7 Tipps für Vergleich und Wahl einer Agentursoftware

Es gibt mittlerweile so einige Softwarelösungen für Agenturen bzw. allgemein projektbasiert arbeitende Unternehmen. Viele mit unterschiedlichem Funktionsumfang, verschiedensten Bedienkonzepten – und das innerhalb einer sehr großen Preisspanne. Ein Vergleich ist hier wichtig, erfordert aber auch etwas Vorbereitung.

Wir möchten an dieser Stelle einige Tipps geben, die wir bis heute sammelten, während wir viele unserer Kunden bei der Auswahl und Einführung unserer Agentursoftware begleiten durften.

Tipp 1: Legen Sie den gewünschten Funktionsumfang fest

Sie haben sich vermutlich schon einige Gedanken gemacht, wie Ihr aktueller Workflow ausschaut, was die neue Agentursoftware bieten muss und wie sie Ihnen in Ihrem Alltag dienen soll. Machen Sie sich daraus eine Checkliste – und priorisieren Sie die verschiedenen Punkte. Denn es wird vielleicht keine Software auf dem Markt geben, die 100 % Ihrer Wünsche zu Ihrer vollsten Zufriedenheit erfüllen kann – auch wenn es Software fast wie Sand am mehr gibt.

Sie haben bereits Ihre Liste? Dann halten Sie (und Ihr Team) am besten einmal inne und …

Tipp 2: Überprüfen Sie, welche der Funktionen wirklich benötigt werden

Ganz konkret sollten Sie sich fragen: Wie umfangreich wollen wir die Projekte planen? Machen z.B. Gantt-Charts wirklich Sinn, wenn x-mal pro Tag Termine und Abhängigkeiten verschoben werden müssten? Wird sich gar eine oder mehrere Personen nur um die Planungen kümmern müssen und können? Sind Buchhaltungsfunktionen notwendig? Oder möchten Sie einfach nur Angebote und Rechnungen schreiben und den Rest macht sowieso der Steuerberater? Ist die Software zukunftssicher mit dem ZUGFeRD-Format?

Das kritische Hinterfragen ist sehr empfehlenswert, ansonsten werden viele der vermeintlich wichtigen Funktionen schon nach einer kurzen ambitionierten Startphase vermutlich nie wieder genutzt …

Wichtig ist, dass die Software alle praxisrelevanten Funktionen für den Arbeitsalltag einfach und »bedienbar« abdeckt.

Tipp 3: Entscheiden Sie sich für eine webbasierte Agentursoftware oder eine lokale Lösung

Die Cloud ist in aller Munde und hat klare Vorteile: Die Software läuft auf praktisch jedem Endgerät, es sind keine Updates oder Wartungen von Server und Software notwendig. Ihr Software-as-a-Service-(SaaS)-Dienstleister kümmert sich um all das und Sie haben den Kopf frei für die Bearbeitung Ihrer Projekte.

Ein Firmensitz in Deutschland, deutscher Support und eine langjährige Präsenz am Markt sind Indizien, um dem Anbieter das notwendige Vertrauen entgegenbringen zu können. Ergänzend sollten Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung personenbezogener Daten nach dem deutschem Datenschutzrecht und der ab 2018 geltenden EU Datenschutzgrundverordnung abgeschlossen werden. Fragen Sie die Anbieter danach.

Lokal installierte Programme bieten vereinzelte Detaillösungen, die über den Webbrowser schon aus Sicherheitsgründen nicht realisierbar sind, wie z.B. das automatische Anlegen von Projektordnern auf einem lokalen Fileserver. Für die Sicherheit, die Daten lokal vorliegen zu haben, ist aber entsprechender Aufwand für die Einrichtung und Prüfung von Backups, das Durchführen von Updates etc. einzuplanen. Auch bei Betriebssystem-Updates muss sichergestellt sein, dass die Software noch dauerhaft funktioniert.

Wir haben uns mit der ProSonata Agentursoftware für die SaaS-Variante entschieden. Unsere Kunden schätzen die einfache Bedienung über den Webbrowser und die konstante Weiterentwicklung. Und wir schließen mit jedem Kunden Verträge nach dem aktuellen Datenschutzrecht ab.

