst, d.h. auch Urlaubs- oder Krankheitstage werden mit der Sollzeit des Tages eingetragen. Auf diese Weise kann die Agentursoftware immer den korrekten Stand der Überstunden berechnen.
  • Es können in einem Schritt mehrere Urlaubs- und Krankheitstage erfasst werden.
  • Die praktische Jahresübersicht im Menüpunkt > Projekte > meine Zeitanalyse gibt jedem Benutzer die Möglichkeit, alle erfassten Tage nachzuvollziehen.
  • Administratoren sehen die Jahresübersicht einzelner Benutzer im Bereich > Analyse > Mitarbeiterzeiten.
  • Administratoren können Arbeitszeiten für andere Benutzer eintragen oder ggf. korrigieren.
  • Administratoren können Feiertage für alle Benutzer übergreifend erfassen.
  • Eingetragene Urlaube werden unter > System > Kalender Abonnement als .ics-Datei (Link) für die Integration in ein Kalender Tool bereitgestellt.
  • Zum Jahreswechsel sollten von einem Administrator die noch vorhandenen Urlaubstage abgeglichen werden. Diese können den zur Verfügung stehenden Urlaubstagen im neuen Jahr pro Benutzer addiert und eingetragen werden.

Wechsel des Arbeitszeitmodells

Das Arbeitszeitmodell eines Mitarbeiters kann sich verändern. Damit das Überstundenkonto mit den neuen (und alten) Daten korrekt weiterläuft, gibt es den Button »Benutzer archivieren und kopieren« bei der Bearbeitung eines Benutzers.

Mit der Aktion wird der gewählte Benutzer archiviert und gleichzeitig eine Kopie mit gleichem Benutzernamen erstellt. Alle dem Benutzer zugeordneten Projekte, Aufgaben, Notizen, Urlaubseinträge und auch das Log-in-Passwort bleiben erhalten und zugewiesen. Bereits genutzter Jahresurlaub wird berücksichtigt und vorhandene Überstunden werden zum neuen Benutzer übernommen (Überstundenkorrektur).

Die Aktion sollte am Tag des Zeitmodellwechsels erfolgen. Sie sollten zuvor noch das Enddatum der Arbeitszeiterfassung bei dem alten Benutzer (Arbeitszeit Soll) eintragen. Der neue Benutzer erhält an dieser Stelle automatisch das aktuelle Startdatum. Die neue Sollzeit kann bei dem neuen Benutzer jetzt eingetragen werden.

Archivierte Benutzer lassen sich weiterhin, wie alle aktuellen aktiven Benutzer, unter > Analyse > Mitarbeiterzeiten einsehen und auswerten.

Kontaktieren Sie uns, falls Sie Fragen zur Arbeitszeiterfassung haben.