ProSonata Tour
Ein Überblick über die ProSonata-Funktionen:
Projektverwaltung
In der Projektverwaltung werden die Projekte organisiert. Sie bietet eine kompakte Übersicht der Projektbezeichnungen, der Projektstatus und der zugehörigen Kunden. Die Status-Ampel hilft einfach und effizient beim Projekt Controlling: Grün = Projektzeit ist im vorgesehenen Rahmen, gelb = die Projektzeit ist zu über 80 % aufgebraucht und rot = die vorgesehene Projektzeit ist überschritten.
Effiziente Filterfunktionen erlauben es Ihnen, schnell einen Überblick z.B. über Projekte mit überschrittenem Zeitbudget zu erhalten oder Projekte zu finden, bei denen seit 2 Monaten keine Projektzeit eingetragen wurde.
Die Mitarbeiter der Benutzergruppe »Teamleiter« (oder höher) können alle Projekte sehen und den »Zeiterfassern« Projekte zuordnen. Die Jobs erscheinen dann bei den Betreffenden im Menüpunkt »meine Projekte«.
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Zeiterfassung
Zeitkontrolle kann ein Killer für kreative Arbeit sein. Trotzdem müssen Arbeitszeiten, die für ein Projekt anfallen, unkompliziert gespeichert werden können. ProSonata trifft mit dem praktischen »Projekt Timer« den Arbeitsalltag: Jeder Mitarbeiter kann beliebig viele Timer öffnen, ein zugeordnetes Projekt auswählen, die Uhr starten und stoppen, wenn er das Projekt bearbeitet, und schließlich die benötigte Zeit selbst auswählen und unter vorgegebenen Kategorien speichern.
Ein Telefonat zwischendurch bei laufendem Timer ist kein Problem; der Mitarbeiter kann dies beim Eintragen der Zeit einfach berücksichtigen. Es entsteht also kein Stressfaktor!
Der Menüpunkt »meine Projektzeiten« bietet stets einen Überblick über die an einem Tag (oder einem beliebigen Zeitraum) erfassten Zeiten.
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Faktura (Angebote und Rechnungen)
ProSonata ist ein ausgewachsenes Faktura-Tool für Ihre Angebote und Rechnungen. Das Endergebnis ist dabei ein Ausdruck oder eine PDF, wobei für letzteres auf Wunsch auch eine Vorlage in Ihrem Corporate Design von uns im System hinterlegt werden kann (aufpreispflichtig). Im kostenlosen Standard-Design können Sie Ihr Logo selbst einladen und platzieren.
Häufig genutzte Angebots- oder Rechnungspositionen müssen Sie nicht wiederholt eingeben: Mit den »Leistungsvorlagen« können Sie Positionen (in Kategorien) erfassen und bei Bedarf in die Dokumente einfügen. Selbstverständlich lassen sich Angebote und Rechnungen kopieren oder bereits erstellte Angebote in Rechnungen überführen.
Bei Zahlungseingang sind Rechnungen als »bezahlt« markierbar. Nicht bezahlte Rechnungen erscheinen nach Ablauf des Zahlungsziels automatisch im Mahnwesen.
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Faktura (Abo-Rechnungen und Mahnungen)
Für immer wiederkehrende Rechnungen können Sie mit den »Abo-Rechnungen« einen Reminder nutzen. Im Turnus von einem Monat, Quartal, Halbjahr oder Jahr werden Sie dann an fällige Rechnungen erinnert. Mit einem Klick wird ein neues Projekt angelegt und die alte Rechnung kopiert. Änderungen an der neu generierten Rechnung sind selbstverständlich jederzeit möglich.
Auch im Mahnwesen unterstützt Sie ProSonata – auf fällige Mahnungen aufgrund überschrittener Zahlungsfristen weist Sie die Software automatisch hin. Die Erstellung einer Mahnung geschieht dann mit einem Klick und sie kann - wie Angebote und Rechnungen - einfach als PDF exportiert werden.
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Fremdkosten und Projektauswertung
ProSonata bietet die Möglichkeit, zu einem Projekt anfallende Fremdkosten einfach und schnell zu erfassen. Hierbei können sowohl Angebote wie auch Rechnungen von Lieferanten berücksichtigt werden.
Rechnungen, die für die Künstlersozialkasse (KSK) relevant sind, lassen sich markieren und später einfach filtern. Im Bereich Analyse ist eine Übersicht der insgesamt in einem Jahr bezahlten »KSK Rechnungen« vorhanden.
Die vorhandenen Rechnungsdaten werden genutzt, um pro Projekt eine kompakte Auswertung der Erlöse/Fremdkosten mit Rohertrag und Deckungsbeitrag zu erhalten.
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Kontaktverwaltung
Die Kontaktverwaltung hilft Ihnen bei der zentralen Erfassung und Organisation Ihrer Firmenkontakte. Eine beliebige Anzahl von Firmen, Adressen und Ansprechpartnern bietet dabei unbegrenzte Flexibilität.
Sie können Kontaktdaten im CSV- und vCard-3.0-Format (UTF-8, z.B. aus Google® Kontakte oder Apple® Mail) importieren. Auch der Export einer Kontaktliste ist jederzeit möglich: ProSonata unterstützt das CSV-, vCard-3.0- (Google® Kontakte, Apple® Mail) und LDIF-Format (z.B. Mozilla® Thunderbird).
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Notizen/To-do
Um die Anzahl von Zetteln auf Ihrem Schreibtisch zu reduzieren, können in ProSonata Notizen organisiert werden. Dabei lassen sich die Priorität, ein Datum sowie ein ausführlicher Text pro Notiz erfassen.
So gehen im Alltag keine Infos verloren - Notizen erscheinen automatisch am gewählten Datum nach dem Einloggen auf Ihrer Startseite in ProSonata. Selbstverständlich gibt es auch hier verschiedene Filter- und Sortiermöglichkeiten.
Analyse
Die in der ProSonata-Datenbank erfassten Rechnungs- und Projektzeitdaten werden im Bereich »Analyse« als Reports ausgewertet.
In der Jahresübersicht erhalten Sie eine grafische Darstellung der Umsatzentwicklung und Projektzeiten.
Ebenso sind ausführliche Reports für einen frei wählbaren Zeitraum generierbar. In den entsprechenden Menüpunkten finden Sie z.B Umsatzzahlen und offene Rechnungen pro Kunde oder die Projektzeiten der Mitarbeiter übersichtlich in Listenform dargestellt.
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Benutzer und Benutzergruppen
Die Benutzeranzahl von ProSonata ist theoretisch unbegrenzt. Sie entscheiden sich bei der Bestellung für Ihr benötigtes ProSonata-Paket, wobei Upgrades sofort und Downgrades zum nächsten Abrechnungszeitraum möglich sind. Der Funktionsumfang ist in allen erhältlichen Programmpaketen identisch.
Ihr erster (von uns voreingerichteter) Benutzer besitzt Adminrechte. Mit diesem Nutzer können Sie für Ihre Mitarbeiter alle weiteren Zugänge anlegen. Dabei gibt es 5 Benutzergruppen: vom Zeiterfasser, der nur Projektzeiten eintragen kann, bis zu weiteren Admins, die die vollen Rechte besitzen.
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