Tipp 4: Legen Sie die gewünschten Anpassungen der Software fest

Auch wenn es eine Branche ist und Workflows ähnlich sind – in manchen Bereichen haben Sie vielleicht doch spezielle Wünsche an die Agentursoftware. Wichtig ist aber zu wissen, dass man mit einer angepassten Softwareversion nicht auf ein Abstellgleis hinsichtlich der Updatemöglichkeit gelangt!

Die ProSonata Agentursoftware entwickeln wir grundsätzlich zentral weiter, d.h. alle Kunden nutzen die identische Softwareversion. Trotzdem haben wir die Möglichkeit, z.B. die Programmoberfläche mit Farben und Fonts über Themes anzupassen und auch die Ausgabe der Dokumenten-PDFs (Angebote, Rechnungen etc.) an Ihrem Corporate Design auszurichten. Kommen Sie bei Fragen hierzu gerne auf uns zu. Für Ideen zur Weiterentwicklung der Software sind wir immer offen.

Tipp 5: Schätzen Sie Ihren Nutzertyp und Ihre Mitarbeiter ein

Wir erleben beides: Anwender, die mit Webanwendungen versiert sind und sich super schnell selbst in eine neue Software einarbeiten. Und eben Anwender, die vielleicht viele Jahre lang auf einem festen Weg mit vorhandener Software Ihre Projekte bestritten haben und nun mit einer Schulung einen Einstieg erlangen möchten. Beide Typen erwarten bei kleinen Rückfragen einen schnellen und kompetenten Support. Wichtig ist, dass alle Mitarbeiter bei der Einführung der neuen Agentursoftware mitgenommen werden – nur wenn eine Software verstanden wird und Spaß macht, wird diese gerne im Alltag eingesetzt!

Ein Grundstein der Agentursoftware ProSonata war schon immer eine möglichst einfache und konsistente Bedienung – was uns nach Rückmeldung vieler Kunden gelungen ist. Wir bedienen gerne beide der oben genannten Nutzertypen: Falls Sie sich selbst einarbeiten möchten, halten wir uns zurück und stehen bei einzelnen Fragen gerne zur Verfügung. Oder wir schulen Sie in der Agentursoftware, damit Sie sie schnellstmöglich und maximal gewinnbringend im Alltag einsetzen können.

Tipp 6: Definieren Sie Ihre preisliche Obergrenze

Wie oben geschrieben: Es gibt viele Lösungen am Markt – und das mit großer Preisspanne. Ob Kauf oder Mietlösung, rechnen Sie die Kosten für die Software auf eine Nutzungsdauer von mindestens drei oder fünf Jahren hoch und vergleichen Sie die Preise für das Gebotene. Vielleicht kommen Sie noch einmal zum Punkt 2 zurück und fragen sich, welcher Funktionsumfang Ihnen welchen Preis wert ist.

Tipp 7: Testen Sie die Agentursoftware ausführlich vor Ihrer Entscheidung

Eine Einführung durch einen Verkäufer mag einen ersten Einblick bringen. Entscheidend ist aber später im Alltag, wie sich die Agentursoftware wirklich anfühlt, wie schnell sie läuft und auf Nutzerklicks reagiert. Bei 30-Tage-Testaccounts ist Vorsicht mit echten Kundendaten geboten – häufig ist noch kein Vertrag zustande gekommen und ebenso häufig gibt es keine klaren Aussagen zum Umgang mit den eingegebenen personenbezogenen Daten!

Die ProSonata Agentursoftware steht Ihnen als Demoversion frei zugänglich zur Verfügung. Hier sind bereits generische Daten für einen Test enthalten; Sie können eigene Dummy-Daten eingeben und Projektabläufe und die Erstellung von Angeboten und Rechnungen beispielhaft und unverbindlich durchspielen.

Bei Berücksichtigung der genannten Tipps sollten Sie in überschaubarer Zeit zu Ihrer passenden Lösung finden.

Sie haben Fragen zu unserer Agentursoftware ProSonata? Dann kommen Sie gerne auf uns zu!